Un percorso formativo di gruppo dedicato a dipendenti e management,
per imparare a organizzare in maniera ottimale il tempo e il lavoro in ufficio.
per imparare a organizzare in maniera ottimale il tempo e il lavoro in ufficio.
1. Intro
Modulo introduttivo dell’intero progetto:
• Condividiamo i passi del percorso
• Facciamo il focus sull’organizzazione personale
• Esploriamo le problematiche di gruppo
• Affrontiamo il tema delle abitudini, la loro importanza e come utilizzarle per produrre il cambiamento
• Condividiamo i passi del percorso
• Facciamo il focus sull’organizzazione personale
• Esploriamo le problematiche di gruppo
• Affrontiamo il tema delle abitudini, la loro importanza e come utilizzarle per produrre il cambiamento
È fondamentale per:
• Fornire una mappa di orientamento ai partecipanti
• Condividere gli obiettivi del corso
• Generare curiosità e coinvolgimento nel progetto
• Farsi contagiare positivamente
• Fornire una mappa di orientamento ai partecipanti
• Condividere gli obiettivi del corso
• Generare curiosità e coinvolgimento nel progetto
• Farsi contagiare positivamente
2. Spazio
Una postazione organizzata aiuta a lavorare meglio, libera pensieri e creatività.
Lo spazio influenza chi lo vive: ambienti funzionali, ariosi, luminosi hanno un impatto positivo sull’organizzazione del lavoro.
Lo spazio influenza chi lo vive: ambienti funzionali, ariosi, luminosi hanno un impatto positivo sull’organizzazione del lavoro.
PRIMA
• Confusione, disordine, disorganizzazione.
• Ambienti poco funzionali.
• Tensione tra colleghi, stress.
DOPO
• Scrivanie e uffici accoglienti.
• Spazi più funzionali.
• Ambienti più belli e armoniosi.
• Riduzione dei conflitti negli uffici condivisi.
• Confusione, disordine, disorganizzazione.
• Ambienti poco funzionali.
• Tensione tra colleghi, stress.
DOPO
• Scrivanie e uffici accoglienti.
• Spazi più funzionali.
• Ambienti più belli e armoniosi.
• Riduzione dei conflitti negli uffici condivisi.
3. Tempo
Il tempo è uguale per tutti, quello che fa la differenza è l’uso che ne facciamo.
Con questo modulo si chiariscono i concetti di urgenza e di importanza (se tutto è urgente, niente è urgente) per capire anche come risparmiare energie e denaro e organizzare il tempo in maniera ottimale.
Con questo modulo si chiariscono i concetti di urgenza e di importanza (se tutto è urgente, niente è urgente) per capire anche come risparmiare energie e denaro e organizzare il tempo in maniera ottimale.
PRIMA
• Sembra di lavorare al pronto soccorso.
• Si spreca tempo ma non si sa come.
• Dopo una giornata di corsa non si è concluso niente.
• Energie psicofisiche in costante calo.
DOPO
• Priorità chiare.
• Stop ai ladri di tempo e alla procrastinazione.
• Aumento dell’attenzione e della concentrazione.
• Sembra di lavorare al pronto soccorso.
• Si spreca tempo ma non si sa come.
• Dopo una giornata di corsa non si è concluso niente.
• Energie psicofisiche in costante calo.
DOPO
• Priorità chiare.
• Stop ai ladri di tempo e alla procrastinazione.
• Aumento dell’attenzione e della concentrazione.
4. Pianificazione
Pianificare vuol dire definire obiettivi e tempi di realizzazione di un progetto.
Impariamo come organizzare il lavoro in ufficio individuando risorse e step intermedi, prevedendo margini per gestire gli imprevisti e rimodellando il piano secondo nuovi parametri, per poi godersi i risultati.
Impariamo come organizzare il lavoro in ufficio individuando risorse e step intermedi, prevedendo margini per gestire gli imprevisti e rimodellando il piano secondo nuovi parametri, per poi godersi i risultati.
PRIMA
• Non si capisce chi fa cosa e quando.
• Ritardi nelle consegne.
• Imprevisti all’ordine del giorno.
• Standard di qualità poco soddisfacenti.
• Sensazione di “perdere i pezzi”.
• Dispendio di energie, tempo e denaro.
DOPO
• Chiarezza degli attori coinvolti.
• Tempi di consegna rispettati.
• Gestione degli imprevisti senza stress.
• Innalzamento degli standard di qualità.
• Controllo di tutte le fasi pianificate.
• Flusso di lavoro più fluido.
• Maggior attenzione ai costi.
• Meno sprechi.
• Non si capisce chi fa cosa e quando.
• Ritardi nelle consegne.
• Imprevisti all’ordine del giorno.
• Standard di qualità poco soddisfacenti.
• Sensazione di “perdere i pezzi”.
• Dispendio di energie, tempo e denaro.
DOPO
• Chiarezza degli attori coinvolti.
• Tempi di consegna rispettati.
• Gestione degli imprevisti senza stress.
• Innalzamento degli standard di qualità.
• Controllo di tutte le fasi pianificate.
• Flusso di lavoro più fluido.
• Maggior attenzione ai costi.
• Meno sprechi.
5. E-mail
Le mail sono troppe, arrivano a tutte le ore e l’uso si è trasformato in abuso.
Rivedere alcune regole di base e condividere in gruppo le migliori modalità di utilizzo può trasformare la posta elettronica in uno strumento strategico ed efficiente.
Rivedere alcune regole di base e condividere in gruppo le migliori modalità di utilizzo può trasformare la posta elettronica in uno strumento strategico ed efficiente.
PRIMA
• Email scritte male, incomplete, poco chiare.
• Incapacità di gestire i flussi di email in entrata.
• Inbox intasato e usato come deposito.
• Email overload.
DOPO
• Email più concise ed efficaci
• Flussi in entrata ridotti.
• Organizzazione efficiente delle cartelle.
• Inbox più snello.
• Strumenti alternativi all’e-mail.
• Email scritte male, incomplete, poco chiare.
• Incapacità di gestire i flussi di email in entrata.
• Inbox intasato e usato come deposito.
• Email overload.
DOPO
• Email più concise ed efficaci
• Flussi in entrata ridotti.
• Organizzazione efficiente delle cartelle.
• Inbox più snello.
• Strumenti alternativi all’e-mail.
6. Archivio
L’archivio è un patrimonio aziendale non valorizzato adeguatamente.
Bastano poche regole condivise per trovare un sistema, cartaceo e digitale, per archiviare i documenti in modo univoco.
Bastano poche regole condivise per trovare un sistema, cartaceo e digitale, per archiviare i documenti in modo univoco.
PRIMA
• Mancanza di una policy comune.
• Impossibile trovare i documenti condivisi.
• Gestione dei file arbitraria.
• Ultime versioni discordanti.
• Proliferazione di file e cartelle.
DOPO
• Individuazione di un responsabile.
• Un sistema che funzioni per tutti.
• Uniformità nell’archiviazione.
• Chiarezza nelle versioni.
• Meno spazio occupato su hard disk.
• Mancanza di una policy comune.
• Impossibile trovare i documenti condivisi.
• Gestione dei file arbitraria.
• Ultime versioni discordanti.
• Proliferazione di file e cartelle.
DOPO
• Individuazione di un responsabile.
• Un sistema che funzioni per tutti.
• Uniformità nell’archiviazione.
• Chiarezza nelle versioni.
• Meno spazio occupato su hard disk.
7. Riunioni
Le riunioni sono uno strumento strategico per le aziende ma spesso sono viste come una perdita di tempo. E allora è importante imparare a farle bene.
PRIMA
• Troppe riunioni, lunghe e spesso inconcludenti.
• Mancanza di preparazione, documenti mancanti, ritardi.
• Alla fine non si capisce mai chi deve fare cosa e quando.
DOPO
• Riunioni più brevi e dritte al punto.
• Linee guida chiare per rendere le riunioni efficaci.
• Controllo dei compiti e del “chi fa cosa e quando”.
• Troppe riunioni, lunghe e spesso inconcludenti.
• Mancanza di preparazione, documenti mancanti, ritardi.
• Alla fine non si capisce mai chi deve fare cosa e quando.
DOPO
• Riunioni più brevi e dritte al punto.
• Linee guida chiare per rendere le riunioni efficaci.
• Controllo dei compiti e del “chi fa cosa e quando”.
8. Feedback
Guardiamo insieme le tappe del percorso appena concluso.
Ripassiamo insieme le principali tecniche di organizzazione del lavoro in ufficio e grazie al feedback di tutti consolidiamo gli avanzamenti condivisi durante tutto il percorso.
Ripassiamo insieme le principali tecniche di organizzazione del lavoro in ufficio e grazie al feedback di tutti consolidiamo gli avanzamenti condivisi durante tutto il percorso.
A cosa serve:
• Attraverso il riepilogo finale, si analizzano i risultati raggiunti e cosa è cambiato.
• Quali sono le problematiche emerse e come sono state risolte dai partecipanti.
• Quali criticità rimangono ancora da risolvere e come prevedono di affrontarle.
• Attraverso il riepilogo finale, si analizzano i risultati raggiunti e cosa è cambiato.
• Quali sono le problematiche emerse e come sono state risolte dai partecipanti.
• Quali criticità rimangono ancora da risolvere e come prevedono di affrontarle.
9. Follow Up
A un paio di mesi di distanza individuiamo e valorizziamo le best practice organizzative messe in atto. Coinvolgiamo attivamente il gruppo a mantenere fresca e viva la pratica dell’organizzazione e a individuare nuovi obiettivi di miglioramento.
A cosa serve:
• Ad avere un appuntamento in cui presentare, raccontare e condividere i risultati raggiunti.
• A far emergere e valorizzare gli sforzi e le pratiche di successo.
• A definire nuovi obiettivi per instaurare l’abitudine al miglioramento continuo.
• Ad avere un appuntamento in cui presentare, raccontare e condividere i risultati raggiunti.
• A far emergere e valorizzare gli sforzi e le pratiche di successo.
• A definire nuovi obiettivi per instaurare l’abitudine al miglioramento continuo.
20 ore
Max. 16 persone
In azienda
MAPPATURA
Analisi e raccolta dati per individuare criticità e problemi da risolvere.
FORMAZIONE
Ogni tema trattato a livello teorico e pratico. 8 moduli + follow up.
RELAZIONE FINALE
Analisi dei problemi riscontrati. Suggerimento di miglioramento e di ottimizzazione.