Planning settimanale: come gestire la settimana senza ansia e stress

Diciamoci la verità, la pianificazione settimanale sembra roba per manager rampanti: un’agenda fittissima di appuntamenti, riunioni e call, che può esistere solo grazie ad una segretaria efficientissima che scandisce il ritmo delle giornate e riprogramma eventuali imprevisti.

Noi comuni mortali non abbiamo una segretaria, non passiamo da una riunione a una call tutto il giorno e forse non siamo nemmeno troppo rampanti. E quindi? Perché dovremmo perdere tempo a pianificare le cose da fare durante la settimana, soprattutto se poi l’unico risultato è scoprire che la pianificazione è bella sulla carta ma impossibile da rispettare?

E allora continuiamo a navigare a vista, a tenere in testa gli appuntamenti e la lista dei todo, a passare da un’attività all’altra come un colibrì impazzito e a far incastrare impegni, figli, fidanzati, amici, lavoro, genitori, libri, spesa, viaggi, pasti, sport grazie a un potente allenamento di salti mortali tripli carpiati. Ma anche se non sei un amministratore delegato, non ti rendi conto che anche la tua vita è piena zeppa di cose da fare? E quindi, te lo dico, hai bisogno di un piano!

Il planning settimanale: partiamo dalla lista delle cose da fare!

La prima cosa da fare per pianificare al meglio la settimana è stilare la benedetta lista delle cose da fare! Scrivi le cose che hai in testa in modo da non dovertele ricordare. Tutti i cerchi aperti sono potenziali interruzioni perché ti tornano in mente mentre stai facendo altro!

Se alcune attività sono complesse o richiedono più tempo o risorse, prenditi qualche minuto per creare una sotto-lista delle cose che servono per quella attività. Per esempio, se hai scritto: “Preparare slide corso” forse è utile creare una sotto-lista tipo:

  1. Cercare template carta intestata
  2. Scrivere script
  3. Pensare al titolo
  4. Scaricare immagini
  5. Fare una copia di backup
  6. Creare il pdf

È come scrivere: “fare torta” e non fare la lista degli ingredienti che servono per farla!

Quanto ci metti a fare le cose?

Una cosa molto utile è cercare di stimare quanto tempo ci metti a fare le cose. Riprendi quindi la tua lista e prova a scrivere di fianco il tempo che ci metti (che pensi di metterci) a fare le cose. Meglio ancora se lo fai con le sotto-liste.

È tutto urgente? Sai, vero, che se tutto è urgente, niente è urgente?

Non puoi fare tutto subito, quindi decidi quando fare le cose: prendi un calendario settimanale e distribuisci le cose da fare tenendo presente:

  • Eventuali scadenze.
  • Le priorità.
  • Il tempo a disposizione.
  • La tua energia

Nel momento in cui inizi a mettere nero su bianco le attività che devi/puoi/vuoi fare durante la giornata ti renderai subito conto che nello spazio di una giornata ci stanno molte meno cose di quelle che pensi ci possano stare. Se questo da un lato può essere frustrante (cavolo, pensavo di essere Wonder Woman!), dall’altro ti fa capire perché a fine giornata ti sembra di aver corso come un matto e di aver invece concluso poco: avevi (erroneamente) pensato di poter fare più cose di quelle che puoi fare nelle ore che hai a disposizione.

immagine di un modello di calendario per la pianificazione settimanale

Come si organizza, in pratica, l’agenda settimanale?

Ecco a te il planning settimanale da scaricare e compilare. Stampalo o riproducilo a penna su un foglio, e scrivi le cose da fare alla mattina e al pomeriggio. Come vedi non ci sono segnate le fasce orarie come nelle classiche agende (8.00; 9.00; 10;00, ecc…) questo perché – a mio parere – è molto difficile pianificare la giornata “dalle alle”. Meglio scrivere indicativamente le macro-attività che si vogliono fare e distribuirle durante la settimana.

Questo vale sia per le cose di lavoro che per le cose personali. La pianificazione, fatta in questo modo, è un piano di massima che ti serve per avere una panoramica generale delle cose che vuoi/devi fare.

Ma io non ho carta bianca, ho un sacco di appuntamenti fissi! Come faccio?

In questo caso è ancora più importante capire come distribuire le “altre” cose da fare proprio perché la tua giornata è già spezzettata con appuntamenti prefissati. Se non ti imponi di distribuire le altre attività il rischio è che passi tutta la giornata a fare solo le cose impostate da altri. In questo caso, saper stimare il tempo delle cose da fare è ancora più importante perché devi sapere cosa puoi fare se hai 30 minuti o 2 ore disponibili.

Ci ho provato tante volte ma non funziona

Quando si decide che è arrivato il momento di “cambio modo di lavorare, da oggi compro l’agenda e pianifico tutto” il risultato è che si eccede nella iperorganizzazione creando piani troppo rigidi che alla prima telefonata saltano in aria.

Prova a pianificare una attività durante questa settimana, una sola attività e affronta il resto della tua lista come fai di solito. Ma per una attività decidi quando farla e scrivila nel piano. E poi raccontami come è andata!

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