I 6 ingredienti per lavorare bene in team

Se “lavorare in team” fosse una ricetta, dovremmo assicurarci di conoscere e avere gli ingredienti fondamentali per far riuscire il piatto.

Dalla nostra esperienza in azienda abbiamo riconosciuto 6 ingredienti base che permettono a un team di lavorare bene insieme.

Si tratta di avere obiettivi definiti e condivisi, avere un flusso di lavoro ben oliato, rendere la comunicazione efficace, ridurre lo stress, avere una buona gestione del tempo e organizzare adeguatamente lo spazio di lavoro.

In questo articolo li descriviamo uno per uno.

1) Obiettivi definiti e condivisi

Avere obiettivi ben definiti sta alla base del raggiungimento di qualsiasi risultato aziendale.

Ci siamo accorte che il management delle realtà con cui lavoriamo, ha spesso obiettivi vaghi e non ben formulati. Inoltre capita che gli obiettivi siano solo nella mente di chi li ha ideati e non siano condivisi con il resto del team.

Le persone si trovano quindi a lavorare ogni giorno non sapendo in quale direzione stanno andando e questo, oltre a rallentare il raggiungimento dei risultati attesi, provoca anche un senso di smarrimento nelle persone che presto perdono la motivazione.

Avere obiettivi chiari sta alla base dello smart working, perché quando si è a distanza, tutti devono sapere dove stanno andando e cosa devono fare per arrivarci, sapendo arrivarci in autonomia. 

Ma perché “relegare” il concetto di autonomia solo al lavoro a distanza? Non sarebbe ideale anche quando si è tutti in ufficio? Lavorare per obiettivi vuol dire finalmente passare dalla cultura del “cartellino e controllo” alla cultura dei risultati.

2) Flusso di lavoro ben oliato e ruoli chiari

Durante i nostri percorsi ci accorgiamo che le persone non sanno quello che fanno i colleghi e non conoscono il funzionamento delle altre aree.
Questo brancolare nel buio acuisce la tendenza a percepire le aree come compartimenti stagni e, invece di favorire la collaborazione tra i reparti, si tende a mettersi i bastoni fra le ruote a vicenda. Si portano avanti solo le istanze del proprio reparto, dimenticando che l’azienda è un tutt’uno e che tutti dovrebbero remare nella stessa direzione. 

Molti lamentano continui intoppi nelle procedure e una mancanza di chiarezza nei ruoli e nelle competenze. Capita infatti che ci siano sovrapposizioni e vuoti: attività che sono portate avanti da più persone all’insaputa delle altre e attività che si perdono, perché nessuno riteneva di doverle prendere in carico. 

Chiarire ruoli e competenze contribuisce a rendere le persone più autonome e sicure e a rivedere le procedure in modo che l’ingranaggio sia sempre ben oliato e funzionante.

3) La comunicazione efficace

Un altro aspetto cruciale che rende un team efficace è una buona comunicazione, scritta e di persona.

Tutti hanno ricevuto, almeno una volta nella vita, una mail caotica, scritta di fretta, dove si vede la mancanza di cura e di un messaggio chiaro. Spesso anche la mancanza dell’allegato… 

Se l’invio di queste mail è all’ordine del giorno in un team, si verificano certamente problemi di comunicazione, dove le informazioni arrivano frammentate, le richieste sono spesso incomplete e si vive un senso perenne di emergenza, perché “in ogni momento potrebbe arrivare la risposta che sto aspettando”. 

Se tutti danno sempre tutto per scontato e nessuno facilita il lavoro agli altri, la comunicazione influisce negativamente sul flusso di lavoro che subisce intoppi e rallentamenti. 

Per quanto riguarda le riunioni, dal vivo o online, in alcune aziende è la mancanza di un metodo a creare problemi. Se le riunioni sono improvvisate, l’ordine del giorno non è chiaro e gli incontri si protraggono in chiacchiere infinite senza arrivare mai al dunque, partecipare alle riunioni è frustrante. 

In altre aziende, invece, le riunioni non si fanno proprio: non ci sono momenti di confronto, di scambio in cui si prendono le decisioni e si condividono i prossimi passi.

Fare le riunioni e farle con un metodo, migliora la comunicazione interna e permette alle persone di uscire dagli incontri con le idee chiare su cosa fare.

4) Ridurre lo stress

La comunicazione disordinata, la confusione nelle attività, riunioni inesistenti o inconcludenti e la mancanza di una direzione sono tutte cause di stress.

La sensazione di lavorare per emergenza, di non riuscire mai a rispettare i piani delle attività perché arrivano imprevisti a tutte le ore mettono di cattivo umore e alla lunga incidono sulla salute e sulla qualità del lavoro.

Si lavora e si vive male la giornata, spesso portando a casa le preoccupazioni lavorative senza avere il tempo di ricaricarsi. Per poi tornare al lavoro con una buona dose di stanchezza e stress già di prima mattina. 

Monitorare il livello di stress è importante per riconoscere quali sono i fattori scatenanti e cercare le soluzioni per mitigarli.

5) Buona gestione del tempo

Quando si parla di gestione del tempo, si pensa a tecniche miracolose che permettano di controllare e moltiplicare le ore nella giornata.

Purtroppo non esistono sistemi di questo tipo e per iniziare ad avere un rapporto più sereno con il tempo, dovremmo iniziare a parlare di self management più che di time management, ovvero la gestione di sé.

Questo vuole dire che invece di focalizzare sul tempo, dovremmo prestare attenzione a come gestiamo le nostre attività, le nostre energie e la nostra attenzione. Per evitare di arrivare a sera con la sensazione di aver corso tutto il giorno senza aver concluso niente, con un elenco di cose da fare sempre più lungo e dove le priorità della giornata dalla cima sono finite in fondo alla lista.

Tutto questo non fa che aumentare lo stress e l’ansia di essere indietro e di non riuscire a recuperare il tempo perso. 

6) Organizzare lo spazio di lavoro

Organizzare la propria postazione di lavoro o l’ufficio è uno degli elementi chiave per lavorare meglio, ma è spesso sottovalutato.

Lo spazio in cui lavoriamo contribuisce in maniera significativa ai nostri livelli di produttività ed efficienza. Uno spazio caotico e disorganizzato fa perdere tempo, aumenta lo stress di non trovare le cose e crea conflitti con gli altri (colleghi, familiari e coworker, a seconda che si lavori dentro o fuori l’ufficio).

Oltretutto, l’ambiente in cui viviamo e lavoriamo influenza le abitudini.

Ad esempio: avere un luogo accogliente e ben attrezzato per fare le riunioni, favorisce l’incontro e lo scambio.

O ancora: un ufficio pulito e ordinato generalmente invoglia le persone a mantenerlo tale. Viceversa un impianto produttivo sporco e inefficiente “autorizza” le persone a non curarsene e a trascurarlo ulteriormente.

Conclusioni

Questi sono i 6 ingredienti base a cui possono aggiungersi altre variazioni sul tema per rodare sempre di più il gruppo. Riteniamo che riuscire a padroneggiare questi 6 elementi sia già un grande traguardo.