Come archiviare bene i documenti può semplificarti il lavoro

Fare l’archivio è noioso? Certo che sì! Chi ha voglia di mettere a posto l’archivio? Nessuno. Chi ha bisogno di trovare quello che cerca quando lo cerca? Tutti!!! Eppure, archiviare i documenti, è fondamentale per ottimizzare il lavoro e gestire al meglio il tempo!

Archiviare documenti è noioso ma necessario!

È un fatto: c’è un aspetto fondamentale dell’organizzazione del lavoro di cui non abbiamo voglia di occuparci: l’archiviazione. Sì, lo so, archiviare documenti è noioso, e poi siamo tutti talmente indaffarati che “fare l’archivio” è una sorta di “lavoro extra” che finiamo per rimandare in continuazione, fino a quando non ci capita di aver bisogno urgentemente di un documento e allora ci accorgiamo del delirio in cui si trovano i nostri file e ci rassegniamo finalmente a mettere un po’ d’ordine. E di solito non è il momento migliore, magari siamo nervosi, abbiamo fretta, o è tardissimo e siamo stanchi o non siamo proprio nel mood giusto.

Ci va ancora bene (si fa per dire) se siamo gli unici a mettere le mani nei nostri file, perché alla fine possiamo prendercela solo con noi stessi. Se invece lavoriamo in team e gli archivi sono condivisi, saper archiviare documenti, ma non solo, è indispensabile. In tutti e due i casi tanto vale affrontare subito il toro per le corna e smetterla di rimandare a domani quello che deve essere fatto oggi. Ma se sei un procrastinatore cronico prova a leggere il post di Paola dedicato al tema del time management e della procrastinazione.

Per risparmiare tempo devi investire tempo

Oggi mi voglio concentrare solo sui principi base dell’archiviazione partendo dall’inizio, ma proprio dall’inizio. L’archivio è un argomento “peso” quindi secondo me è meglio affrontarlo poco alla volta.

Innanzitutto, un concetto chiave. Per risparmiare tempo (e non perderlo a cercare quello che non trovi) devi investire tempo. Il metodo definitivo che ti permette di avere un archivio da urlo in un giorno è come la dieta che ti fa perdere 7 kg in 7 giorni o la crema miracolosa antiage: semplicemente non esiste. Ti ci vorranno 4 etti di metodo, 3 etti di disciplina e un’oretta di costanza alla settimana. Il metodo te lo diamo noi, la disciplina e la costanza ce la devi mettere tu. Pronto? Parto con i 10 consigli pratici per cominciare.

1. Prendi un appuntamento con te stesso: osserva

Questo vuol dire che devi metterti in agenda un appuntamento: “archivio primopasso”. Diciamo che ti serve un’oretta, in cui ti guardi con calma tutto, ma tutto “il casino” che c’è nei file del tuo pc e cerchi di capire quali sono le macrocategorie in cui puoi raggrupparli. Questo primo punto è importantissimo, assolutamente da non sottostimare, consiste nel prendere consapevolezza del tuo punto di partenza e pone le basi per il successo dei prossimi passi. Non fare niente, ma prenditi quest’oretta per cominciare a capire come impostare il lavoro successivo.

2. Secondo appuntamento con te stesso: decluttering digitale

E qui avrai bisogno almeno di un paio d’ore in cui cestini tutti i file che sicuramente non ti servono, i doppioni, le cose lasciate a metà, i file del neolitico inferiore e quelli che non ti ricordi neanche più cosa sono o come possono essere finiti lì. Come consiglia Marie Kondo quello che devi fare è “ringraziare e salutare”. Non ti occuperai altro che del cestino. Devi liberare spazio digitale (che poi è anche spazio mentale). E qui, a seconda di quanto tempo è che non fai un bel repulisti del tuo archivio, potresti avere bisogno anche di una mezza giornata. Se proprio hai dei file che non te la senti di buttare perché “non si sa mai”, salvali in un disco esterno. Non andare avanti se prima non hai fatto le pulizie di primavera

3. Crea una cartella temporanea “Da Archiviare”

Crea in anticipo una cartella temporanea “Da Archiviare” in cui metterai tutti i file “senza tetto” che stanno cercando una casa e per cui non hai ancora creato delle cartelle di riferimento in cui ospitarli. Mantieni invece le directory che hai già creato e che funzionano bene.

4. Directory: definisci delle macrocategorie

Definisci delle macrocategorie che saranno le tue directory principali in cui raggruppare tutto quello che hai deciso di tenere. Per esempio: Amministrazione e fatture – Documenti personali – Trasferte e viaggi – Contratti fornitori – Presentazioni Clienti. Le categorie non devono essere tantissime e devi poterti orientare in questo primo “frame” con una certa facilità. Non stai giocando a nascondino, anzi proprio il contrario. I tuoi documenti vogliono farsi trovare! Valuta inoltre se dividere subito i tuoi file fra “Business” e “Personali”.

5. Dal macro al micro: l’albero rovesciato

Nelle directory principali inserisci le sottocartelle più specifiche e in ognuna di queste le sotto-cartelle con un sistema che si chiama ad albero rovesciato. Pensa a come è fatto un ramo che da grosso si biforca in due più piccoli e ognuno di questi in altri rami ancora più piccoli. Ecco, se metti il ramo a testa in giù, hai un’idea di come dovrebbero apparire le tue directory. Prenditi del tempo per fare bene questo lavoro, può valere la pena farlo prima a mano su un foglio bianco per vedere come viene l’albero e se la logica che ci sta dietro ti convince.

6. Dai nomi efficaci alle tue cartelle e ai tuoi file

Dopo aver creato le macrocategorie, inserisci le sottocartelle e poi i file. Come dicevano l’obiettivo dei tuoi file è farsi trovare. I nomi che darai sono come la segnaletica stradale e devono essere chiari, corti e immediati, in una parola efficaci. Lo so è bello essere fantasiosi e sicuramente “beghe 2019” o “modelli facili” ti dicono qualcosa adesso, ma fra un anno potresti non ricordarti esattamente a cosa ti riferissi. Prova a proiettarti nel futuro, a quando l’anno prossimo dovrai magari riprendere in mano un preventivo inviato a un cliente e scegli una dicitura chiara che sia sempre la stessa, per esempio: data + preventivo + cliente in modo da avere una stringa facilmente riconoscibile 20190530_preventivo-mariorossi

7. Condividi le linee guida con i tuoi collaboratori

Se condividi gli archivi con qualcuno, condividi anche le linee guida. Fai una riunione di non più di un’ora in cui decidere insieme quali sono le directory di riferimento principali, la logica di creazione e la nomenclatura, ovvero come intendete nominarle. Niente di troppo rigido e dogmatico, solo directory principali, logica e nomenclatura. Anche qui l’obiettivo è quello di avere dei luoghi e dei nomi predefiniti pronti da usare in modo da non perdere tempo a decidere. Ogni cosa al suo posto: se sai già dove deve andare un file e lo sai etichettare ci metterai un minuto a farlo.

8. Dropbox e Google Drive: mai più senza

Se devi condividere i tuoi archivi con qualcuno esistono delle piattaforme condivise e se non le utilizzi ancora non so come hai fatto a sopravvivere fino a oggi. Le migliori sono sicuramente Dropbox o Google Drive consultabili anche via app. È proprio il caso di dirlo: Mai più senza.

9. Desktop minimal

Il desktop, come la tua scrivania vera, deve essere il più possibile sgombro e quando dico sgombro intendo che deve esserci veramente solo il minimo indispensabile, ovvero i tool principali che utilizzi per lavorare e le icone dei programmi che ti serve lanciare con velocità e vuoi avere lì a portata di mano. Scegli uno sfondo neutro che non abbia elementi di distrazione. Ti aiuterà a focalizzarti meglio sulle cose essenziali. Dai un’occhiata se ti possono piacere questi di Simpledesk.

10. Archiviazione settimanale

Ecco adesso passiamo alla disciplina e alla costanza di cui parlavamo. Pianifica almeno un’ora di “pulizia” settimanale per risistemare tutto quello che nella fretta rimane sparso. Addirittura, se riesci prova a instaurare una routine di 10/15 minuti tutti i giorni prima di chiudere il pc. Potrebbe diventare una sorta di rituale di chiusura di fine giornata per staccare definitivamente dalle ore lavorative e goderti meglio la serata.

Allora, per quando lo prendi l’appuntamento con te stesso?

 

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