La scrivania fisica
Ti capita di lavorare su una scrivania piena di scartoffie e provare stress e confusione mentale? Forse preferisci tenere tutto a vista per paura di dimenticare le cose da fare. La conseguenza è che quando cerchi un documento non lo trovi e la quantità di carta accumulata trasmette al tuo cervello il messaggio: guarda quante cose devi fare! Avere tutto a vista rende tutto importante e urgente, e quindi, di fatto, fai più fatica a distinguere le attività che sono veramente importanti e urgenti.
Quando invece archivi i documenti che non servono più e raggruppi, per progetto o per cliente, i documenti su cui stai lavorando, alleggerisci la scrivania e di conseguenza anche la mente ed è anche più facile lavorare per priorità.
L’ideale sarebbe dedicare qualche minuto tutti i giorni, o un po’ di più una volta alla settimana o al mese, per liberare e riordinare la scrivania. Così puoi ricominciare a lavorare con molta più serenità.
La scrivania digitale
E se il 90% del tuo ufficio si trova all’interno del tuo computer? Se anche tu come me hai abolito quasi del tutto la carta, magari non hai nemmeno una scrivania fissa e il tuo lavoro è contenuto nel tuo portatile, allora questo post è per te perché voglio parlare proprio della scrivania digitale: il tuo desktop.
Per me il desktop dovrebbe funzionare proprio come una scrivania fisica. Meglio: come un tavolo da lavoro sul quale si lavora durante il giorno e che alla sera va ripulito e preparato per il giorno successivo. Per me è il luogo dove lasciare i file su cui sto lavorando e soprattutto i file dei progetti “work in progress”. Alla fine della giornata passo in rassegna i file e decido di copiare su Dropbox i file che devo tenere (per avere un backup in rete) e cancello i file temporanei o le release tipo “laboratorio_tempo_bozza_3”. Questo vale a maggior ragione alla fine di un progetto. Via tutti i file temporanei e archivia, nella cartella corrispondente, solo i documenti definitivi, rinominandoli in modo univoco e inequivocabile. Via tutti i “new”, “_def3”, “ultimo_def”, “ultimissimo” o anche il più raffinato “v3”. Devi pensare di dover ricercare quel file tra 6 mesi. Tra 6 mesi non potrai ricordarti quale è la versione finale. Butta tutto e tieni solo il file definitivo, archiviato nella cartella corrispondente. Oppure fai una cartella “old” dove tieni tutte le release intermedie, ma solo se sei un feticista o un bibliotecario!
Non solo file e documenti
Il desktop non si riempie solo di file e documenti, ma anche di programmi e App. Naturalmente non c’è una regola che vale per tutti perché molto dipende da come si usa il computer, ma vale la pena fare un piccolo ragionamento. È proprio necessario avere tutte quelle icone sul desktop? Sono tutti programmi ai quali devi accedere sempre e solo dal desktop? Pensa se è più una questione di un’abitudine consolidata o se è una vera e propria comodità. Magari hai messo anche una foto bellissima e ispirazionale come sfondo, ma ormai non la vedi nemmeno più perché sommersa da tutte le icone e le App. Se per te è una buona motivazione tornare a rivederla allora puoi alleggerire il tuo desktop togliendo alcune icone, o anche tutte, dal desktop. Qui i ragionamenti sono 2:
- Se hai tanti programmi che non usi puoi togliere il collegamento dal desktop (se non addirittura disinstallare i programmi che proprio non usi) e accedere dalla Barra delle applicazione o dallo Start o dal Launchpad.
- Se tutte le icone che hai sul desktop le usi di frequente puoi decidere di raggruppare tutto in una sola cartella in modo da liberare la vista. Sia con Windows 10 che con macOS puoi creare tanti desktop paralleli e potresti decidere di tenere il desktop principale vuoto e spostare tutto sul desktop secondario. Oppure creare un desktop “lavoro” e un desktop “personale”.
Ma perché dovrei avere il desktop vuoto?
Per concludere, voglio condividere con te alcuni buoni motivi per cui, secondo me, vale la pena tendere al “desktop zero”:
- Il desktop non è un archivio: non tenere sul desktop documenti e file che vanno archiviati
- Vedere la foto dello sfondo ricoperta di icone, programmi, file, cose da fare e fogli di giornale ti fa iniziare la giornata in salita
- Più file e documenti tieni sul desktop più è laborioso fare il backup
- Avere i file raggruppati in cartelle permette di essere più precisi nel fare il backup e di ripristinarli in caso di guasto al computer (si è capito che si deve fare il backup?)
- Avere i file raggruppati in cartelle permette di fare anche un ordine mentale e cercare i file con un criterio logico
- Il fatto che con la funzione “cerca” si possa trovare tutto, anche piuttosto velocemente, non toglie nulla al punto precedente
- Se devi fare vedere un documento al tuo capo o a un tuo collega, il desktop vuoto (o quanto meno in ordine) ti fa fare bella figura
- Se proprio vuoi tenere file e programmi sul desktop raggruppali per argomento o per funzionalità
- Quando devi proiettare una presentazione tieni sul desktop solo il file della presentazione. Se ti servono altri file durante la presentazione, copiali tutti dentro una cartella che tieni sul desktop rinominandola con un nome carino per il tuo cliente. E cerca di prevedere in anticipo cosa potresti dover proiettare in modo da averlo a portata di mano. È brutto quando, per cercare un file, devi navigare tra le tue cartelle e file magari personali, davanti a tante persone.
Se non sai da che parte cominciare possiamo fare il checkup del tuo desktop insieme e darti le linee guida per riorganizzarlo.
