Stop stress da reperibilità 24/7

“Hai visto la mia mail?”

“No, quando mi hai scritto?”

“Ti ho scritto un minuto fa, volevo solo sapere se ti era arrivata e se l’avevi vista”

“Hai letto la mia mail?”

“Ho visto che è arrivata ma non ho ancora avuto tempo di leggerla, è urgente?”

“No no, volevo solo sapere”

Quante volte ti è successo? Quante volte devi interrompere quello che stai facendo per rispondere a telefonate inutili? Magari avevi “fatto i compiti” e stavi provando a lavorare con il client di posta chiuso, proprio per proteggere la tua concentrazione e non interrompere costantemente il tuo lavoro dalla distrazione di notifiche, popup, dlin delle mail in arrivo. Oppure avevi pure visto il popup della mail e così hai dovuto interrompere 2 volte il tuo lavoro. Con questo post voglio darti un suggerimento per ridurre lo stress da reperibilità 24/7 e allo stesso tempo apparire o mostrare tutta la tua professionalità.

Una grande abitudine mondiale

Il fatto è che funziona così, in tutto il mondo, da anni. Come se si fosse creata una grande abitudine mondiale: mando una mail, chiamo per sapere se è arrivata, se non ho risposta scrivo nella chat aziendale, in ultimo provo anche su Whatsapp. Funziona tra colleghi, con i clienti, con i dipendenti e con i capi.

Non è che i mittenti che ti scrivono sono più apprensivi di altre persone (magari anche tu fai lo stesso quando mandi una mail) ma è che siamo tutti vittime di un’ansia da “reperibilità” che ci mette fretta. Tanto che si inizia a parlare di diritto alla disconnessione per preservare un po’ di lucidità mentale!

Caratteristiche delle email

Le email sono uno strumento meraviglioso perché ci permettono di comunicare in 0 secondi, con qualcuno dall’altra parte del mondo, a qualsiasi ora e in modo gratuito. Queste caratteristiche, che sono la forza dello strumento, sono le stesse che ne mostrano un lato oscuro: 

• la rapidità di invio e ricezione spinge a rispondere in modo rapido (e quindi frettoloso, senza attenzione, dimenticando sempre un pezzo, tipo l’allegato)
• comunicare a qualsiasi ora è una gran comodità, ma è come essere aperti 24/7 così si leggono le mail dal letto come prima cosa al mattino e come l’ultima prima di dormire, si ricevono (e si leggono) di domenica e alla fine non si stacca mai
• siccome sono gratis se ne abusa 

Proteggiamo la nostra concentrazione 

Abbiamo scritto post e lo diciamo sempre durante i nostri corsi di lavorare con la mail chiusa come uno dei segreti di produttività: il tuo lavoro non è rispondere alle mail, ma fare il lavoro, e per farlo devi proteggere la tua concentrazione. Peccato però che tutto il mondo intorno a te si muova in una specie di frenesia costante: serve tutto subito, anzi prima!

Che ansia!

E questa ansia aumenta durante i periodi di vacanza perché, anche se ti ritagli dei momenti di stacco totale, una parte di te freme pensando all’inbox che pian piano si sta riempiendo. Ed ecco allora dare una sbirciatina alle mail di lavoro “così quando rientro so già cosa mi aspetta” quando invece l’unico risultato che si ottiene è di mantenere alto il livello di ansia e di fatto di non staccare mai. E al rientro si è più stressati di prima! 

Non solo “Out of office”

Per placare questa ansia può essere molto utile impostare un messaggio di risposta automatica che informa il tuo mittente che leggerai la mail al tuo rientro. Solo il fatto di sapere che il mittente è informato che non sei reperibile h24 aiuta te a staccare. 

E se questo messaggio lo usassi tutto l’anno? Se potessi avvisare tutti i mittenti che non leggi la mail in tempo reale ma ti prendi 48 ore per dare loro un riscontro? Come ti farebbe sentire impostare una risposta automatica che argina il bombardamento quotidiano? Anche perché, pensi davvero che rispondere subito a una mail sia segnale di professionalità? Soprattutto se la tua risposta è frettolosa, se ha degli errori, se ne manca sempre un pezzo, se si vede che l’hai scritta mentre facevi mille altre cose, non so quanto sia bello il segnale che stai inviando.

Prova a immaginare una risposta automatica che trasmetta un messaggio positivo tipo: “Se leggi questa mail vuol dire che la mail è arrivata (e qui blocchiamo le telefonate del primo esempio). Ti darò riscontro entro 24-48-72 (decidi tu) ore perché (ho troppe mail da gestire e) non voglio rispondere in modo frettoloso ma voglio dedicare alla tua mail tutto il tempo e l’attenzione che merita.  

Prova a pensare di ricevere una mail così, che effetto ti farebbe? 

Certo si dovrebbero poi gestire i casi particolari e varrebbe la pena inserire una postilla sulle emergenze, cioè: in caso di vera emergenza cosa fare? Scrivere a un collaboratore? Chiamare? Ma qui si apre tutto il capitolo su “cosa è veramente un’emergenza”. Puoi farti un’idea approfondendo i temi di urgenza e di imprevisto.