Come essere produttivi senza tralasciare le cose importanti per te

Quando si parla di produttività personale si rimane spesso intrappolati nel paradigma per il quale lavorare tanto, a tutti i costi, rinunciando al resto della vita, porterà sicuramente ai risultati desiderati. In verità non è proprio così al 100% e con questo post vediamo come essere produttivi e raggiungere l’optimum della produttività del lavoro senza tralasciare le cose importanti per sé, ribaltando questo paradigma.

Come aumentare la produttività del lavoro?

Lavorare 12 ore al giorno, non avere mai tempo per fare le cose per sé, essere sempre di corsa e rincorrere tutte le scadenze, non è essere produttivi. Qualcosa non sta funzionando nella gestione della tua giornata.

Infatti, la produttività personale si basa su 3 regole d’oro:

  • Lavorare meno (cioè impiegare meno risorse) e ottenere migliori risultati.
  • Imparare a gestire meglio il tempo per ridurre l’ansia da scadenza imminente.
  • Individuare le cose importanti a cui dedicare il tuo tempo.

Alla luce di questi tre elementi fondamentali, in particolare dell’ultimo, parte della tua produttività deriva proprio dal dedicare il tuo tempo alle cose importanti. Dunque, per capire come essere produttivi e come aumentare la produttività del lavoro, bisogna prima di tutto imparare a distinguere quali sono le cose importanti.

Le “cose” importanti sono di due tipi:

  • Le attività rilevanti per il raggiungimento dei tuoi obiettivi lavorativi, ovvero quelle attività ad alto valore aggiunto che ti portano ogni giorno più vicino ai risultati che vuoi ottenere.
  • Le attività importanti che rientrano nella sfera di uno sviluppo personale più ampio e che sono, tra l’altro, quelle attività che ti ricaricano e ti motivano.

Mi viene in mente, a questo proposito, la saggezza di Stephen Covey che nel suo “Le 7 regole per avere successo”, parla dell’importanza di mantenere in equilibrio P e CP per essere efficaci. P sta per la produzione dei risultati desiderati e CP per la capacità di produzione che porta ai risultati.

Ne parla anche la favola di Esopo, “La Gallina dalle Uova d’oro”. In sintesi, la favola racconta questa storia: un contadino aveva una gallina che ogni giorno faceva un uovo d’oro. Il contadino pensava che la gallina avesse la pancia piena d’oro e, mosso dall’avidità e dal desiderio  di averlo tutto e subito, uccise la gallina. Ma la gallina non aveva l’oro nella pancia e il contadino rimase senza uova d’oro (prodotto) e senza gallina (capacità produttiva).

come essere produttivi come la gallina dalle uova d'oro di esopo

Per fare un esempio più appropriato ai giorni nostri, pensiamo a un qualsiasi macchinario aziendale che deve produrre qualcosa.

Se si utilizza il macchinario ininterrottamente, senza preoccuparsi della sua manutenzione, otterremo due effetti, uno nel breve e uno nel lungo periodo. Nel breve periodo otterremo una super produzione efficiente, rapida, a costi bassissimi e alti margini. Nel lungo periodo, invece, ci dovremo scontrare con l’inefficienza dovuta al rallentamento del macchinario, ai guasti che richiedono del tempo passivo per essere aggiustati, e con il conseguente incremento dei costi e il fermo della produzione.

È una visione lungimirante? Ovviamente no, ed è chiaro che in questo esempio P e CP non sono in equilibrio. Per garantirsi una produzione efficiente nell’immediato, si danneggia la risorsa che dovrà garantire la produzione nel tempo, riducendo l’efficacia.

Riportiamo questo esempio su noi stessi. Se non manteniamo in buona salute la nostra “macchina”,  rischieremo di avere una capacità produttiva bassissima nel lungo periodo, andremo a rilento e i risultati saranno sempre più lontani.

Occuparci della nostra “manutenzione” vuol dire imparare a riconoscere ciò che ci farà arrivare lontano, imparare a dosare attività ed energie durante le giornate e anche capire come mixare sapientemente doveri e piaceri.

Ecco perché, per imparare come essere produttivi, bisogna inserire nel proprio piano di attività settimanali le cose importanti. Ma quali sono le cose importanti? Per ciascuno sono diverse e lo strumento per individuarle è la matrice del tempo.

A seconda dei ruoli che ognuno ricopre, si può popolare questa matrice con le attività che si svolgono durante la giornata, per capire in quali quadranti si trascorre più tempo e per far emergere le attività importanti che devono trovare spazio in agenda.

Essere produttivi vs. mancanza di tempo

Sì lo so, non è che non vuoi occuparti delle cose importanti (e non urgenti), è che proprio non sai come recuperare il tempo nel tuo calendario che è estremamente fitto di impegni.

Se hai fatto l’esercizio della matrice avrai visto che parte del tuo tempo finisce nel quadrante delle cose urgenti ma non importanti. Ovvero quelle attività che portano via tempo, non hanno un reale valore aggiunto e quindi ti rendono meno efficace.

Delegare in maniera produttiva: no alla delega operativa!

Un modo per aumentare la tua produttività, o meglio, la tua capacità produttiva, è delegare una buona parte delle attività che ricadono in questo quadrante. Però bisogna fare attenzione, perché ci sono due tipi di delega e se vuoi avere del tempo in più, solo una delle due fa a al caso tuo.

Puoi scegliere di delegare alcune attività ma se hai intenzione di mettere becco nei modi in cui i tuoi collaboratori decidono di arrivare al risultato, mi spiace dirti che perderai altro tempo. In questo modo, infatti, non riuscirai a delegare in maniera efficace e non aumenterai la tua produttività dedicando il tempo alle tue cose importanti. Quindi: attenzione!

Se vuoi delegare efficacemente, la strada da seguire è quella della delega di responsabilità, in cui affiderai ai tuoi collaboratori delle attività e questi saranno responsabili sia dei risultati che porteranno sia dei modi che utilizzeranno per raggiungere quei risultati.

Questo tipo di delega richiede, ovviamente, un investimento di tempo iniziale per definire le linee guida e i parametri entro cui i collaboratori possono agire, ma diventa tempo ben speso, perché ti aiuterà a mantenere alta la tua capacità produttiva.

È vero però che per arrivare a una delega di responsabilità, molto deve passare da un cambio di mentalità e cultura aziendale. La produttività personale del titolare può essere il riflesso della produttività di tutti i collaboratori.

Per far crescere il team di lavoro bisogna investire in fiducia, responsabilità individuale e in autonomia, come abbiamo raccontato all’interno del nostro articolo dedicato alle app per la produttività.

Se nella tua azienda siete pronti per fare questo salto di paradigma, noi siamo qui pronte per darvi supporto e altri consigli su come essere produttivi.

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