Problem solving: come gestire il tempo dopo un imprevisto

Ho avuto un imprevisto”: quante volte dici questa frase, magari con un certo affanno, per indicare che qualcosa si è messo di traverso e i tuoi piani sono andati a rotoli? E quante volte hai dovuto appellarti alle tue capacità di problem solving, o meglio, di problem anticipating? Tante, sicuramente ma cos’è, nei fatti, un imprevisto?

Cos’è l’imprevisto?

L’imprevisto è un evento inaspettato che capita, di solito, proprio nel momento sbagliato. Ovvero quando devi compiere un’attività e magari sei un po’ in ritardo. Zac! L’imprevisto arriva e ti manda a gambe all’aria.

L’imprevisto può essere una riunione che si prolunga più del previsto (!), o una telefonata da scuola in cui ti chiedono di andare a prendere i figli col mal di pancia. L’imprevisto è anche quella telefonata dal cliente che non ti aspettavi, ma che sei ben contento di ricevere, perché ti chiede un nuovo preventivo. Eh sì, perché l’imprevisto non è sempre qualcosa di negativo. Ma di certo anche una bella notizia (la richiesta di un preventivo, ad esempio), quando arriva in un momento di affanno, è difficile godersela appieno, perché diventa qualcosa che si aggiunge alla già infinita lista di cose da fare.

Problem solving vs. Problem anticipating

La natura problematica dell’imprevisto ci pone inevitabilmente nella condizione mentale di dover ricorrere a tutte le nostre abilità di problem solving. “È successo questo, ora devo riparare”.

Sarebbe, in verità, più efficace iniziare a pensare con una mentalità di problem anticipating. Non credo che questo termine esista, ma il concetto penso sia piuttosto efficace.

Il problema, o meglio l’imprevisto, va il più possibile anticipato. Quindi, invece di aspettare che arrivi l’imprevisto per poi correre ai ripari dopo, inizia a pensarci prima!

Un imprevisto è imprevedibile! O no?

Ma non lo dice il nome stesso, imprevisto, che si tratta di qualcosa che non poteva essere previsto? Eppure io sono convinta che l’imprevisto si possa anticipare. Come?

Intanto facendo pace col fatto che l’unica cosa certa nelle nostre giornate sono proprio gli imprevisti. Potrai non sapere esattamente cosa succederà, ma puoi prevedere che succederà qualcosa. Magari una telefonata di troppo, magari l’interruzione di un collega, magari hai sbagliato a stimare il tempo di un’attività, magari trovi traffico. Tutti questi magari sono possibili imprevisti della tua giornata. Non sai in quale ordine, non sai se ti capiteranno tutti, ma di certo potrebbero capitare e quindi tanto vale prevederli.

La pianificazione ti salverà

Non serve una sfera di cristallo per prevedere gli imprevisti, ma una buona pianificazione! È vero che con tutte le cose che ci sono da fare uno pensa che mettersi a pianificare sia solo una perdita di tempo e magari tra sé e sé pensa “prima inizio prima finisco”. E invece…

Pianificare significa investire tempo per guadagnare tempo. Significa ragionare sui possibili scenari e sulle variabili. Su quello che serve per portare a termine un’attività e su chi serve interpellare per raccogliere le informazioni. Perché a quel punto, chiamare un collega all’ultimo secondo per chiedergli un’informazione e non trovarlo perché è in giro tutto il giorno o è in ferie, non si può definire imprevisto. Si può invece chiamare “se ci avessi pensato prima avrei potuto anticipare il problema, non doverlo risolvere dopo”.

Pianificare il tempo “extra”

Quando hai tante cose da fare riempi la giornata con una lista di attività infinite e le programmi una dietro l’altra senza un attimo di respiro? E magari quando a fine giornata sei riuscito a completare meno della metà dei task ci rimani male, perché nonostante non ti sia fermato un attimo non hai concluso granché. Perché?

  1. Perché non hai stabilito un numero sensato di attività importanti ma ne hai messe troppe tutte insieme. E magari ne hai portate a termine solo alcune a bassa priorità.
  2. Perché sei stato troppo ottimista con la stima dei tempi e hai pensato di metterci molto meno di quanto effettivamente ci è voluto.
  3. Perché non hai pianificato il tempo per gli imprevisti, ovvero del tempo extra per completare le attività.

Se prevedi di svolgere un’attività in 30’ lasciati un margine più ampio e pianificane 40’. In questo modo si attutiscono eventuali stime errate del tempo e si riescono ad arginare anche le interruzioni dei colleghi o del telefono.
E poi pianifica sulla carta, disegna la tua giornata e la tua settimana, occupa fisicamente il tempo con gli impegni, gli spostamenti, le attività, il tempo cuscinetto e vedrai come si riempie il tuo tempo. In questo modo ti accorgerai anche se c’è posto per qualcos’altro oppure no.

Il tempo non è infinito, impara a occuparlo prevedendo gli imprevisti e vedrai che riuscirai a depennare la tua to do list con maggiore facilità e velocità.

Ricorda che l’imprevisto è l’unica certezza che c’è, non sappiamo quando e sotto che forma arriverà, ma molto probabilmente arriverà. Quindi tanto vale pianificarlo all’interno della giornata.

E se poi non arriva? Meglio! Avrai il tempo di finire le tue cose con calma e anche di goderti una pausa più lunga e meritatissima!

Dunque, meno problem solving e più problem anticipating!

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