Batching: cos’è e come può aiutarti a mantenere la concentrazione

Una buona organizzazione del lavoro non può prescindere da un’efficace ottimizzazione del tempo.

Una delle tecniche più efficaci per aumentare la produttività è quella del batching, che prevede la divisione del tempo lavorativo in slot temporali precisi in cui compiere solo azioni dello stesso tipo.

Quante volte, ad esempio, vi è capitato di aprire la casella di posta elettronica, magari anche 5 o 6 volte nel corso della stessa giornata quando, invece, avreste potuto aprirla una sola volta, inviare tutte le mail nella stessa sessione e poi dedicare la vostra attenzione ad altro?

Sicuramente tante volte. Anzi, forse è addirittura la regola!

Immaginate, invece, quanto tempo potreste risparmiare ottimizzando i processi lavorativi, evitando passaggi inutili o ripetitivi. Aprire una sola volta la casella di posta elettronica e inviare insieme tutte le mail, infatti, vi consentirà di velocizzare l’intera procedura, di entrare una sola volta nel programma e quindi di risparmiare tempo e fatica.

Quella del batching è una tecnica che può essere applicata con successo tanto nel lavoro quanto nella vita privata, nell’organizzazione della casa e delle attività domestiche.

L’utilizzo del metodo batching, unitamente all’ausilio di un buon calendario on-line, potrebbe rappresentare un punto di svolta per il vostro lavoro, aiutandovi a rispettare scadenze e obiettivi senza affanni e, magari farvi guadagnare più tempo da dedicare ai vostri hobby e alla vostra famiglia.

La tecnica del batching in tre step

Il batching (dall’inglese “raggruppare”) è, quindi, una tecnica di organizzazione del lavoro che consente di ottimizzare tempi e procedure semplicemente suddividendo la giornata lavorativa in slot temporali separati, ciascuno dedicato ad attività simili.

Vediamo nella pratica, come utilizzare in maniera efficace questo metodo per mantenere la concentrazione e per semplificare la giornata lavorativa.

In linea di massima è possibile individuare 3 step consecutivi:

Step 1. Individuare tutte le attività simili

Ovvero quelle che si ripetono nel corso della giornata o della settimana, quelle che necessitano dell’utilizzo dello stesso programma o app, etc.

Esempi di attività che ben si prestano ad essere raggruppare in un blocco sono: fatture, pagamenti, email di risposta ai fornitori, telefonate e aggiornamento archivi.

Step 2. Collocare i blocchi di attività in slot temporali precisi.

Potreste, ad esempio, collocare il blocco “telefonate” al mattino dalle 10 alle 11, così da tenere libero il resto della giornata. Oppure, potreste collocare l’aggiornamento degli archivi poco prima di lasciare l’ufficio o chiudere il pc, dalle 16 alle 17, così da inserire tutte le attività svolte nel corso della giornata.

Naturalmente la collocazione dei blocchi dovrà tenere conto dei ritmi propri della vostra giornata tipo.

Step 3. Stabilire quanto tempo preventivare per ciascun blocco.

Non tutti i blocchi necessitano dello stesso tempo per poter essere risolti. Quindi, è necessario ragionare attentamente sulla durata dei diversi slot temporali. In caso di blocchi più impegnativi, è possibile suddividerli in due o più blocchi, da collocare in slot diversi.

Questi tre semplici step vi consentiranno di risparmiare tempo ed energie mentali, ma soprattutto vi aiuteranno a migliorare il focus, ovvero, il livello di attenzione che si pone durante l’esecuzione di un compito. Naturalmente, queste sono regole generali che potranno essere adattate alle specifiche realtà lavorative ed esigenze.

Batching e calendari digitali: accoppiata vincente

Una volta creati i diversi blocchi e raggruppate tutte le attività al loro interno, è necessario individuare gli slot temporali in cui collocarli e “fissare”, materialmente, il tempo nella vostra giornata da dedicare alla risoluzione dei blocchi.

il calendario, uno strumento necessario per la tecnica batching

Per organizzare gli slot di tempo potete utilizzare la classica agenda cartacea oppure optare per uno strumento digitale come, ad esempio, Google Calendar o altre app simili.

Tutto quello che dovrete fare sarà decidere quando dedicarvi a ciascun blocco e indicarlo nell’apposito slot all’interno del calendario.

Per distinguere meglio blocchi diversi è possibile assegnare a ciascuna tipologia un colore diverso, così da avere un riscontro visuale immediato. il blocco pagamenti potrebbe essere rosso, il blocco mail azzurro e così via.

Programmando in questo modo la vostra settimana lavorativa avrete la certezza di non dimenticare nessun compito. I calendari digitali, inoltre, hanno il vantaggio di avvertirci con l’invio di una notifica quando è il momento di dedicarsi ad un determinato lavoro.

Ricorda però che le notifiche devono essere attivate con parsimonia. Non dimenticare, infatti, che anche gli alert sonori e le notifiche push possono essere causa di distrazione e potrebbero impedirti di mantenere la concentrazione. 

Inoltre, se il nostro è un tipo di lavoro ripetitivo, in cui le attività da svolgere si replicano di settimana in settimana, con un calendario digitale sarà più veloce e pratico aggiornare la lista delle cose da fare, poiché basterà copiare le diverse task di settimana in settimana.

Tutti i vantaggi della tecnica del batching

I pro legati all’utilizzo del metodo batching sono evidenti, ma proviamo ad analizzarli più in profondità.

In generale si possono individuare tre vantaggi principali:

  1. Maggiore produttività.
  2. Minor dispendio di energie mentali.
  3. Aiuta a mantenere alta la concentrazione.

Quando ci si dedica ad una attività per volta, infatti, non solo si è più produttivi perché si riesce a svolgere un compito in minore tempo, ma contemporaneamente si evita di disperdere le proprie energie mentali in una serie di attività collaterali che hanno solo il risultato di rallentare il nostro lavoro e farci stancare.

Concentrarsi su un unico compito, infine, aiuta a focalizzare l’attenzione su ciò che si sta facendo con il risultato di commettere meno errori.

In conclusione, se svolgete un tipo di lavoro che prevede che ci si dedichi ad attività diverse, se state cercando un modo per migliorare i livelli di attenzione o semplicemente vorreste organizzare meglio la vostra attività lavorativa e/o la vita domestica, allora il batching potrebbe essere la soluzione giusta per voi. Perché non provare?

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