Workation: lavorare in vacanza

Personalmente sono una grande fan del lavoro da remoto: ho deciso che avrei lavorato ovunque diversi anni fa, lasciando gli ormeggi e viaggiando con l’ufficio nello zaino e con un solo bagaglio a mano per visitare posti nuovi, senza però mai perdermi un appuntamento di lavoro.

Un’opportunità bellissima, non sempre facile, che richiede una bella dose di organizzazione e di adattabilità. Connessioni non sempre ottimali, postazioni inospitali, in alcuni casi anche fusi orari diversi da gestire senza però far ricadere le mie scomodità su clienti, fornitori o le mie socie.

Ora che il lavoro da remoto è stato sdoganato e siamo tutti molto smart, non è raro imbattersi in lavoratori con il computer sotto l’ombrellone, che fanno call di lavoro urlando sul bagnasciuga e che si portano lo stress da ufficio nella borsa da mare. Da veri “milanesi imbruttiti”.

Mi pare che molte persone si siano fatte prendere troppo la mano da questa occasione e hanno perso di vista il limite.

Lavorare ovunque è un’opportunità che io stessa caldeggio, d’altro canto sono ben conscia che si può trasformare in un boomerang e in un attimo ci si ritrova a lavorare sempre, anche quando si parte per le ferie. E quindi ciao vacanza.

Come fare quindi a coniugare le esigenze lavorative con l’essere in vacanza?

Lo spazio di lavoro in vacanza

Nei nostri corsi parliamo spesso dell’importanza di organizzare lo spazio fisico di lavoro per riuscire a mantenere alta la concentrazione sulle attività da svolgere.

Molte persone, ad esempio, si sono rese conto che lavorare da casa quando non c’è uno spazio di lavoro dedicato, crea diversi problemi, perché ci si ritrova a lavorare ovunque. Un po’ sul divano, un po’ sul balcone, un po’ sul tavolo da cucina, gomito a gomito con i figli in dad e altri congiunti in smart working.

Avere uno spazio sacro dedicato solo al lavoro, infatti, vuol dire anche poter circoscrivere un tempo limitato al lavoro e preservare gli altri spazi domestici per le attività familiari o di relax.

Ecco perché quando ci portiamo il lavoro in vacanza, altrimenti detto workation, e addirittura in spiaggia, rischiamo di invadere con il lavoro gli spazi sacri dedicati al riposo e allo svago.

Quando si porta il lavoro in viaggio, infatti, è necessario organizzarsi per trovare degli spazi che possano garantire la concentrazione e che siano il più possibile separati dalle altre aree.

Anche in una stanza d’albergo che non prevede grandi possibilità, suggerisco di non lavorare dal letto ma di sfruttare le scrivanie o i tavolini, specialmente per le videochiamate. Non solo perché ne va della nostra professionalità se gli interlocutori riconoscono la location, ma anche perché la postura che assumiamo sul letto ci cambia la voce e l’approccio al lavoro.

Lo stesso vale per il lettino in piscina. Con l’aggravante del vociare che mina la concentrazione.

Provare per credere.

Il profilo dei vacanzieri con computer

Chi parte per le vacanze col computer probabilmente nel suo lavoro ha delle grosse responsabilità. Titolari, imprenditrici, AD di aziende: tutti questi profili sono i candidati ideali per portarsi dietro il lavoro ovunque vadano. Se hai un’azienda o la gestisci, non c’è mai un momento in cui puoi veramente disinteressarti dell’attività lavorativa. Forse anche perché per queste persone il lavoro è un sasso, ovvero una di quelle attività molto importanti e imprescindibili nella loro giornata-barattolo**.

Si tratta di lavoratori che strutturano la giornata di vacanza in funzione delle riunioni, dei contratti da rivedere, o delle telefonate coi clienti.

Il problema è che molto spesso arrivano a non staccare mai, perché il lavoro, quando non è circoscritto nel tempo e nel luogo, potrebbe espandersi per tutto il giorno e per tutta la durata delle ferie.

Da un lato tutti sentono l’esigenza di staccare almeno per qualche giorno e godersi una bella pausa rigenerante, dall’altro c’è l’ansia di essere sommersi dalle mail e dai problemi se si perde il flusso.

Bisogna trovare una quadra.

**La giornata-barattolo è un’unità di misura che indica che il tempo in una giornata è finito come lo spazio in un barattolo. Per riuscire a fare le attività della propria to-do list bisogna iniziare a riempirlo con quelle più importanti prima, ovvero i sassi, e quelle di importanza inferiore, ovvero ghiaia e sabbia, solo dopo.

Lavorare in vacanza o vacanzare al lavoro?

Se anche tu ti stai chiedendo come mandare avanti il lavoro, garantirti dei momenti di relax, preservare i rapporti familiari e un minimo di sanità mentale, fai mente locale su questi 3 aspetti prima di partire per le vacanze.

Chiarire

  • quali attività devo svolgere tassativamente quest’estate?
  • quanto tempo mi servirà per completare queste attività?
  • quali attività di mantenimento devo considerare nella mia giornata (ad esempio la lettura delle mail)? e quanto tempo voglio dedicare a queste attività?
  • quante ore totali giornaliere voglio dedicare al mio lavoro? posso stabilire sempre la stessa fascia oraria?

Quest’ultimo punto è fondamentale: quando non abbiamo dei limiti, infatti, tendiamo a riempire tutto il tempo a nostra disposizione. Mettere dei paletti ci “costringe” a stare nei tempi, preservando così il resto della giornata

Comunicare con il team

Una volta chiariti gli aspetti del punto precedente, comunica con il tuo team e informalo che sarai reperibile solo in alcuni momenti della giornata. Fissa già gli incontri di allineamento in cui vedere l’avanzamento dei lavori e rispondere a eventuali dubbi e domande.

Chiarisci anche che leggerai le email solo in determinati momenti della giornata e che probabilmente non risponderai subito.

Il presupposto per partire con maggiore serenità, è avere un team di lavoro affidabile e autonomo che anche in tua assenza sia in grado di svolgere il lavoro con efficacia ed efficienza. Se il tuo team non ha questi requisiti, potrai farci poco a fine luglio. Ma invece di farti prendere dall’ansia, gioca d’anticipo sull’estate 2022 e organizza un corso di formazione ad hoc con noi per il tuo team a settembre!

Emergenze

Già lo so che l’idea di non guardare le email per alcune ore al giorno ti mette ansia, perché -si sa- “potrebbe sempre arrivare una mail urgente e non si può non rispondere subito” (cit.)

Stabilisci quindi con il tuo team:

  1. che la mail non è lo strumento per comunicare le urgenze
  2. quali sono le reali emergenze per cui ti possono chiamare a tutte le ore anche se sei in cima all’Everest
  3. se ci sono delle procedure da attivare in autonomia appena si verifica una delle emergenze del punto b)
  4. che tutto il resto può aspettare le riunioni di allineamento o la lettura delle mail il giorno dopo

Se le “emergenze” arrivano dai clienti via mail:

Assicurati di aver attivato il risponditore automatico in cui dici che non puoi rispondere e indichi quale persona/numero contattare in caso di emergenza.

Il tuo team saprà che dovrà avvisarti se si tratta di reale emergenza.

In conclusione, quando sei in vacanza rispetta i limiti che hai stabilito e che sono funzionali per te e cerca di goderti anche i momenti di pausa.

Buona estate e buona lavoranza!

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