Come migliorare il flusso di lavoro in azienda?

Avevi mai pensato che l’organizzazione dei tuoi dipendenti fosse un tassello importante per migliorare il flusso di lavoro in azienda?

La gestione del flusso di lavoro, infatti, è associata all’ottimizzazione dei processi aziendali, ovvero alle soluzioni necessarie per definire i processi in modo che si riducano i tempi di elaborazione delle attività, e di conseguenza anche i costi sostenuti da un’impresa. Meglio ancora se i flussi di lavoro sono automatizzati!

Quindi, un’azienda che ottimizza i flussi di processo sarà sicuramente un’azienda molto efficiente. Ciò però è vero soltanto in parte, perché quando i processi sono perfetti sulla carta ma le persone inciampano ripetutamente nelle loro task quotidiane, ecco che l’inefficienza aziendale torna a far capolino. Facciamo un esempio.

schema di un flusso di lavoro

Un esempio di gestione (errata) del flusso di lavoro

Luigi, per andare avanti con il suo lavoro, aspetta che Isabella gli fornisca alcune risposte che “arriveranno al più presto”. Così gli è stato garantito. Isabella avrebbe dovuto consegnarle ieri ma un imprevisto ha fatto saltare la sua giornata.

Mentre Luigi cerca di procedere con altre attività importanti, Riccardo lo interrompe. Come al solito, non riesce a trovare i file nell’archivio. Così, Luigi aiuta il collega e questa breve interruzione si trasforma in un’ora sprecata a condividere quanto sia fatto male l’archivio e quanto sia difficile trovare i documenti quando servono.

Luigi, a un certo punto, deve entrare in riunione e solo in quel momento si ricorda che avrebbe dovuto controllare dei dati da riportare al suo responsabile. Ora, questi dati mancanti, rendono l’esito della riunione incompleto.

Sarà quindi necessario riprogrammare un incontro per il giorno dopo, così da potersi allineare e poter prendere decisioni sensate.

Davvero vuoi che vada avanti o ti basta così?

Queste sono solo alcune delle inefficienze quotidiane che caratterizzano le giornate di lavoro. Sommate una all’altra e moltiplicate per tutte le persone coinvolte nell’ufficio, in quattro e quattr’otto vanificano i processi aziendali messi a punto con precisione.

Come capire se i flussi di lavoro devono essere ridefiniti

Bisogna, forse, ridefinire i flussi di lavoro? Bisogna, quindi, rimettere subito mano ai processi? Non proprio.

Possiamo dare per buoni i processi me dovremo provare ad osservare la situazione da un altro punto di vista. Ad esempio, bisognerebbe considerare che la disorganizzazione dei collaboratori ha un costo elevato per l’azienda e potrebbe inficiare i flussi di lavoro.

Bisognerebbe analizzare la situazione e cercare di capire se per raggiungere gli obiettivi si fa sempre una grande fatica, se si continua a lavorare in emergenza, se le persone sono sempre di corsa e non riescono a svolgere il loro lavoro con soddisfazione. O ancora, se le riunioni sono sempre una perdita di tempo e se quando si comunica sembra di giocare al telefono senza fili.

Se si verificano uno o più di queste condizioni allora potrebbe esserci la necessità di ottimizzare i flussi di lavoro a partire da una migliore organizzazione personale del team. Miraggio o realtà? È organizzazione!

Migliorare l’organizzazione personale per migliorare il flusso di lavoro

Immagina quindi che le priorità siano chiare per tutti e ben definite, così da arrivare all’obiettivo nei tempi e senza spreco di risorse. Oppure che il lavoro sia ben pianificato e le scadenze rispettate da tutti, e soprattutto che gli imprevisti quotidiani non siano sempre l’ultima tegola in testa durante una giornata frenetica, ma che possano essere gestiti con lucidità e prontezza.

Migliorare tutti questi aspetti permette di aumentare la produttività di tutti i componenti della squadra, ma soprattutto li rende più sereni e appagati del lavoro che svolgono tutti i giorni.

Se ti stai chiedendo da che parte iniziare per migliorare il flusso di lavoro in azienda, sappi che il primo passo è riconoscere le abitudini lavorative del team di lavoro e modificare quelle che non sono funzionali o che provocano rallentamenti nel corretto svolgimento delle attività aziendali. In poche parole, bisognerà partire da azioni concrete che migliorino l’organizzazione personale del lavoratore.

Come saprai, cambiare abitudini dall’oggi al domani non è semplice ma attraverso un percorso di consapevolezza prima, e di tanta pratica poi, è possibile migliorare l’organizzazione personale, così da migliorare anche i flussi di lavoro in azienda.

Se ti sembra difficile, la buona notizia è che noi possiamo aiutarti! Prenota i tuoi 30 minuti di consulenza gratuita con noi: insieme capiremo quale percorso fa al caso della tua azienda!

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