Le scadenze non sono rispettate, il lavoro in emergenza è la prassi e la parola d’ordine nel tuo ufficio è “imprevisti”. È la descrizione delle giornate nella tua azienda? L’idea di vedere i tuoi dipendenti pianificare il lavoro accuratamente ti sembra un miraggio lontanissimo? In questo articolo puoi trovare degli spunti per aiutarli a pianificare le loro attività e fare del bene alla tua azienda.
La situazione attuale: spiriti liberi
Molto spesso le persone si sentono ingabbiate all’idea di dover pianificare il loro lavoro. Una della obiezioni più frequenti è che non valga la pena pianificare se i continui imprevisti fanno saltare tutti i programmi.
Altre persone sentono che programmare il lavoro sia troppo rigido e monotono e, probabilmente, cercano un modo di rompere e movimentare la routine lasciandosi cogliere dagli imprevisti.
Entrambi questi comportamenti purtroppo creano parecchi problemi. Ritardi nelle consegne, lavoro in affanno e standard qualitativi bassi producono un grandissimo spreco di tempo, denaro ed energia e sono fonte di un fortissimo stress che fa lavorare peggio, spesso anche l’intero ufficio.
Non pianificare il lavoro incide sul lavoro degli altri (e sul proprio)
Presi dall’affanno e dalle urgenze è facile dimenticarsi che le proprie azioni producono effetti anche sul lavoro altrui.
I colleghi spiriti liberi con i loro “ti posso rubare due minuti, è urgente” di frequente scombinano le giornate di chi un piano ce l’ha e vorrebbe rispettarlo. Il problema è che spesso neanche se ne rendono conto. Quando poi hanno bisogno urgentemente di un’informazione che può dare loro solo il collega che non è disponibile (per ferie, appuntamenti fuori, riunioni), definiscono questa situazione “imprevisto”. Anche se è la causa è chiaramente la mancanza di una pianificazione.
Si intendono imprevisti, infatti, quelle circostanze impossibili da prevedere. Tuttavia in un ufficio, i veri imprevisti sono relativamente pochi. Tutte le altre situazioni si possono in qualche modo prevedere con un minimo di pianificazione.
Devo quindi sapere tutti gli spostamenti e gli impegni dei miei colleghi? Ovviamente no! Ma fare in modo di non fare richieste all’ultimo secondo, proprio a ridosso della scadenza, forse si può (e si deve) fare!
Cosa vuol dire programmare e pianificare il lavoro?
Pianificare non ha niente a che vedere con scolpire nella pietra ogni minuto e non vuol dire essere soldatini che devono seguire “gli ordini” senza uscire dal tracciato.
Pianificare il lavoro ha più a che fare con la capacità di valutare le situazioni in anticipo e avere una visione più ampia di dove possiamo arrivare. Vuol dire sapere cosa bisogna fare, entro quando, quanto tempo si ha a disposizione e quali sono le risorse che servono per quell’attività.
Imparare a farsi le domande giuste è un buon inizio per poi introdurre la pianificazione nelle proprie giornate. Ecco di seguito alcune domande che si possono fare per ciascuna attività da completare.
- Qual è il risultato che devo ottenere?
- Ho una scadenza? Quale?
- Quali sono i passi intermedi per completare l’attività?
- Quanto tempo mi serve per ogni passo?
- Mi servono informazioni per completare i passi?
- Mi servono documenti?
- Mi serve l’aiuto di alcune persone? Chi? _________________
Raccogliere tutte queste informazioni è il primo passo per programmare e pianificare il lavoro in modo efficace. Perché queste domande aiutano a fare chiarezza, a ridurre gli imprevisti e le richieste dell’ultimo minuto, con grande beneficio di tutta la squadra di lavoro.
Come pianificare il lavoro e cambiare le cose: programmare il lavoro con flessibilità
Ecco alcune buone pratiche per introdurre una pianificazione flessibile nella tua azienda:
1) Parlare la stessa lingua: cos’è un imprevisto?
Quello che per me è chiaro ed evidente non è detto che lo sia per altri. È sempre bene accertarsi di parlare la stessa lingua e non lasciare spazio alle incomprensioni. Parlarsi e definire insieme cos’è un imprevisto è un buon modo per allinearsi, arginare gli imprevisti prevedibili e trovare insieme le soluzioni per ridurli. Più le persone sono coinvolte nella risoluzione dei problemi, più sono disponibili a mettersi in moto per cambiare
2) Diffondere la “cultura della pianificazione” in azienda
Se ritieni che le persone nella tua azienda abbiano bisogno di una rispolverata delle buone regole della pianificazione, regala loro questo vademecum che contiene le domande della pianificazione e invitali a usarlo nella loro pianificazione quotidiana.
Se vuoi sollecitarli di più, chiedi loro di mandarti a inizio settimana il loro piano di lavoro e a fine settimana il piano rivisto con le attività completate.
3) Investi nella formazione dei tuoi dipendenti
Non tutti hanno imparato a pianificare le attività e il lavoro. Qualcuno ha avuto dei bravi maestri, qualcuno dei mentori nel precedente posto di lavoro, ma non dare per scontato che tutti sappiano come si fa. La cosa bella però è che tutti possono imparare!
Se tu sei un asso della pianificazione investi un paio di ore del tuo tempo a trasmettere le basi della pianificazione al tuo team, sarà tempo investito in qualità del lavoro, riduzione di sprechi di tempo e denaro e creerai un luogo di lavoro dove le persone sono stimolate a imparare.
Se non sai da che parte iniziare su come pianificare il lavoro, ci pensiamo noi! Nel nostro percorso formativo per le aziende la pianificazione è uno dei nostri moduli più importanti e gettonati, legato alla gestione del tempo. Così avrai finalmente persone capaci di pianificare il loro lavoro e tu ti sentirai molto più sereno.
