Urgente o importante? Gestire il tempo con la delega

Corri tutto il giorno, ti senti il proverbiale criceto sulla ruota e a fine giornata ti sembra di non aver fatto neanche un passo in più sulla strada verso i tuoi obiettivi.

Ma com’è possibile?

Se vivi questa condizione con grande frequenza, in questo articolo vediamo insieme come ricalibrare la rotta verso mete più soddisfacenti!

 

Come ti trovi in questa situazione?

Se ti stai chiedendo quando è successo che le tue giornate hanno preso tutte questa piega, proviamo a immaginare uno scenario.

Probabilmente nella tua giornata hai tantissime attività da fare e soprattutto hai la sensazione che siano tutte in capo a te, chi altro potrebbe completarle se non io?

E quando ti balena l’ipotesi di delegare qualche attività ti rispondi in automatico che finché spiego quello che c’è da fare faccio prima a farlo io.

E quindi con sempre crescente frustrazione ti ripeti che devi rimetterti sotto, ma che tanto non ce la farò mai a fare tutto.

E frrrrrrrrr la ruota che gira all’impazzata.

Ho descritto fedelmente il tuo dialogo interiore?

 

Il terzo quadrante della matrice di Eisenhower

Per capire cosa succede nella tua giornata, usa uno strumento: la matrice del tempo o di Eisenhower. Se non la conosci e vuoi capire nel dettaglio la matrice, leggi questo articolo. Se la conosci già, procedi con la lettura.

Questa “griglia” ti permette di caratterizzare le attività della tua giornata grazie a due parametri: l’importanza e l’urgenza.

Attraverso la combinazione di queste due caratteristiche puoi catalogare la natura delle tue attività e stabilire di quali ti devi occupare prima nella giornata.

Chiaramente dovrai dare la precedenza a quelle più importanti, quelle urgenti prima, ma anche (e soprattutto) quelle non urgenti.

L’importanza di un’attività è data naturalmente dalla rilevanza che questa attività riveste nel raggiungimento dei tuoi obiettivi.

Se però la rappresentazione dello scenario che ti ho descritto prima ti calza a pennello, sospetto che ti trovi a passare molto tempo nel 3° quadrante della matrice, chiamato anche l’”inganno”.

Le attività di questo quadrante infatti non sono importanti per te (per il tuo ruolo, per i tuoi obiettivi), ma siccome sono “da fare” e di solito anche in fretta, ti sembra che abbiano la stessa importanza delle altre tue attività prioritarie.

Ed ecco che la tua giornata viene risucchiata da queste attività fatte in maniera frenetica. Ad esempio quella riunione organizzata all’ultimo secondo che ancora ti chiedi cosa avete concluso dopo 2 ore interminabili. Oppure la gestione di quelle mail lunghissime in cui continuano a metterti in copia conoscenza e di cui si capisce ben poco. E così via.

A fine giornata, l’unica cosa che dovevi portarti a casa e che avevi messo in cima alla lista delle cose da fare, è ancora lì che ti guarda.

Attività non importanti: è ora di dire basta!

Se hai appena avuto una piccola epifania e hai rivisto il film delle tue giornate, è arrivato il momento di dire basta! Per fortuna la matrice di Eisenhower non ci sbatte solo in faccia la dura realtà, ma ci dà anche le indicazioni per uscire dal tunnel e cambiare rotta.

Infatti, per uscire dall’”inganno” si possono fare principalmente 3 cose:

automatizzare, dire di no e delegare.

Automatizzare delle attività

Puoi ottimizzare il tempo dedicato ad alcune attività rendendo più fluidi dei passaggi. Magari alcuni lavori si possono addirittura automatizzare, azzerando quasi del tutto il tempo da dedicare a quelle attività. Magari ripeti le stesse procedure da anni, “perché hai sempre fatto così”, ma se ti prendi il tempo per riflettere, potrebbero esserci nuovi modi più efficienti per fare le cose.

Dire qualche no

Se hai piena consapevolezza di quali sono le attività importanti e quanto tempo devi e vuoi dedicare loro, ti sarà più facile riconoscere le attività da “3° quadrante” che ti distolgono dalle tue priorità. Trova il coraggio di dire qualche no, metti un freno a queste attività e metti le tue energie nelle attività strategiche.

O se proprio non puoi dire un no secco, almeno puoi tentare con un “non ora” e programmare queste attività in un secondo momento.

Delegare

E se proprio non puoi dire il famoso NO! allora prendi in considerazione la delega.

Se nella tua testa sta ripartendo il solito ritornello: finché spiego faccio prima a farlo oppure nessuno è in grado di fare le cose come devono essere fatte, ricordati che la delega è un investimento e che nel tempo dà i suoi frutti.

Per rendere efficace una delega, però ci vuole metodo e chiarezza. Ne abbiamo parlato in una serie di articoli in cui abbiamo analizzato perché, a chi e come delegare.

Se hai fretta di delegare e vuoi qualcuno che ti indichi le linee guida specifiche per la tua situazione, fissa una call di 30 minuti. 

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