Gestione delle priorità: impara a farlo con la matrice del tempo

Avviso ai naviganti, questo è un post più lungo del solito perché l’argomento lo richiede. Infatti, oggi voglio affrontare un tema che è il cuore del lavoro di un Professional Organizer: la gestione delle priorità.

La maggior parte dei nostri clienti si rivolgono a noi per ricevere aiuto su questo tema ma sappiamo bene che “il tempo si gestisce benissimo da sé”, mentre noi molto meno.

Quando inizio un percorso di riorganizzione chiedo ai miei clienti 3 parole che descrivano il rapporto che vogliono avere con il tempo, cioè come si vogliono sentire alla fine delle loro giornate.

Le parole che ricorrono più spesso sono: equilibrio, soddisfazione, efficacia. Ovvero vogliono sentire che la sfera lavorativa e quella personale/ familiare sono in equilibrio, vogliono guardare alla giornata che hanno appena trascorso e avvertire un senso di soddisfazione per quello che hanno fatto e soprattutto vogliono sentire che il tempo gli “ha reso”, ovvero che sono stati produttivi, che le loro azioni sono state efficaci e che non hanno girato a vuoto senza concludere niente.

La matrice di Eisenhower o di Covey

Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”.

Questa frase è stata attribuita al presidente degli Stati Uniti, Eisenhower, ed è estremamente utile per capire come organizzare il nostro tempo in modo da avere quella sensazione di equilibrio, di soddisfazione e di efficacia che probabilmente anche tu ricerchi.

Il tema della matrice di Eisenhower o di Covey, che l’ha approfondita nel suo libro “The 7 habits of higly effective people” (un libro straordinario, ma non proprio facilissimo), è davvero fondamentale per cambiare marcia e riuscire a fare fruttare il tempo.

A cosa serve? Serve a ordinare le priorità dividendo le nostre attività e classificandole in 2 grandi categorie molto diverse fra loro: importanti e urgenti.

Importante non vuol dire necessariamente urgente

“Importante” è un concetto soggettivo, quello che è importante per me può non esserlo per te e quello che era importante 10 anni fa, può non esserlo adesso. Aver chiari quali sono i tuoi sassi ora, (se non ne sai niente leggi l’articolo su i sassi e la ghiaia) è un bel punto di partenza e ti dà le basi per seguire bene il ragionamento che sta alla base della matrice di Eisenhower o di Covey e che noi per semplificare chiameremo la matrice del tempo.

Urgente invece è un “concetto oggettivo”, vuol dire che c’è una scadenza da rispettare e dipende dalla variabile tempo. Se combiniamo questi 2 parametri in uno schemetto facile facile, ci troviamo di fronte a questi 4 quadranti. Se vuoi scaricare lo schema con gli esempi clicca qui.

matrice gestione priorità

 

1. Urgente/ importante: faccio

Nel quadrante 1 vanno tutte quelle attività che devo fare al più presto e che non posso delegare a nessuno, attività “pressanti”, che in qualche modo devo risolvere con urgenza: consegna di un preventivo domani, riunioni già fissate in agenda, l’appuntamento col dentista perché ho un ascesso in corso, il rinnovo del passaporto perché fra 3 settimane devo andare a NY.

Si tratta principalmente di fare le cose che hai già in calendario, non pensare, ma fare. Non strategia, ma tattica. Ecco perché ho chiamato questo quadrante: faccio. Se hai problemi con la gestione del tempo, probabilmente ti trovi spesso qui, cioè tutte le tue attività sono urgenti, arrivi sempre all’ultimo minuto e vivi con l’affanno. Fai un sacco di cose, ma troppe con l’acqua alla gola.

2. Importante, ma non urgente: pianifico

Questo è il quadrante relativo alle attività importanti, ma non urgenti, quelle indirizzate al tuo miglioramento personale o della tua attività professionale: corsi di formazione, ricerca di nuovi clienti o di nuove opportunità di business, check up medici, cambio casa, trasferimento all’estero. Essendo attività di carattere strategico, meglio non affrontarle frettolosamente, hai bisogno di lavorarci con calma, pianificare con oculatezza le prossime mosse. La parola chiave di questo quadrante è “pianifico”. Passare più ore qui ti permette di gestire molto meglio il tuo tempo.

3. Urgenti ma non importanti: delego

In questo quadrante ci trovi molte attività che reputi importanti, ma che in verità sono solo urgenti. Quasi sempre dipendenti da altri o da situazioni esterne e che con un po’ più di consapevolezza o di coraggio puoi provare a delegare: riunioni superflue, “cetrioli” che ti sono arrivati in ufficio e a cui non hai saputo dire di no, procedure che per pigrizia non hai ancora automatizzato e che ti portano via un sacco di tempo, “uscire il cane” che tuo figlio ha voluto e di cui adesso non si occupa, la raccomandata da ritirare in posta che non si capisce perché ci devi andare tu e non tuo marito o tua moglie. Qui si tratta di diventare” manager”, anche se solo di se stessi. Tutto non si può fare, bisogna imparare a delegare. La parola da far entrare nel tuo vocabolario attivo quindi è “delego”.

4. Poco importante e non urgente: elimino

Qui ci trovi tutte le attività che ti fanno perdere un sacco di tempo e non ti danno grande soddisfazione, quelle in cui, più o meno consapevolmente, perdi delle belle orette da recuperare poi correndo come un matto. In testa alle classifiche dei “ladri di tempo” ci sono i famosi” social” e dentro ci metto tutto, FB, IG, twitter, le chat di Whatsapp, il buco nero dello shopping online, o della ricerca di notizie che dopo 2 ore che navighi non te ne ricordi neanche una, le telefonatone con le amiche o con la mamma o la compulsione a metter a posto casa (ogni riferimento personale non è puramente casuale).

Intendiamoci “perdere tempo” è anche bello e può servire ad allentare la tensione, ma di solito queste attività sono cose “facili” in cui rifuggiamo quando abbiamo davanti problemi urgenti che non sappiamo come affrontare. Più sabbia eliminiamo da questo quadrante meglio è. Andrà a tutto vantaggio dei quadranti 1 e 2. Parola d’ordine: elimino!

Per poter usare la matrice del tempo, che è davvero uno strumento potentissimo, il primo passo è avere a portata di mano la tua lista svuota-mente. Se non l’hai ancora fatta, fermati un attimo, leggi il post precedente e prosegui solo quando hai la lista pronta.

Diciamo che hai la lista in mano, che molte delle cose che hai scritto appartengono a progetti in corso, altre sono mine vaganti che non sai bene come “inquadrare”, molte se le guardi bene potrebbero forse rivelarsi attività “perditempo” che ti portano lontano dai tuoi sassi e che quindi è bene riconsiderare. Adesso è il momento di usare la matrice.

La gestione delle priorità con il gioco della matrice del tempo

Per iniziare il gioco devi avere un’idea (anche vaga va bene) dei tuoi sassi, sia “i voglio” che “i devo” (possibilmente in equilibrio), cioè delle cose importanti da portare a termine.

Adesso, facendoti aiutare dalla matrice, cioè dallo schema dei 4 quadranti:

  1. Riconosci ed elimina i tuoi ladri di tempo.
  2. Individua le attività che puoi delegare o ottimizzare in modo da risparmiare tempo
  3. Metti una scadenza alle attività in corso, inseriscile in agenda e passa all’azione!
  4. Pensa alle cose veramente importanti e comincia a pianificarle con un certo anticipo, addirittura riservandoti in agenda il tempo per la progettazione.

Vince chi smette di passare tempo nel quadrante “elimino”, impara a delegare le attività del quadrante “delego”, agisce portando a termine le attività del quadrante” faccio” e dedica il suo tempo a stare nel quadrante “pianifico”.

Vince chi comincia a dedicare il suo tempo a come realizzare i suoi sogni e poi passa all’azione. Vince chi capisce quali sono le attività da fare prima, quelle che sono “priorità” appunto, e che ti portano più velocemente verso i risultati che vuoi raggiungere.

Come dici? È difficilissimo? Sì, lo so è un argomento enorme. E per questo ne riparlerò, ma prima di andare in vacanza o se vuoi anche quando sei in vacanza, magari alla seconda settimana, quando hai la testa più libera e ti senti più lucido, prova a fare questo esercizio. Sono sicura che ti aiuterà tantissimo.

Scarica questo template e prova a fare la tua prima matrice del tempo per imparare ad affrontare correttamente la gestione delle priorità. E ovviamente fammi sapere come è andata!

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