Uno, Due, Trello

Sempre più spesso vengo contattata per dei corsi su Trello. La cosa mi fa felice perché è uno strumento che uso quotidianamente e a me ha semplificato tantissimo la vita, non solo quella lavorativa. Ci sono 3 livelli di utilizzo di Trello ed è importante individuare questi livelli perché il disegno della bacheca e il suo utilizzo cambiano radicalmente.

A quali esigenze risponde Trello

È fondamentale capire a quale livello si può utilizzare Trello. Ho individuato 3 macrocategorie che corrispondono a 3 esigenze diverse:

  1. Raccoglitore di informazioni (organizzate)
  2. Bacheca Kanban (cose da fare, in corso, fatte)
  3. Gestione di un progetto specifico (calendario editoriale, videocorso, un corso di formazione, un congresso)

Uno: Raccoglitore di informazioni

Questa bacheca serve per raccogliere e archiviare quella montagna di informazioni che ogni giorno ti sommerge. Sono le annotazioni sui post-it, una frase scritta velocemente in agenda, una mail che ti mandi per ricordarti di leggere un link. Sono i post salvati su Facebook o su Linkedin, i siti salvati nei preferiti, sono informazioni sparse che mai più ritroverai.

Costruire una bacheca di questo tipo vuol dire sapere sempre dove riporre l’informazione e quindi anche dove andarla a recuperare.

Il ragionamento da fare qui è sulle categorie delle informazioni che vuoi archiviare. Trovi un esempio di questo tipo di bacheca “statica” (che puoi scaricare) in fondo a questo post.

Chiamo questa bacheca “statica” per distinguerla dalle tipologie seguenti.

Due: Bacheca Kanban

Trello ora si è evoluto e risponde veramente a tantissime esigenze, ma la sua origine è proprio questa: la lavagna del metodo Kanban. È a questo livello che Trello si rivela in tutta la sua potenza e semplicità allo stesso tempo. Le colonne sono le classiche colonne delle cose da fare, le attività in corso e le cose fatte. Su questa struttura si possono inserire altre colonne come le attività in sospeso, le attività delegate, le attività bloccate. Nella prima colonna si inseriscono tutte le schede delle attività da fare e man mano che si inizia un’attività, si sposta la scheda nella colonna a destra. In questo modo si visualizza il workflow, si vede quali sono le attività bloccate e, nelle bacheche condivise, si vede a colpo d’occhio quale risorsa è più scarica e quale è più oberata in modo da assegnare le successive attività in modo più equilibrato.

Ed è proprio questa la caratteristica di Trello: le schede si possono trascinare e spostare in modo molto intuitivo e viene voglia di fare le cose solo per il gusto di far muovere queste schede verso la colonna delle cose fatte.

Questa bacheca è utile sia per le proprie cose da fare, sia per le attività di un team di lavoro.

Tre…llo: Gestione di un progetto specifico

Il terzo livello corrisponde alla gestione di un unico progetto. Vale sia per i progetti personali (viaggi, matrimonio, libro), sia per i progetti di lavoro condivisi con un team (piano editoriale, lancio di un prodotto, preparazione di un evento).

Gestire un progetto con Trello aiuta ad avere tutto sotto controllo in un unico posto. Inoltre annulla l’invio delle mail su quel progetto perché tutte le informazioni necessarie sono nella bacheca.

In questo caso la struttura della bacheca cambia da progetto a progetto ed è fondamentale dedicare parte del lavoro a immaginare, disegnare e costruire la bacheca rispetto al tipo di progetto e alle dinamiche del gruppo. A questo livello si intrecciano due aspetti legati tra loro e che si alimentano a vicenda:

  • Avere ben chiari i ruoli, i processi, gli obiettivi permette di cucire lo strumento sulle effettive esigenze
  • Conoscere bene lo strumento permette di farsi venire delle idee per gestire meglio il progetto semplificando alcuni passaggi

I corsi su Trello

A questo punto è importante distinguere due tipologie di corso su Trello:

  • Un corso base sui “clic”
  • Un approfondimento sui processi aziendali per disegnare una bacheca sulle esigenze del team di lavoro

Il corso base

Il primo è un corso sulle funzionalità base. Si vedono tutte le potenzialità dello strumento e si impara “a fare le cose”. Questo corso risponde alle domande: come faccio a fare…?

A volte basta conoscere la potenzialità di uno strumento per sfruttarlo al meglio e magari semplificare qualche procedura aziendale per adattarsi a uno strumento che aveva previsto lo stesso processo ma in modo più lineare.

Il corso avanzato

C’è poi un secondo livello di corso che riguarda di più i “perché” si fanno certe operazioni. Questa tipologia è fondamentale nel caso si voglia impostare una bacheca del terzo tipo (quella dei progetti). È proprio per questo livello di utilizzo che è particolarmente indicato un corso di approfondimento perché, per questo tipo di bacheca, non si tratta solo di vedere la parte tecnica dello strumento ma diventa strategico analizzare l’organizzazione delle attività, la gestione del flusso di lavoro e le dinamiche del gruppo.

La formazione diventa una consulenza che unisce l’aspetto tecnico dello strumento all’aspetto strutturale del team di lavoro. Questo incontro diventa quindi un momento prezioso di confronto per fermarsi e analizzare il proprio workflow. Prendendo l’occasione di disegnare una bacheca che risponda alle proprie esigenze, il team fa chiarezza sul processo, ottimizza le proprie risorse e semplifica alcuni passaggi. E quando è il team che sceglie lo strumento e lo costruisce insieme, si crea più coinvolgimento e partecipazione ed è più facile che il progetto vada a buon fine. Anche perché il gruppo avrà acquisito la capacità di analisi e critica e saprà apportare gli aggiustamenti in corso d’opera.

Se vuoi farti un’idea delle funzionalità base abbiamo preparato questa guida che puoi consultare o importare tra le tue bacheche.

 

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