Organizzazione del lavoro in ufficio e in smart working

Un percorso formativo di gruppo dedicato a dipendenti e management,
per imparare a organizzare in maniera ottimale il tempo e il lavoro in ufficio. Attraverso dei colloqui 1to1 riusciremo a migliorare diversi aspetti dell’organizzazione lavorativa:
PRIMA

 • Necessità di formare risorse allo smart working
• Gestione del tempo e delle attività per ridurre gli sprechi di risorse
• Come scegliere gli strumenti di comunicazione efficace
• Disorganizzazione personale e di gruppo
• Perdita di informazioni e di tempo per cercarle
• Coordinamento progetti
• Stop alle scadenze bucate
• Riunioni inefficaci
• Confusione dei ruoli
• Archivi gestiti male
• Uffici e postazioni di lavoro non funzionali allo svolgimento delle attività
• Cattive abitudini aziendali (abbiamo sempre fatto così)
• Lavoro in emergenza
DOPO

• Crescita di autonomia e di responsabilità delle risorse
• Auto-organizzazione delle risorse
• Migliore clima aziendale
• Aumento della fiducia azienda <-> collaboratori
• Aumento del coinvolgimento dei collaboratori
• Ottimizzazione del flusso di lavoro
• Aumento della qualità del lavoro
• Migliore reputazione aziendale
• Retention dei talenti
• Ambienti più curati e piacevoli
• Riduzione degli imprevisti
• Comunicazione sintetica ed efficace (mail e riunioni) 
organizzazione e gestione aziendale
20 ore
organizzazione e gestione aziendale
Max. 16 persone
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In azienda
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1. MAPPATURA

Analisi e raccolta dati per individuare criticità e problemi da risolvere.

2. FORMAZIONE

Ogni tema trattato a livello teorico e pratico. 8 moduli + follow up.

3. RELAZIONE FINALE

Analisi dei problemi riscontrati. Suggerimento di miglioramento e di ottimizzazione.

MODULI DELLA FORMAZIONE

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1. Intro

Modulo introduttivo dell’intero progetto:
• Condividiamo i passi del percorso
• Facciamo il focus sull’organizzazione personale
• Esploriamo le problematiche di gruppo
• Affrontiamo il tema delle abitudini, la loro importanza e come utilizzarle per produrre il cambiamento
È fondamentale per:
• Fornire una mappa di orientamento ai partecipanti
• Condividere gli obiettivi del corso
• Generare curiosità e coinvolgimento nel progetto
• Farsi contagiare positivamente
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2. Spazio

Una postazione organizzata aiuta a lavorare meglio, libera pensieri e creatività.
Lo spazio influenza chi lo vive: ambienti funzionali, ariosi, luminosi hanno un impatto positivo sull’organizzazione del lavoro.
PRIMA
• Confusione, disordine, disorganizzazione.
• Ambienti poco funzionali.
• Tensione tra colleghi, stress.

DOPO
• Scrivanie e uffici accoglienti.
• Spazi più funzionali.
• Ambienti più belli e armoniosi.
• Riduzione dei conflitti negli uffici condivisi.
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3. Tempo

Il tempo è uguale per tutti, quello che fa la differenza è l’uso che ne facciamo.
Con questo modulo si chiariscono i concetti di urgenza e di importanza (se tutto è urgente, niente è urgente) per capire anche come risparmiare energie e denaro e organizzare il tempo in maniera ottimale.
PRIMA
• Sembra di lavorare al pronto soccorso.
• Si spreca tempo ma non si sa come.
• Dopo una giornata di corsa non si è concluso niente.
• Energie psicofisiche in costante calo.

DOPO
• Priorità chiare.
• Stop ai ladri di tempo e alla procrastinazione.
• Aumento dell’attenzione e della concentrazione.
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4. Pianificazione

Pianificare vuol dire definire obiettivi e tempi di realizzazione di un progetto.
Impariamo come organizzare il lavoro in ufficio individuando risorse e step intermedi, prevedendo margini per gestire gli imprevisti e rimodellando il piano secondo nuovi parametri, per poi godersi i risultati.
PRIMA
• Non si capisce chi fa cosa e quando.
• Ritardi nelle consegne.
• Imprevisti all’ordine del giorno.
• Standard di qualità poco soddisfacenti.
• Sensazione di “perdere i pezzi”.
• Dispendio di energie, tempo e denaro.

DOPO
• Chiarezza degli attori coinvolti.
• Tempi di consegna rispettati.
• Gestione degli imprevisti senza stress.
• Innalzamento degli standard di qualità.
• Controllo di tutte le fasi pianificate.
• Flusso di lavoro più fluido.
• Maggior attenzione ai costi.
• Meno sprechi.
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5. E-mail

Le mail sono troppe, arrivano a tutte le ore e l’uso si è trasformato in abuso.
Rivedere alcune regole di base e condividere in gruppo le migliori modalità di utilizzo può trasformare la posta elettronica in uno strumento strategico ed efficiente.
PRIMA
• Email scritte male, incomplete, poco chiare.
• Incapacità di gestire i flussi di email in entrata.
• Inbox intasato e usato come deposito.
• Email overload.

DOPO
• Email più concise ed efficaci
• Flussi in entrata ridotti.
• Organizzazione efficiente delle cartelle.
• Inbox più snello.
• Strumenti alternativi all’e-mail.
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6. Archivio

L’archivio è un patrimonio aziendale non valorizzato adeguatamente.
Bastano poche regole condivise per trovare un sistema, cartaceo e digitale, per archiviare i documenti in modo univoco.
PRIMA
• Mancanza di una policy comune.
• Impossibile trovare i documenti condivisi.
• Gestione dei file arbitraria.
• Ultime versioni discordanti.
• Proliferazione di file e cartelle.

DOPO
• Individuazione di un responsabile.
• Un sistema che funzioni per tutti.
• Uniformità nell’archiviazione.
• Chiarezza nelle versioni.
• Meno spazio occupato su hard disk.
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7. Riunioni

Le riunioni sono uno strumento strategico per le aziende ma spesso sono viste come una perdita di tempo. E allora è importante imparare a farle bene.
PRIMA
• Troppe riunioni, lunghe e spesso inconcludenti.
• Mancanza di preparazione, documenti mancanti, ritardi.
• Alla fine non si capisce mai chi deve fare cosa e quando.

DOPO
• Riunioni più brevi e dritte al punto.
• Linee guida chiare per rendere le riunioni efficaci.
• Controllo dei compiti e del “chi fa cosa e quando”.
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8. Feedback

Guardiamo insieme le tappe del percorso appena concluso.
Ripassiamo insieme le principali tecniche di organizzazione del lavoro in ufficio e grazie al feedback di tutti consolidiamo gli avanzamenti condivisi durante tutto il percorso.
A cosa serve:
• Attraverso il riepilogo finale, si analizzano i risultati raggiunti e cosa è cambiato.
• Quali sono le problematiche emerse e come sono state risolte dai partecipanti.
• Quali criticità rimangono ancora da risolvere e come prevedono di affrontarle.
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9. Follow Up

A un paio di mesi di distanza individuiamo e valorizziamo le best practice organizzative messe in atto. Coinvolgiamo attivamente il gruppo a mantenere fresca e viva la pratica dell’organizzazione e a individuare nuovi obiettivi di miglioramento.
A cosa serve:
• Ad avere un appuntamento in cui presentare, raccontare e condividere i risultati raggiunti.
• A far emergere e valorizzare gli sforzi e le pratiche di successo.
• A definire nuovi obiettivi per instaurare l’abitudine al miglioramento continuo.  

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