Come fare to do list efficaci

Capita anche a te di avere troppe cose per la testa? Pensieri, progetti, cose fa fare e idee tutti mescolati insieme e ti sembra di scoppiare?

Questo è il momento di fare una to do list, una lista per svuotare la tua testa da tutto quel ronzio e sapere sempre cosa devi fare.

Cos’è una to do list e a cosa serve

Una to do list è, letteralmente, una lista di cose da fare. Un semplicissimo strumento di gestione delle attività che può aiutare molto a rimanere sul pezzo e sapere sempre cosa fare in quale momento.

Se hai provato a usare questo strumento, ma invece di aiutarti ha generato in te un picco d’ansia, probabilmente non l’hai usato nel modo più efficace per te.

Capita, a volte, di creare delle to do list infinite che vanno avanti per pagine e pagine dove tutto è scritto alla rinfusa e mano mano che compiliamo la lista ci prende l’angoscia di dover fare “tutta quella roba” e non avere il tempo per farla!

Il mio suggerimento è quello di non lasciarsi sopraffare da quell’infinità di attività: il segreto è quello di trattare questa lista-papiro come un primo passaggio necessario a mettere nero su bianco tutto quello che affolla la nostra testa, ma poi non finisce lì!

Questo primo passaggio si chiama braindump e ne abbiamo scritto qui.

Fare un braindump significa svuotare la mente, proprio come se svuotassi un cassetto della tua scrivania, dove tutte le cartacce e gli oggetti sono alla rinfusa.

Quegli “oggetti” sono i tuoi pensieri e le tue idee. Prima di poterle gestire vanno messe in ordine.

Quando si fa un braindump non è importante dare subito un senso a quello che abbiamo nella testa: l’importante è andare a pescare fino all’ultimo pensiero nascosto nei meandri della mente e buttarlo fuori. Nella tua testa ci possono essere pensieri legati ad attività lavorative, familiari, obiettivi personali e chi più ne ha più ne metta e l’ordine con cui ti vengono in mente queste attività può essere del tutto casuale. Non ti irrigidire nel volere dare subito una struttura a questi pensieri!

Quando avrai scritto tutto, ma proprio tutto, potrai passare al vaglio queste attività, potrai soppesarle e prendere una decisione per ciascuna.

In queste liste infinite, infatti, si infilano anche cose che non hanno una reale importanza, ma hanno la pessima abitudine di pressarci fino a quando non le prendiamo in considerazione. Svuotare la mente serve soprattutto a stanare quello che non conta ed eliminarlo e dare invece valore e attenzione a quello che è prioritario.

Potrai ad esempio accorgerti che ci sono attività che ti ostinavi a tenere a mente ma che a una analisi più approfondita non devi o non vuoi più fare. Oppure ci sono attività che non sono rilevanti in questo momento e che vanno rimandate a fasi successive. Tenerle davanti agli occhi in una to do list che consulti quotidianamente potrebbe non avere senso. Sarebbero solo lì a darti la sensazione che sei indietro sulle tue attività.

Altre attività invece potrebbero avere già una scadenza, come ad esempio gli appuntamenti. Ti consiglio di togliere questo tipo di attività dalle tue to do list e di inserirle direttamente nella tua agenda o calendario con tutte le informazioni utili relative a quell’impegno.

Come rendere efficace una to do list

A seconda delle voci che avrai scritto dovrai poi fare delle suddivisioni che sono strettamente personali. Dovrai infatti capire quali categorie sono per te più funzionali.

Per darti un’idea delle infinite possibilità, potresti suddividere le attività:

  • per obiettivo
  • per progetto
  • per priorità
  • per urgenza (da fare oggi o domani)
  • da fare in settimana
  • sogni da realizzare
  • da fare al computer
  • lista di telefonate
  • da fare fuori casa
  • da fare in casa
  • da fare in ufficio
  • personali
  • lavorative
  • familiari (figli, genitori)
  • da delegare o delegate da verificare

Come vedi le possibilità sono veramente tantissime e non c’è una soluzione universalmente più valida di un’altra, perché dipende necessariamente da cosa serve a te e come ti viene più comodo depositare e ritrovare le informazioni.

Come scrivere le attività

Per quanto riguarda le singole voci all’interno delle to do list, ci sono dei criteri che possono aiutarti a gestire più rapidamente le tue attività:

  1. definisci le attività usando un verbo che indichi un’azione da compiere, ad esempio: preparare presentazione Cliente XY è più efficace di un generico PPT. Infatti, meglio riesci a definire l’azione da compiere più ti rendi conto se sia chiaro l’obiettivo da raggiungere con quell’azione. Inoltre ti aiuta a individuare anche gli altri passi da compiere successivamente. Per tornare all’esempio precedente, potrebbe suggerirti di mettere in lista anche la voce: “prendere appuntamento con Cliente XY per presentazione”
  2. se ci sono progetti o attività ricorrenti, dalla to do list potresti creare una check list, ovvero una lista di controllo dove inserisci tutta la sequenza di azioni da svolgere per avere la certezza di aver seguito tutti i passaggi. In questo modo non dovrai perdere tempo a riscrivere da zero la lista di quella determinata attività
  3. cerca sempre di stimare il tempo dell’attività e di indicare una scadenza entro cui compierla (specialmente se è una scadenza che ti dai tu e non è imposta da altri). Scrivi queste informazioni accanto alla voce in lista così ti aiuterà a sapere sempre quale attività puoi svolgere in base al tempo che hai a disposizione

E tu sei fan delle to do list? Hai altri suggerimenti da inserire in questa… lista?

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