Organizzarsi e lavorare in modo smart

Ho corso tutto il giorno, ma non ho concluso niente

Scadenze: tutto sempre per ieri!

E adesso? Quale sarà l’ultima versione del file?

Se queste frasi sono il mantra quotidiano nella vostra azienda, in questo articolo vediamo quali sono gli aspetti principali da tenere presente per organizzare il lavoro quotidiano, renderlo smart e ottenere i risultati che desiderate.

Così non possiamo andare avanti

Quando iniziamo un percorso di formazione in azienda facciamo prima un’analisi della situazione di partenza. I titolari e responsabili HR che ci contattano arrivano a noi, perché hanno capito che così non si può più andare avanti.

Così come? La maggior parte delle situazioni che ci troviamo ad affrontare prevedono:

  • mancanza di chiarezza e di focus sugli obiettivi e sulle attività da svolgere (dove vai se un obiettivo non ce l’hai)
  • priorità non sempre chiare e condivise (e anche oggi un mare di emergenze)
  • poca autonomia dei collaboratori (scusa, ti rubo solo due minuti per una domanda)
  • lavoro a distanza farraginoso (lo smart working funziona, se sai come farlo)
  • comunicazione frammentata e caotica (chi fa cosa, alla fine?)
  • dispersione di tempo e di energia (che stress, ancora tutte queste cose da fare!?)

Collaboratori stremati, titolari frustrati, responsabili delle risorse umane che non sanno più che pesci prendere per aiutare le persone…

Che fare?

Che confusione! Sarà perché corriamo

Il nostro primo consiglio è sempre quello di fermarsi un attimo e fare chiarezza, far depositare la sabbia e iniziare a capire da cosa ripartire.

Sembra controintuitivo in un mondo veloce e frenetico che ha fretta di correre e di andare avanti, ma difficilmente si trova il bandolo della matassa se non ci si arma di pazienza e calma per sciogliere il garbuglio.

Il secondo passo riguarda la presa di consapevolezza (attraverso l’analisi della situazione attuale) di quali sono i punti forti e quali i punti deboli dell’azienda. Cioè bisogna capire quali abitudini e comportamenti singoli e aziendali funzionano per lavorare bene (e che quindi vanno potenziati) e quali invece vanno modificati perché disfunzionali. Una volta capito cosa non va, si stabilisce quali sono i nuovi comportamenti da acquisire e come introdurli perché siano duraturi.

Riorganizzare: da cosa partiamo?

I temi che affrontiamo quando aiutiamo le persone a (ri-)organizzare il loro lavoro sono:

  1. gestione dello spazio, per capire come lo spazio fisico incide sulla qualità del lavoro. Che si lavori in ufficio alla propria scrivania, in casa dal tavolo della cucina, in un coworking e con l’occorrente in un solo zaino non importa: lo spazio in cui si lavora influenza la produttività, incide sul benessere individuale e di gruppo ed è un importantissimo strumento di gestione del tempo
  2. gestione del tempo: parliamo soprattutto di self management, cioè la capacità di gestire le proprie attività e le risorse, come energia e attenzione, nel migliore dei modi per avere giornate produttive, riconoscere gli sprechi e riequilibrare il rapporto col tempo
  3. piani e progetti: imparare a pianificare le attività e i progetti si lega molto alla gestione del tempo e a come impostiamo la rotta per raggiungere gli obiettivi. Pianificare serve per pensare in maniera semplice e poi agire velocemente
  4. email e comunicazione efficace: gli strumenti di comunicazione si sono moltiplicati e sono indispensabili per lavorare, soprattutto a distanza. Saperli usare bene richiede competenza e la capacità di mettersi nei panni degli altri per rendere la comunicazione veramente efficace. Scrivere buone email è il minimo sindacale, ma spesso è bene ripassare le basi.
  5. la gestione delle riunioni: in presenza e soprattutto in video, fare riunioni efficaci vuol dire essere a metà dell’opera. Troppo spesso le persone hanno la sensazione di aver partecipato a riunioni inconcludenti e di non sapere cosa sia stato deciso e se devono fare cosa. Per non parlare del tempo e dell’energia sprecati!
  6. gli archivi: chi vuole sistemare gli archivi? Nessuno! Chi deve ritrovare i documenti? Tutti! Creare un buon sistema di archiviazione permette di sapere sempre dove mettere e ritrovare le informazioni e si valorizza un patrimonio aziendale!

Come è messa la vostra azienda su tutti questi punti? Quali sono gli aspetti da migliorare?

L’approccio di Organizzatessen

La nostra idea di lavoro è rappresentata dalla frase “work smart not hard”. Non ci interessa lavorare di più, ma meglio! Infatti, tutte le strategie che proponiamo sono sempre pensate per semplificare le giornate e la vita delle persone.

Lavorare in modo smart non appartiene solo allo smart working e al lavoro da remoto!

Lavorare smart prevede un cambio di mentalità e la voglia di trovare nuove strategie per prepararsi  ai cambiamenti e cavalcare l’onda.
Organizzare il lavoro vuol dire dare il meglio in maniera efficace, aumentare la soddisfazione e avere tempo ed energie per godersi la vita!

Se volete iniziare il vostro percorso di smartizzazione del lavoro in azienda, i 30 minuti di consulenza con noi sono il primo passo da fare!

 

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