Gestione del tempo: 10 motivi per imparare a delegare

Delegare è meglio che schiattare! Come dicevo nel mio post precedente è importante capire perché delegare, cosa delegare e a chi e poi anche come delegare.

Sei un manager, un’imprenditrice o la responsabile di uno studio associato?  In questo post vediamo perché è importante delegare. Partiamo dalle domande fondamentali, che poi sono quelle che fanno muovere tutto.

L’unico vero modo per risparmiare tempo è far fare le cose agli altri 

Non riuscirò mai a fare tutto”, “Potrei stare in piedi tutta la notte e non riuscirei comunque a finire”, “Anche a lavorare sabato e domenica non riuscirei a mettermi in pari”. Sounds familiar?

Lo so. Siam messi male.

Come diceva sempre una mia “capa” bravissima, cintura nera di delega efficace, “l’unico vero modo per risparmiare tempo è far fare le cose agli altri”. Grande Valérie, son d’accordo!

Ho lavorato 20 anni in grandi multinazionali come coordinatrice Human Resources e assistente di amministratori delegati in reparti da 200 o 500 persone e queste erano le tipiche frasi che si sentivano in giro:

  • Faccio prima a spiegarlo che a farlo.
  • Non ho mica il tempo di star lì a spiegare, che si comprino la palla di vetro!
  • … e poi non mi danno mai la “torta finita”.
  • ‘Sti ragazzi sono troppo giovani, son veloci, ma quando fan le cose manca sempre un pezzo.
  • Son troppo vecchi, troppo lenti, non ce la fanno a star dietro alle nuove tecnologie.
  • Io ci provo a delegare, ma poi mi tocca sempre ricontrollare tutto.
  • Le nostre persone non sono all’altezza, non hanno l’approccio mentale giusto.
  • E poi son già tutti pieni di roba da fare, non hanno il tempo…

Alla fine, scava, scava, scava, si capiva che, che i motivi per cui manager e dirigenti non riuscivano a delegare erano fondamentalmente due: la paura di non riuscire a tenere la situazione sotto controllo, o quella di essere messi in ombra. O entrambe, condite con una dose variabile di perfezionismo.

Come coach e professional organizer, oggi, fra i clienti che arrivano alla disperata ricerca di tempo ritrovo le stesse identiche frasi.

La matrice di Eisenhower e la capacità di delega

Sì, perché l’effetto collaterale di questo atteggiamento è una cronica mancanza di tempo per fare “altre cose”, soprattutto “cose importanti”.

Come ci spiega bene la matrice di Eisenhower, se non ne sai niente clicca qui,  la maggior parte di noi passa il suo tempo nel primo quadrante, quello delle attività urgenti e non importanti, cioè affaccendato  e affannato in attività di poco conto che divorano un sacco di energie senza che l’effetto sia davvero rilevante. Attività a basso impatto.

Per riuscire a guadagnare tempo da dedicare alle “attività importanti e non urgenti” dobbiamo pescare dai quadranti bassi della matrice, quelli delle attività da eliminare o da delegare.

E tu lo sai quali sono le tue “attività importanti”, quelle ad “alto impatto”?  Quelle che vorresti portare avanti e per le quali non hai mai tempo?

10 validi motivi per iniziare a delegare subito

Le “cose importanti”, le attività ad “alto impatto”, variano da persona a persona, ma pur con le dovute varianti, negli anni ho notato una certa ricorrenza nelle motivazioni per cui imprenditrici, manager, titolari d’impresa, responsabili di vario genere vogliono o devono assolutamente imparare a delegare.

Ecco qui la top ten dei perché è importante delegare:

  1. Fa guadagnare tempo prezioso per altre opportunità di business e per avere una visione strategica.
  2. Permette più accuratezza nelle attività che hai selezionato.
  3. Fa aumentare la capacità produttiva tua e dei tuoi collaboratori.
  4. Consente una maggiore velocità nelle risposte e quindi i tuoi clienti sono più soddisfatti.
  5. Permette di guardare ad un vecchio problema da un’altra prospettiva e trovare nuove soluzioni.
  6. Fa scoprire potenzialità nascoste fra le persone che lavorano insieme a te.
  7. Aumenta la motivazione e il coinvolgimento dei tuoi dipendenti/collaboratori.
  8. Ridistribuisce il carico di lavoro fra le tue persone.
  9. Ti permette di liberare tempo da dedicare alle tue passioni (famiglia sport, musica, cinema…).
  10. Ti libera da un ritmo insostenibile che genera stress.

Qualcuno di questi perché è anche il tuo?

Alla fine, pensaci bene, ma che soddisfazione è quella di dire: “Devo sempre fare tutto io”?

Ma capire perché non basta, bisogna capire anche cosa delegare e a chi, e di questo ne parlo nel prossimo articolo.

Se non puoi aspettare l’uscita dei prossimi 3 articoli perché ormai da tempo hai capito che la famosa frase “faccio prima a farlo che a spiegarlo” non funziona proprio, prenota qui la tua consulenza gratuita.

È la spinta che aspettavi per passare dal “fai da te” a “fallo fare agli altri”!

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