Come migliorare l’organizzazione dei dipendenti in smart working

Ho letto che il Coronavirus potrebbe essere il più grande test mondiale sullo Smart Working. In Cina sono migliaia i lavoratori che hanno iniziato a lavorare da casa e sicuramente, visti i grandi numeri, a breve avremo molti dati da analizzare in termini di produttività, inquinamento e costi vari.

In Italia, molte aziende stanno accelerando il passaggio allo Smart Working per fronteggiare l’emergenza Coronavirus. Lo testimonia anche un articolo del decreto del 23 febbraio 2020 pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale che incentiva l’applicazione del lavoro agile nelle zone più colpite dal virus.

Se ti sta balenando l’idea di implementare lo Smart Working nella tua azienda, ci sono alcuni aspetti di cui tenere conto.

Premessa (gigante) su che cos’è lo Smart Working e disclaimer

La corsa per permettere ai dipendenti di un’azienda di lavorare da casa non è lo Smart Working. Chiamiamolo telelavoro o lavoro da remoto. Sono concetti diversi. Distinguiamo il “lavorare da casa” dallo Smart Working.

Lo Smart Working implica un cambio di mentalità.

Il mindset dello smart worker porta a lavorare per obiettivi e qualità del lavoro più che per numero di ore lavorate, durante l’orario d’ufficio. Lavorare da casa vuol dire fare a casa quello che di solito si fa in ufficio, con orari stabiliti.

Attuare il passaggio allo Smart Working, quindi, non è una cosa che si fa dall’oggi al domani. Oggi però dobbiamo affrontare un’emergenza e attrezziamoci al meglio per permettere alle persone di lavorare da casa e alle aziende, soprattutto quelle piccole, di non fermare il lavoro.

Lo Smart Working sarà il punto di arrivo di un viaggio più lungo. La prima tappa potrebbe proprio essere quella di far sperimentare a molte persone cosa vuol dire lavorare da casa. Di seguito parlo di Smart Working nella sua accezione “lavorare da casa”.

Smart Working come risposta a un’emergenza

Per le grandi aziende che hanno già introdotto questo tipo di modalità, si tratta di passare da 1 giorno a settimana a 5 giorni alla settimana (possibilità concessa, e necessaria, nei giorni dell’emergenza). Certo serve riorganizzarsi, ma i costi in termini di infrastrutture, tecnologia, burocrazia, sicurezza e privacy sono già stati sostenuti.
Chi ne risentirà di più saranno le piccole aziende e gli studi nei quali il blocco forzato delle attività, o l’assenza di una sola persona, possono fare la differenza nella gestione del business. E in questi giorni di panico collettivo, lo Smart Working sembra rispondere perfettamente alla doppia esigenza di non interrompere l’attività lavorativa e tenere le persone isolate una dall’altra.

Certo, non per tutti i lavori è possibile passare a questo tipo di organizzazione, ma questo cambiamento forzato può permettere a tantissime aziende e a tantissime figure di capire che molte delle attività che si svolgono tutti i giorni possono essere fatte da casa (o da altrove), in un clima di concentrazione e serenità che influisce parecchio sulla produttività e sulla qualità del lavoro stesso.

L’augurio è che, una volta scongiurato il pericolo dell’epidemia, si continui a ragionare sui vantaggi dello Smart Working, soprattutto in termini di un nuovo modo di concepire il lavoro, l’equilibrio vita e lavoro e la vita stessa. E si capisca che l’isolamento fisico non corrisponde all’isolamento psicologico che molti temono.

smart working in italia

Basta organizzarsi!

Può essere alienante trovarsi da un giorno all’altro a lavorare da casa e il rischio è quello di essere molto dispersivi, perdere tempo, distrarsi. Inoltre, il pericolo di sentirsi tagliati fuori implica una comunicazione impazzita e schizofrenica che diventa un’ulteriore causa di confusione e di interruzioni.

E invece appena ci si accorge che lavorare più concentrati e senza le interruzioni dei colleghi permette di fare tantissime cose, e farle bene, si inizia a intravedere la grandissima potenzialità dello Smart Working in termini di produttività da un lato e di benessere dall’altro.

Se in questo momento, quindi, ti trovi costretto ad affrontare il cosiddetto Smart Working ma non avevi mai pensato di intraprendere questo percorso, ecco alcuni consigli per te e il tuo team di lavoro, per sfruttare al meglio questo momento.

La checklist per lo Smart Working forzato

  1. Decidete quale strumento è più adatto per comunicare (mail, Whatsapp, trello, Skype, Zoom): serve un lavoro di squadra per definire le nuove esigenze, darsi delle regole, testare gli strumenti, aggiustare il tiro e acquisire nuove abitudini di gruppo. Diventa infatti dispersivo e faticoso se come risposta a una mail arriva un messaggio vocale su Whatsapp!
  2. Stabilite un appuntamento giornaliero per: fare il punto della situazione, stabilire le priorità, far emergere le criticità. Quando il sistema è rodato potete passare a una volta alla settimana
  3. Durante il lavoro non fatevi distrarre da email e notifiche. Se siete stati bravi al punto 1 e 2 non è necessario lavorare con la mail sempre aperta.
  4. Decidete come si lavora sui file condivisi e quale spazio/sistema utilizzerete (Drive, Dropbox, server aziendale).
  5. Valutate lo strumento più adatto per gestire i progetti condivisi (deve passare per forza tutto dalle mail?).
  6. Ognuno deve organizzare uno spazio dedicato al lavoro e, nel caso si lavori sul tavolo della cucina, sedersi in un posto diverso da quello in cui si mangia.
  7. È importante creare una routine di inizio lavoro e una routine di chiusura lavoro per abituare il cervello a tenere separate le due sfere casa-lavoro (è il motivo per cui al punto precedente ti consiglio di cambiare posto!)

La figura dello smartworker assomiglia di fatto a quella di un freelance che deve far convivere, nello stesso spazio, casa e lavoro, vita e lavoro. Se ti ritrovi a lavorare da casa e non sai da dove iniziare, o se sei un imprenditore e hai paura che i tuoi collaboratori non sappiano da dove iniziare per gestire questa nuova dimensione, il nostro ebook “E vissero tutti organizzati e felici”, tratta proprio la gestione del lavoro nell’era del lavoro da remoto. Si parla di come gestire il tempo e imparare a lavorare concentrati, passando dalla gestione dello spazio e dei pasti.

Una guida veloce in questo momento di necessità per essere operativi da subito e lavorare bene. E per mettersi nelle condizioni migliori per trarre tutti i benefici del lavorare da casa e proseguire il viaggio verso lo Smart Working vero e proprio.

 

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