App produttività: le top 3 per risolvere 5 problemi comuni in azienda

Qualche giorno fa un imprenditore ci ha chiesto se ci fossero delle app per migliorare la produttività dei suoi dipendenti. 

Prima di scoprire quelle che, per me, sono le 3 “app produttività” per eccellenza, faccio una piccola premessa, giusto per capirci, su cosa si intende per produttività.

Cosa si intende per produttività? 

Per te che sei un imprenditore, la produttività è vedere i tuoi dipendenti fare un lavoro di altissima qualità sprecando meno risorse possibili, soprattutto la risorsa tempo. Ed è tuo dovere di imprenditore mettere i tuoi dipendenti nella condizione di poterlo fare. Vai quindi con il corso su Excel, le classi di inglese, il minicorso sul project management. Esistono decine di corsi, strumenti e metodi per migliorare la produttività aziendale.

Dal mio punto di vista però, la produttività è un effetto collaterale di un clima aziendale basato su buone abitudini come la fiducia, l’autonomia, la motivazione, il riconoscimento, il coinvolgimento delle persone e la soddisfazione personale dei dipendenti. L’insieme di questi presupposti spinge i collaboratori a lavorare con spirito proattivo ed entusiasta, benzina per la produttività.

Vale quindi la pena, secondo me, investire anche sull’autonomia e sull’auto-organizzazione dei dipendenti.

App per produttività e consapevolezza

Pur essendoci degli strumenti molto validi relativi al tema produttività e consapevolezza, se parliamo in termini più ampi è difficile trovare nelle app per produttività la sola risposta a questa necessità.

Il primo suggerimento è sempre quello di fare chiarezza su quali sono le criticità che impediscono ai collaboratori di essere produttivi. Magari è solo una questione di orari e di turni e le persone sarebbero più produttive semplicemente se potessero lavorare in accordo con le necessità del loro cronotipo.

Se questo non è possibile, vediamo come le app produttività possono rispondere a 5 situazioni comuni in azienda che minacciano il lavoro ben fatto. 

In questo articolo ti suggerisco quelle che, secondo me, sono le 3 migliori app produttività applicate ad alcune situazioni tipo che potresti aver già vissuto o in cui magari ti imbatterai.

5 situazioni tipo in azienda in cui le app produttività aiutano

1) La criticità è la mancanza di concentrazione.

I primi risultati delle ricerche su Google digitando la parola chiave “app produttività” indicano quelle che aiutano a rimanere concentrati.

In teoria, non ci sarebbe bisogno di ricorrere ad alcuna applicazione se la cultura aziendale fosse indirizzata verso il coltivare e preservare la concentrazione. Invece, negli uffici, si assiste a un concerto di notifiche, suoni, interruzioni. La situazione attuale in cui molti lavoratori si trovano, alle prese con l’home working, ha addirittura amplificato questo disagio. Un po’ perché non si può fare a meno delle mail in tempo reale o delle chat, un po’ perché è talmente un’abitudine radicata che è difficile immaginare un approccio diverso. 

Come sarebbe entrare in ufficio (o nella casa di un collaboratore), e sentire solo un concentrato silenzio? Probabilmente avresti la certezza che tutti stiano lavorando in modo efficiente. Quando nei nostri corsi suggeriamo di lavorare per intervalli di tempo di circa 30 minuti senza telefono ed e-mail pronti a disturbare, l’obiezione è che “è impossibile”. Che i fornitori, i clienti, il capo, si aspettano che tu sia lì, pronto a rispondere in tempo zero a qualsiasi richiesta. 

Se vuoi che i tuoi collaboratori siano più produttivi, devi essere tu per primo ad introdurre la cultura del “silenzio focalizzato” in azienda ed evitare di chiamare i tuoi dipendenti ogni 5 minuti perché hai paura che non siano sul pezzo.

Un‘app che aiuta a lavorare concentrati è Noisli. Si può scegliere tra vari suoni quello (o quelli) che aiutano a concentrarsi. Ad esempio il rumore del treno, quello della pioggia, il canto degli uccellini, le onde del mare o tantissimi altri. Immergersi in un suono piacevole o famigliare è un buon modo per aiutare il cervello a rimanere concentrato.

2) Quanto ci mettono a fare le cose? Non si sa.

Per sapere se le persone sono produttive si devono poter misurare le loro performance. Questo è un tema delicato perché, se da un lato questo aspetto è di fondamentale importanza per valutare la produttività dei collaboratori, dall’altro la misurazione del lavoro viene vista come uno strumento di controllo difficile da far digerire.

In realtà, misurare quanto ci si mette a fare le cose, è uno strumento che serve prima di tutto al lavoratore, prima ancora che al suo capo. Nell’ottica di migliorare la produttività passando dall’autonomia e dalla fiducia, si possono introdurre dei sistemi che aiutino prima di tutti il lavoratore a capire come usa (o spreca il suo tempo).

Uno strumento utile in questo senso è Toggl che tiene traccia del tempo che si utilizza per ogni attività. Una specie di diario del tempo 2.0. Bastano pochi giorni per rendersi conto se si sta sprecando tempo e quanto ci si mette a fare le cose. Questa informazione è fondamentale per sapere stimare i tempi dei nuovi progetti e creare timing più accurati invece di essere sempre in ritardo con le consegne.

3) Non ho idea di chi fa cosa entro quando.

La percezione di una bassa produttività dipende anche dal non avere idea del work in progress dei progetti, di come sono distribuite le risorse, di quali siano i tempi di consegna.

Ci sono molte app per produttività che aiutano i team di lavoro ad organizzare le attività e tenere traccia dei progressi. Si spazia da app semplici a CRM molto complessi e la scelta dello strumento giusto dipende da diversi fattori.

Si può iniziare anche con una lavagna fisica e vedere se il metodo Kanban può funzionare.

La lavagna, nella sua versione più semplice, è divisa in tre colonne: cose da fare, attività in progress, attività finite. Nella colonna “da fare” si inseriscono tutti i post-it delle attività da fare. Man mano che un’attività viene iniziata, si sposta nella colonna centrale. E infine si sposta nell’ultima colonna quando l’attività è terminata. Su ogni post-it si può associare la persona che prende in carico questa attività e così, a colpo d’occhio, si visualizza il carico di lavoro di ciascuno e l’evoluzione delle attività.

Se fisicamente non è possibile creare questa lavagna la app che consiglio è Trello, un sistema di bacheche che si rifanno proprio al metodo Kanban. Si crea una bacheca, si creano le colonne, si condivide la bacheca con tutti i membri del team, si inseriscono le attività e si assegnano ai componenti del team. Man mano che le attività avanzano ognuno sposta quella attività nelle colonne successive. Il sistema è molto semplice e allo stesso tempo molto flessibile e si può adattare a molte situazioni.

4) Mi sembra che facciano mille cose ma poi concludono poco.

Si chiama multitasking! L’errata convinzione che fare più cose contemporaneamente ne faccia fare di più in minor tempo. Si pensa così di portarsi avanti su più fronti e invece si impiega molto più tempo e la qualità del lavoro è nettamente inferiore. Diciamo che il multitasking fa proprio a pugni con il concetto di produttività.

Come puoi aiutare i tuoi collaboratori a non fare multitasking?

Anche in questo caso l’approccio più efficace è quello di una cultura aziendale diversa. Ciascuno può anche sforzarsi di usare la tecnica del pomodoro ed eclissarsi per 25 minuti, ma se tutti gli altri non prendono seriamente il suo modo di lavorare, la tecnica sarà poco efficace.

In questo caso suggerisco di condividere un simbolo, un segnale, un codice tra colleghi in modo che, quando un collaboratore espone quel simbolo, tutti gli altri sanno che non può essere disturbato. Come accendere il segnale “on air” quando si trasmette in radio. Negli anni, i nostri clienti ci hanno raccontato diversi stratagemmi: dal disegno di un pomodoro da appendere alla porta, all’emoticon della bomba da mettere nello stato di Slack. Può essere un’attività simpatica stabilire insieme quale sia questo simbolo.

5) Perdiamo tantissimo tempo a trovare le informazioni.

L’archiviazione e l’organizzazione delle informazioni è un tema sottovalutato forse perché è molto noioso o perché l’abitudine porta a scambiarsi informazioni in modo schizofrenico tra e-mail, Whatsapp, archivi di vario genere, e si fa prima a richiedere un’informazione invece di andarla a cercare. E anche questa modalità rientra in un discorso più generale di cultura aziendale.

Avere archivi organizzati permette alle persone di essere autonome e si evita uno dei principali motivi di interruzione tra colleghi: “come si chiama il file della presentazione per i fotografi?”, “dove l’abbiamo salvata?”

Per consigliare una applicazione idonea a migliorare realmente la produttività aziendale, bisogna prima capire qual è il modo migliore per scambiarsi le informazioni che devono essere archiviate e organizzate.

Un’app che può essere utile anche in questo caso è sempre Trello. Trello serve per archiviare e organizzare le informazioni, per azzerare le mail tra colleghi e, inoltre, aiuta nella gestione dei progetti. Un’app produttività semplice con grandi potenzialità.