I 6 pilastri per lavorare in team (da remoto)

Con questo post voglio condividere quelli che secondo me sono i 6 pilastri per impostare un team che lavora da remoto. Lo faccio prendendo spunto dai vari progetti che sto seguendo in questo momento con persone diverse.

Ogni progetto ha obiettivi e ambiti diversi ma c’è un elemento comune: ogni team ha bisogno di un minimo di regia e di organizzazione. Per lavorare bene insieme, e a maggior ragione a distanza, ci si deve confrontare per forza su alcuni aspetti fondamentali. Altrimenti il lavoro sarà composto solo da attività spot e messaggi caotici su Whatsapp. Il rischio è di perdere tempo, energia, abbassare la qualità del lavoro svolto e aumentare lo stress e lo smarrimento dei partecipanti.

Pilastri e struttura flessibile non sono in contraddizione

Quando si lavora insieme a distanza c’è bisogno di sapersi muovere in autonomia all’interno del progetto ma allo stesso tempo sentirsi coinvolti per superare un senso di isolamento. C’è bisogno quindi di creare una struttura che sostenga l’autonomia dei membri del team ma che faciliti anche l’interazione e lo scambio.

Quando parlo di “struttura” intendo aver chiarito alcuni punti fondamentali e aver impostato un sistema di confronto e feedback che permetta a questa struttura di adeguarsi ai cambiamenti e seguire lo sviluppo del progetto in modo flessibile.

Pilastro 1: la comunicazione rapida

Questo pilastro riguarda gli strumenti che usate per comunicare. Più strumenti usate, più sale il rischio di dispersione delle informazioni. Quasi tutti gli strumenti sono asincroni e quindi si deve stabilire come si comunica un’emergenza o comunque come si comunica un’informazione che ha bisogno di una risposta urgente o immediata.

Nota una tendenza a lavorare molto con Whatsapp ma è importante chiarire che gli strumenti di messaggistica servono solo per le informazioni che non devono essere archiviate o gestite, altrimenti è quasi matematico che qualcuno se le perda per strada. Whatsapp non può essere lo strumento che gestisce tutti i tipi di informazione.

Le linee guida per decidere quale strumento usare per il tipo di informazione dovrebbero essere:

  • come aumento la probabilità che questa informazione venga “registrata” da tutti?
  • come faccio a ritrovare questa informazione (e come lo faranno gli altri?). Per esempio, se mando un vocale con dati, scadenze, cose da fare, magari io ci metto meno (hai notato che tutti i messaggi vocali iniziano con la frase “ti mando un vocale perché così faccio prima”?) ma complico la vita agli altri. Siccome il tempo speso per un progetto è la somma del tempo speso da ogni componente, anche se io faccio prima a inviare un vocale, ma poi 5 persone ci mettono più tempo a recepire, memorizzare, archiviare, pianificare e ritrovare quell’informazione, ecco che il tempo speso dal team da remoto rasenta lo spreco.

Pilastro 2: il flusso del lavoro (chi fa cosa)

Per evitare che tutto il progetto si gestisca su Whatsapp, o via email, è fondamentale decidere lo strumento per raccogliere e monitorare le attività da fare. Questo strumento serve per:

  • avere la panoramica del progetto
  • sapere quali sono le attività da svolgere e quali sono le scadenze da rispettare
  • sapere chi fa cosa entro quando

In quasi tutti i progetti che seguo lo strumento che usiamo è Trello. Ti consiglio di investire del tempo per condividere la logica dello strumento scelto, altrimenti questo pilastro diventa un boomerang che complica la vita a tutti invece che semplificarla.

Pilastro 3: la comunicazione periodica (check periodici)

Tra mail, Whatsapp, Trello di fatto siamo sempre in contatto e le informazioni girano in tempo reale. Ma prevedere delle riunioni online e fare dei check periodici “a voce” tiene alta l’energia ed evita di trascinare i fraintendimenti che i messaggi scritti a volte comportano.

Può essere un appuntamento fisso del team oppure deciso di volta in volta a seconda delle necessità. Fondamentale usare uno strumento come Doodle per decidere il giorno/ora della riunione.

Se usate Zoom è comodo creare un evento “ricorrente” come fosse la vostra sala riunioni così da non dover rimandare il link tutte le volte.

Pilastro 4: l’archiviazione

Se nel progetto è prevista la creazione di file e documenti si deve decidere dove si archiviano, come si nominano e come si gestiscono i file. Le email e Trello sono strumenti per condividere informazioni ma non sono l’archivio dei file. Cioè i file stanno fermi nell’archivio e quello che si invia o si condivide è solo un link.

Le piattaforme che uso nei progetti che seguo sono Dropbox o Drive. Drive è fondamentale nel caso si debba lavorare sullo stesso file, allo stesso momento, in più persone. Se questa non è una caratteristica del tuo team, allora anche Dropbox va benissimo. Il punto è sempre semplificarsi la vita e considerare quindi il rischio di avere versioni del file non sincronizzate perché poi si perde un sacco di tempo a trovare il bandolo della matassa.

Pilastro 5: il calendario condiviso

Il calendario condiviso aiuta ad avere una panoramica degli impegni di gruppo e può servire come calendario editoriale o come gestione degli appuntamenti. In questo caso dipende proprio dal tipo di progetto ma prendi in considerazione questa opzione se nel vostro team da remoto avete tante attività e appuntamenti condivisi.

Pilastro 6: il brainstorming

È molto difficile, soprattutto per chi è abituato alla vita d’ufficio e a “raccogliere le idee nei corridoi”, far girare energia e idee da remoto. E se sei tra i fortunati che possono scegliere quando e se lavorare in presenza o da remoto allora puoi pianificare questa attività quando sei in presenza in ufficio. Per chi invece lavora da sempre da remoto ha bisogno di uno “spazio” dedicato al confronto e al brainstorming. In attesa di strumenti di realtà aumentata (aiuto…) prevedi uno spazio per raccogliere le idee e pianifica degli incontri online per parlarne. Ci sono strumenti più o meno complessi (Mural, Miro) ma si può anche più semplicemente dedicare uno spazio ad hoc nella bacheca di Trello o creare un file su Drive (un foglio di testo o una Jamboard) dove tutti possono accedere per annotare un’idea, o una proposta, che può stimolare gli altri ad avere nuove idee.

Conclusioni

10 anni fa avremmo gestito tutto via email. Oggi il rischio è quello di gestire tutto su Whatsapp e disperdere informazioni ed energia. In mezzo c’è la possibilità di strutturare in modo semplice pochi strumenti ad hoc che possono aiutare i team da remoto a gestire la complessità dei progetti e incanalare l’energia verso la realizzazione degli obiettivi. Con chiarezza e serenità. Per farlo serve consapevolezza e condivisione.

Se vuoi analizzare la struttura del tuo team da remoto e verificare se si possono ottimizzare gli strumenti che usate, prenota la tua consulenza di 30’ gratuita.

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