Imparare a gestire il tempo: lo svuota mente ti può aiutare!

Hai trovato i tuoi “sassi”? Se hai letto il mio post su “i sassi e la ghiaia, avrai capito ormai che imparare a gestire il tempo vuol dire, in fondo, occuparsi di te, dei tuoi sogni, dei tuoi progetti e di trovare quindi le strategie giuste per realizzarli.

C’eravamo lasciati sulla spiaggia, che scrivevi con un gessetto i tuoi “valori” su dei sassi, e cercavi di capire come infilarne nel secchiello il più possibile. Fatto? Come è andato questo esercizio? È stato facile?

I “valori” sono le cose importanti per te, quelle a cui appunto tu dai valore. Sono la tua direzione, la tua stella polare, se li riconosci possono farti risparmiare moooooolto tempo e ti aiutano a tener dritta la rotta. È fondamentale riconoscerli, perché possono essere davvero diversi da una persona all’altra.

Due esempi per imparare a gestire il tempo

Facciamo due esempi, giusto per capirci.

Da una parte c’è Marco, 39 anni, sposato con due bimbi e due genitori con problemi di salute, tre fratelli con relativi cognati, nipoti e cugini di vario ordine e grado. Una passione per i cavalli e per gli animali in generale. Quando è tranquillo e ha un po’ di tempo legge libri di fantascienza e organizza barbecue all’aperto per stare in compagnia. Lavora come impiegato all’ufficio comunale di un piccolo paese in provincia di Pavia e il sabato e la domenica va al maneggio con moglie e figli.

I valori di Marco sono: la famiglia, gli animali, stare a contatto con la natura, le relazioni con gli amici, la salute: gli piace vivere con ritmi rilassati e andare a cavallo.

Per lui il lavoro è ghiaia, ovvero gli serve a portare a casa uno stipendio fisso su cui può contare, lo fa il meglio possibile perché poi vuole avere la testa libera e riuscire a dedicarsi alle cose per lui davvero importanti. I suoi “sassi” sono ben a fuoco, così come la ghiaia, e, a ben guardare, non c’è neanche molta sabbia in giro, cioè non perde tempo in attività che lo distraggono. È soddisfatto delle sue giornate, di poter essere accanto ai figli mentre crescono, va a letto felice.

Dall’altra parte c’è Marta, 30 anni, fotografa ed organizzatrice di eventi, vive a Milano con un compagno, estrosa, curiosa, intraprendente, creativa con molte idee di business che le girano per la testa. Estroversa, le piace conoscere gente ed essere in contatto con le ultime novità. Adora le mostre, studiare inglese, viaggiare, il make-up e i mercatini di antiquariato con oggetti vintage anni 20-30. Torna ogni tanto a Novara, dove c’è la sua famiglia di origine, ma il suo centro è ormai Milano e non rimpiange la provincia. Nessun figlio per il momento all’orizzonte.

I valori di Marta sono: un lavoro da imprenditrice, la bellezza nelle sue varie forme (pittura, fotografia abbigliamento, make-up), le relazioni umane come scambio di conoscenza e punti di vista differenti, la cultura come energia condivisa e possibilità di ampliare orizzonti e business.

Per lei la famiglia in questo momento è ghiaia, nel senso che non ama occuparsi delle faccende familiari, a cui non è molto interessata e deve tenere a bada una madre troppo invadente e apprensiva. La sabbia per lei sono i social network che, se incontestabilmente rappresentano un valido strumento di lavoro, spesso diventano però un buco nero che la fagocita per molte ore.

È soddisfatta delle sue giornate, anche se a volte per le responsabilità e l’ansia da prestazione fa fatica a dormire. Vorrebbe giorni di 48 ore per dare sfogo a tutte le idee che le ronzano in mente. Il tempo non le basta mai, nel suo secchiello tenta di infilare molti sassi, molta ghiaia e troppa sabbia, ma vede che tutto non ci sta. Vuole di più dalle sue giornate, vuole “imparare a gestire il tempo” a farlo rendere, ma con meno stress e più efficacia.

Il primo passo per imparare a gestire il tempo: la lista svuota-mente

Fatte le dovute differenze, se la tua situazione è più simile a quella di Marta, ovvero se sei sopraffatto dalle cose da fare perché i sassi sono molti, ma nel secchiello c’è tanta ghiaia e troppa sabbia, se non riesci a tenere insieme i pezzi e non sai più come gestire il tuo tempo, ti consiglio un primo passo molto semplice: fai una lista svuota-mente, un esercizio che in inglese viene chiamato brain dump ed è stato ideato dal guru della produttività americana David Allen.

Come funziona l’esercizio del brain dump

Questo esercizio prevede che tu prenda un foglio, lo divida in 2 colonne e in cima ad ognuna tu scriva:

  • DEVO
  • VOGLIO

Sotto alla colonna DEVO scrivi tutti i compiti, progetti, impegni (privati e professionali), tutto quello che ti viene in mente, quello che devi assolutamente completare, quello che magari non ha una scadenza specifica. Scrivi tutte le attività come ti vengono in mente, senza fare troppo il perfettino, senza fiocchetti rosa. Ci interessa avere una colonna bella piena di cose da fare (bollette da pagare, report da consegnare, clienti da incontrare…).

Quando hai finito passa alla seconda colonna quella dei VOGLIO, anche qui scarica i tuoi neuroni, non ti censurare e butta giù tutte le cose che vuoi fare (il giro del mondo in 4 giorni, scrivere una storia a fumetti, incontrare l’amore della tua vita… no limits, mi raccomando).

Se ti può servire, per facilitarti la vita ti ho preparato il template di una lista di attività svuota-mente da stampare e scrivere a mano perché è stato dimostrato che scrivere con carta e penna aiuta ad attivare dei processi cognitivi utili a migliorare la rielaborazione dei nostri appunti.

I benefici della lista svuota-mente

La lista svuota-mente nella sua semplicità ha molti benefici:

  • Dà un quadro più chiaro di tutte le cose che abbiamo da fare.
  • Fa capire immediatamente se c’è equilibrio fra i nostri “devo” e i nostri “voglio”.
  • Permette di organizzare e raggruppare le voci in categorie simili.
  • È lo strumento fondamentale per decidere su quali priorità focalizzarci.

Bene! Per adesso solo questo. Intanto facendo questo esercizio hai salito un altro gradino. Primo: definire i tuoi i sassi e individuare ghiaia e sabbia. Secondo: fare la lista svuota-mente. Terzo…te lo dico nella prossima puntata!

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