Nasce prima lo strumento o la gallina*?

Gli strumenti sono un elemento fondamentale per l’organizzazione delle proprie attività e per la gestione del lavoro condiviso. Soprattutto se il lavoro si fa a distanza. In questo post parlo di 2 aspetti da tenere in considerazione quando si pensa agli strumenti di lavoro.

Lo strumento in sé non è mai la soluzione a un problema e anzi, a volte, è proprio la causa di confusione, spreco di tempo e dispersione di informazioni ed energia.

Pensa a tutti gli strumenti che stai usando in questo momento, sicuramente una manciata tra: mail, chat, telefono, Dropbox, Cartelle sul server, Slack, Trello, Asana, Drive, Teams, Zoom, Calendari e agende, note, post-it, Sap, As400, gestionali vari, Whatsapp, e fogli di giornale, ah no di Excel. E potrei continuare per altre 10 righe.

Ma quale è lo strumento giusto?

La difficoltà sta proprio nel fatto che non esiste lo strumento giusto in assoluto. Piuttosto si deve cercare lo strumento che funziona. E deve funzionare per:

  • quel progetto
  • quel team
  • quel contesto

Questo vuol dire che la ricerca dello strumento “giusto” potrebbe non finire mai perché cambiano i progetti, i team e il contesto.

Sviluppare un atteggiamento pro-attivo

Le giornate di lavoro sono caotiche e sempre di corsa ed è difficile fermarsi per chiedersi se gli strumenti utilizzati sono funzionali al lavoro, se lo rendono faticoso o se addirittura lo complicano.

Ma una cosa è certa: quello che funzionava 10 anni fa non è detto che sia ancora lo strumento migliore.

È un po’ come trovarsi sulla stessa canoa e non accorgersi che qualcuno è senza remo, qualcuno rema con un paio di sci e qualcuno è bloccato perché ha paura dell’acqua. Si fa tanta fatica per non arrivare da nessuna parte.

Nel lavoro di squadra è fondamentale trovare dei momenti di confronto e condivisione e fare il punto sull’utilizzo degli strumenti e capire se sono tutti allineati o se qualcuno riscontra qualche difficoltà. O ancora se lo strumento non è più la risposta più adatta alle esigenze del gruppo.

Prima però è necessario aver creato un clima di fiducia e condivisione per cui il confronto e il feedback sono alla base del miglioramento continuo. E questo facilita il rinnovamento di processi e strumenti perché chiunque può alzare la mano e proporre un cambiamento.

Come si sceglie lo strumento che funziona?

Secondo me si deve lavorare su 2 livelli:

  • analizzare i bisogni del team di lavoro
  • conoscere più strumenti possibili

Analizzare i bisogni

Questo aspetto è fondamentale per inquadrare i tipi di strumenti rispetto alle caratteristiche del progetto e del contesto nel quale il team si muove. Si chiama “raccolta dei requisiti” e si può fare in diversi modi a seconda del contesto.

La base è farsi, e fare, quante più domande possibili come per esempio:

  • quante persone lavorano al progetto
  • età e rapporto con la tecnologia per valutare eventuali corsi di formazione
  • numero di attività del progetto
  • lavoro in presenza o da remoto
  • come voglio tenere traccia dei progressi
  • quali sono le informazioni che devo trovare in pochi secondi
  • quale è la tecnologia di base (server, cloud)
  • come comunichiamo
  • dove archiviamo
  • quali report possono servire

Queste sono solo alcune domande che  ovviamente possono cambiare a seconda del tipo di azienda/team/progetto. Il succo è fermarsi e farsi le domande. Perché più è chiaro di cosa hai bisogno, più sarà facile adattare lo strumento alle reali esigenze del team. In questo caso è lo strumento che si adatta ai bisogni.

Conoscere gli strumenti

Secondo me la conoscenza a grandi linee degli strumenti può essere fatta in parallelo perché non è detto che dalla raccolta dei requisiti si arrivi all’identikit dello strumento perfetto. Gli strumenti che verranno introdotti saranno un mix adattato alle proprie esigenze.

Gli strumenti però nascono per rispondere ad esigenze “standard” che devono soddisfare la maggior parte di utenti e quindi è molto facile che esistano degli strumenti che si avvicinano più di altri al tuo contesto.

Inoltre, capire come funziona uno strumento dà ottimi suggerimenti su come semplificare alcuni processi aziendali. È utile quindi farsi un’idea di come funzionano gli strumenti più gettonati perché, in questo caso, potrebbe essere vantaggioso adattare il proprio flusso di lavoro allo strumento. In questo secondo caso, quindi, è il team che si adatta allo strumento.

In conclusione

Non esiste lo strumento perfetto ma esistono tanti strumenti che, con un piccolo adattamento, potrebbero essere quelli giusti per un certo team, progetto, contesto. Più strumenti conosci più è facile trovare quello che si adatta meglio all’esigenze del tuo team tenendo conto che a volte vale la pena adattarsi allo strumento se questo vuol dire semplificare e alleggerire qualche processo aziendale. L’obbiettivo dovrebbe sempre essere quello di stare bene per lavorare bene.

Se vuoi fare un checkup alla tua azienda o al tuo team di lavoro rispetto agli strumenti di lavoro utilizzati, prenota la consulenza gratuita di 30 minuti.

*la gallina sono le tue esigenze

 

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