Email che stress! Fai pace con l’email

In questi anni l’uso delle email è un po’ diminuito perché è stato affiancato da altri strumenti come Whatsapp, Trello, Slack che in parte hanno sostituito una fetta di comunicazione che avveniva via mail, ma questo non vuol dire che l’uso sia migliorato. Molto lavoro, e molta comunicazione, passa ancora da lì. Con questo post voglio darti dei suggerimenti per gestire meglio la mail, viverla con meno stress e farci finalmente pace. Se invece il tuo stile di apprendimento è più uditivo e visivo, allora puoi andare direttamente al mio corso online sulla gestione delle email.

Ci sono 3 punti su cui focalizzare:

1. sei tu che controlli la mail, non la mail che controlla te
2. scrivi mail migliori tu per ricevere meno mail e dare il buon esempio
3. gestisci il tuo inbox per avere più controllo e meno ansia

1) Controlla tu le mail e non farti controllare da loro

Se lavori con la posta aperta, se ricevi le notifiche di nuove email sul telefono, se hai il pop up attivo vuol dire che è la email che controlla le tue giornate e non il contrario.

Per invertire la rotta prova a lavorare con la mail chiusa e stabilire tu quando leggere le email.

Quando diciamo questa cosa ai nostri corsi la prima reazione è: impossibile! Tutto il lavoro passa dalle email. Le urgenze passano dalle email.

A meno di rarissimi casi, se sei onesto intellettualmente, sai benissimo che il mondo non casca se leggi la mail in differita, cioè non nel momento esatto in cui viene inviata. La comunicazione in tempo reale esiste e si chiama telefonata. La mail è uno strumento asincrono: può essere letta in un momento diverso dal momento della ricezione. Inoltre, puoi anche rispondere in un momento diverso dalla lettura.

Se ti lasci controllare dalle email, la tua giornata viene scandita dall’inbox e non dalla tua agenda o dalla pianificazione delle tue priorità.

La prima conclusione, quindi, è: il tuo lavoro e la tua concentrazione sono più importanti delle mail che ti arrivano. Puoi impostare un messaggio per avvisare che la mail è arrivata e te ne occuperai in X ore. E se invece il lavoro “urgente” passa dalla mail allora il ragionamento da fare è più complesso, perché vuol dire che si deve rivedere qualcosa nella struttura stessa del lavoro.

2) Scrivere meglio per ricevere meno email

Ti lamenti delle email degli altri o sei tollerante? Noti delle cose che ti danno fastidio o non ti accorgi nemmeno più delle email caotiche, senza oggetto, scritte male e con informazioni mancanti?

Ma tu, come le scrivi le tue email? Hai provato a metterti nei panni dei destinatari?

Quello che scriviamo nelle email è una sintesi di quello che abbiamo in testa. Nel fare questa sintesi però molto spesso dimentichiamo informazioni importanti che noi diamo per scontate ma che il nostro destinatario ignora.

Un buon esercizio è rileggere l’email mettendoci nei panni del nostro interlocutore.

Questi sono gli aspetti da tenere in considerazione (in questo video te lo racconto a voce):

• fai attenzione all’oggetto dell’email e cerca di essere breve e puntuale (no “richiesta info” generica!)
• no muri di testo: vai a capo, utilizza grassetti ed elenchi puntati
• chiarisci l’obiettivo della mail: cosa vuoi ottenere da questa email?
• seleziona con cura i destinatari (no “metto tutti in cc che non si sa mai”)
• no allegati troppo grandi (e in generale: fai girare dei link e non i file)
• alla quindicesima mail di inoltro-risposta-Re-Fw-Re-Re-Fw-Re ripulisci l’oggetto e fai breve recap
• occhio a ortografia e punteggiatura (per esempio: la punteggiatura deve essere attaccata alla parola che la precede)

Più scrivi email curate e accurate, meno email riceverai per richieste di “ulteriori informazioni”. Inoltre darai un buon esempio ai tuoi destinatari.

3) Gestire l’inbox per ritrovare le informazioni e sapere sempre cosa fare

Il terzo aspetto da considerare per ridurre lo stress è quello che riguarda la gestione dell’inbox. Prendersi cura del proprio inbox vuol dire passare da un sistema di archivio di informazioni a un sistema di gestione delle attività. Quindi se vuoi passare da avere un inbox con 1327 mail accatastate a zero mail (zero è utopia, ma diciamo pochissime mail) segui questa lista:

• elimina le email che non leggerai mai, spam, newsletter che non ti interessano
• valuta la possibilità di disiscriverti dalle newsletter che cancelli per 5 volte di seguito
• archivia le email per le quali non è richiesta nessuna tua risposta o attività in sottocartelle tematiche

Poi ci sono le email per le quali è richiesta una tua qualche azione: mail da leggere, mail a cui rispondere, mail che prevedono una tua attività.

È importante catalogare e gestire questo tipo di email in modo da sapere sempre cosa fare quando si entra nell’inbox.

Si possono usare i simboli speciali o le etichette di Gmail o i contrassegni di Outlook o creare proprio delle cartelle ad hoc. Magari precedute dal simbolo @ così da apparire per prime nell’elenco delle sottocartelle.

Mail da leggere:

ci sono mail che contengono informazioni che vuoi leggere con calma o newsletter lunghissime che ti interessano. Probabilmente non puoi leggerle nel momento in cui ti arrivano. Spostale nella cartella “da leggere”, o assegna un simbolo alla mail, e stabilisci tu il momento da dedicare alla lettura di queste email. Si tratta di prendere una decisione nel momento in cui entri nell’inbox, ma spostare nel tempo l’azione richiesta. In questo caso la lettura.

Mail cui rispondere:

se la risposta è breve, rispondi subito e archivia la email. Se la risposta richiede più di 5 minuti, allora pianifica un momento della tua giornata da dedicare a questa attività. Puoi mettere un timer e decidere di dedicare 20 minuti della tua giornata a questa attività. Metti insieme attività simili così fai anche prima.

Mail per cui devi fare qualche attività:

Queste sono le email più difficili da smaltire perché è richiesta una tua attività che non sempre puoi completare immediatamente. Si tratta quindi di integrare la gestione della email con la tua agenda e la tua programmazione. Anche in questo caso puoi chiudere la posta perché quello che devi fare probabilmente è fuori dall’inbox. Pianifica questa attività e torna nell’inbox per aggiornare il mittente sullo stato di avanzamento della richiesta.

Queste sono le email più difficili da smistare e possono rimanere nell’inbox oppure essere spostate in una cartella ad hoc “@da fare”. La cosa importante è capire che il tuo lavoro succede fuori dalla email e che la posta è uno strumento di comunicazione, non il tuo lavoro.