La pianificazione strategica aziendale è tutto?

Ai piani alti delle aziende si pone molta attenzione (o si dovrebbe porre) alla definizione degli obiettivi e alla conseguente pianificazione strategica aziendale per raggiungerli.

Proliferano articoli e tutorial su come definire gli obiettivi. Sappiamo che devono essere SMART e, in teoria, abbiamo molte informazioni su come impostarli.

Non solo obiettivi

Avere chiari gli obiettivi è uno degli elementi fondamentali per tracciare una direzione in un lavoro o in una giornata o in una vita parecchio caotica. E questo vale in generale per l’azienda ma anche, nel piccolo, per ogni singolo dipendente che è bombardato giornalmente sulla questione obiettivi.

Prima di parlare di obiettivi e prima di costruire una pianificazione strategica dettagliata che indichi la rotta verso il paradiso terrestre del raggiungimento degli obiettivi, è necessario fermarsi e fare la fotografia dello stato attuale.

Inutile calcolare i passi, le tappe, i rifornimenti per arrivare al porto di destinazione se non si conoscono le coordinate del porto di partenza. Inutile scrivere un piano ipotizzando certi valori di KPI quando invece le proprie risorse non sanno nemmeno di essere sulla stessa barca.

La maggior parte dei dipendenti che intervistiamo prima di iniziare i nostri percorsi ammette di sentirsi più un naufrago in mezzo al mare che un marinaio con dei compiti ben definiti.

C’è una discrepanza tra il calcolo dell’efficienza delle risorse su cui si fa affidamento per definire il piano strategico e la vera e propria efficienza dei collaboratori che si trovano ad affrontare giornate che iniziano con 60 mail da leggere o riunioni infinite dopo le 18.

Avere chiari gli obiettivi è la spinta verso qualcosa, ma questa spinta raddoppia la sua potenza se individuiamo bene anche da dove stiamo partendo.

Questi due elementi lavorano insieme e sono complementari.

Il viaggio

Ecco che quindi che la pianificazione strategica viene scomposta in tre macro-elementi:

  • Fare la fotografia dello status quo (porto di partenza)
  • Identificare gli obiettivi in modo SMART come abbiamo detto in questo video (porto di arrivo)
  • Fare una pianificazione strategica per raggiungere gli obiettivi – aziendali e individuali (la migliore rotta che tiene conto delle risorse a disposizione e del contesto esterno)

Mi voglio concentrare sul primo di questi elementi.

La fotografia dello stato attuale

Per fare una fotografia che non venga “mossa” è necessario fermarsi e osservare quello che c’è. Questo lavoro lo deve fare il manager, ma lo deve fare anche ogni singola persona su se stessa.

È fondamentale riconoscere quello che magari già funziona nel proprio modo di lavorare e che quindi può essere incrementato senza troppa fatica.

Per esempio, c’è chi lavora benissimo nelle prime ore della mattina ma verso sera la sua produttività svanisce. Un altro è molto bravo a motivare gli altri e a delegare il lavoro. O ancora chi si accorge di essere bravo ad arrivare al nocciolo delle questioni e riporta tutti sul focus. Accorgersi di piccole azioni quotidiane che si danno per scontate serve per riorganizzare il proprio lavoro sfruttando le cose che già funzionano bene.

Che cosa non funziona?

Allo stesso modo, prima di fissare gli obiettivi, prima di mettere in piedi la pianificazione ideale, è utile concentrarsi sulle (piccole) cose che oggi non funzionano.

I problemi possono essere diversi e possono far sballare di molto la stima dell’efficienza delle persone. C’è chi è un procrastinatore olimpionico e deve essere motivato, c’è chi dimentica gli appuntamenti perché il sistema di calendario aziendale per lui non funziona. La maggior parte, poi, si riempie la giornata di tantissime attività senza essere soddisfatto del lavoro fatto a fine giornata. Questa insoddisfazione e frustrazione innesca un circolo vizioso per cui l’insoddisfazione dei singoli porta a lavorare male e a perdere ulteriore efficienza. L’inefficienza non è solo un costo per l’azienda ma è un costo che prima di tutto paga il dipendente in termini di stress e frustrazione.

È importante scandagliare, per rimanere nella metafora marinara, ogni momento della giornata e ogni tipologia di attività per vedere in quale risacca finiscono energia e buoni propositi. Definire i famosi “punti di debolezza” è il primo passo per capire quali strategie mettere in atto per migliorare le proprie giornate.

Migliorare l’organizzazione personale dei singoli ha quindi un duplice vantaggio: per l’azienda vuol dire poter pianificare le attività facendo affidamento su KPI più precisi e in generale più alti. Per il singolo vuol dire iniziare a vivere il lavoro in modo meno stressante, riuscire a portare a termine le attività, diventare più responsabile, autonomo, affidabile e di conseguenza più soddisfatto di sé.

La consapevolezza

È inefficace creare un obiettivo “misurabile”, e di conseguenza il perfetto piano strategico aziendale, se prima non si misura il proprio modo di lavorare e il proprio modo di gestire le attività (ma anche l’energia e lo stress) all’interno della giornata.

Propongo allora dei piccoli esercizi che ognuno può fare tutti i giorni per migliorare la propria consapevolezza e capire quale sia il punto di partenza.

5 cose da fare per allenare la consapevolezza

  1. Misurare il tempo di tutte le attività che si svolgono. Si può fare con un programma che si chiama Toggl e che calcola quanti minuti si dedicano ai vari progetti o con carta e penna con un “diario del tempo”. Abbiamo creato un facsimile da scaricare che aiuta a stimare le attività, prendere nota del tempo effettivo e annotare il motivo della differenza. Se i motivi della differenza sono ricorrenti si può capire come arginarli. Se il motivo delle stime sballate è legato al telefono (notifiche, social, ecc…) i punti 2 e 3 possono aiutare.
  2. Misurare quanto tempo si passa nelle varie app del telefono. A fine giornata ci si rende conto di quante ore sono naufragate nei social (e non vale dire #èperlavoro)
  3. Provare a lavorare senza telefono vicino e con la posta elettronica chiusa. Verificare quante cose si riescono a fare quando si lavora concentrati e senza distrazioni e se i risultati sono di qualità maggiore.
  4. Fare una stima di massima di tutte le attività per tutta la settimana e, cosa più importante, a fine settimana rivedere la pianificazione fatta e verificare cosa ha funzionato e cosa no. Solo così si potrà aggiustare la rotta e ricalcolare il percorso
  5. Fare una cosa alla volta e dare il 100% della propria attenzione ad un’attività/un pensiero/una persona alla volta

Cosa possiamo fare per te

Il Professional Organizer aiuta a prendere consapevolezza delle giornate per iniziare a fare chiarezza sui prossimi passi da fare, ne parliamo anche nel nostro ebook “E vissero tutti organizzati e felici”.

A Torino, sabato 8 giugno 2019, terremo il corso “Organizzati e Felici” di una giornata che tocca vari aspetti dell’organizzazione personale partendo sempre dalla consapevolezza.

Per i manager che sono interessati al nostro percorso per i team qui si può leggere il nostro progetto e alcuni feedback di persone che hanno fatto il nostro percorso.

“Mi è piaciuto perché mi ha aperto la mente mi ha dato l’input per sistemare “cose” (archivio, mail…) che erano ferme lì e che a livello “mentale” pesavano. Adesso il peso si è alleggerito.”

“È stato molto interessante. Mi ha dato diversi spunti per migliorare la mia vita lavorativa e non, perché è pratico, utile, leggero.”

“Sono riuscita ad aprirmi nuovi orizzonti lavorativi perché mi ha dato strumenti di lavoro per migliorare il mio lavoro, ridurre lo stress, avere più tempo per me. Mi ha dato strumenti per organizzare il lavoro e dare le priorità.”

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