Un percorso formativo di gruppo dedicato a dipendenti e management, per imparare a organizzare in maniera ottimale il tempo e il lavoro in ufficio.
MODULI DELLA FORMAZIONE
1. Intro
Modulo introduttivo dell’intero progetto: • Condividiamo i passi del percorso • Facciamo il focus sull’organizzazione personale • Esploriamo le problematiche di gruppo • Affrontiamo il tema delle abitudini, la loro importanza e come utilizzarle per produrre il cambiamento
È fondamentale per: • Fornire una mappa di orientamento ai partecipanti • Condividere gli obiettivi del corso • Generare curiosità e coinvolgimento nel progetto • Farsi contagiare positivamente
2. Spazio
Una postazione organizzata aiuta a lavorare meglio, libera pensieri e creatività. Lo spazio influenza chi lo vive: ambienti funzionali, ariosi, luminosi hanno un impatto positivo sull’organizzazione del lavoro.
PRIMA • Confusione, disordine, disorganizzazione. • Ambienti poco funzionali. • Tensione tra colleghi, stress.
DOPO • Scrivanie e uffici accoglienti. • Spazi più funzionali. • Ambienti più belli e armoniosi. • Riduzione dei conflitti negli uffici condivisi.
3. Tempo
Il tempo è uguale per tutti, quello che fa la differenza è l’uso che ne facciamo. Con questo modulo si chiariscono i concetti di urgenza e di importanza (se tutto è urgente, niente è urgente) per capire anche come risparmiare energie e denaro e organizzare il tempo in maniera ottimale.
PRIMA • Sembra di lavorare al pronto soccorso. • Si spreca tempo ma non si sa come. • Dopo una giornata di corsa non si è concluso niente. • Energie psicofisiche in costante calo.
DOPO • Priorità chiare. • Stop ai ladri di tempo e alla procrastinazione. • Aumento dell’attenzione e della concentrazione.
4. Pianificazione
Pianificare vuol dire definire obiettivi e tempi di realizzazione di un progetto. Impariamo come organizzare il lavoro in ufficio individuando risorse e step intermedi, prevedendo margini per gestire gli imprevisti e rimodellando il piano secondo nuovi parametri, per poi godersi i risultati.
PRIMA • Non si capisce chi fa cosa e quando. • Ritardi nelle consegne. • Imprevisti all’ordine del giorno. • Standard di qualità poco soddisfacenti. • Sensazione di “perdere i pezzi”. • Dispendio di energie, tempo e denaro.
DOPO • Chiarezza degli attori coinvolti. • Tempi di consegna rispettati. • Gestione degli imprevisti senza stress. • Innalzamento degli standard di qualità. • Controllo di tutte le fasi pianificate. • Flusso di lavoro più fluido. • Maggior attenzione ai costi. • Meno sprechi.
5. E-mail
Le mail sono troppe, arrivano a tutte le ore e l’uso si è trasformato in abuso. Rivedere alcune regole di base e condividere in gruppo le migliori modalità di utilizzo può trasformare la posta elettronica in uno strumento strategico ed efficiente.
PRIMA • Email scritte male, incomplete, poco chiare. • Incapacità di gestire i flussi di email in entrata. • Inbox intasato e usato come deposito. • Email overload.
DOPO • Email più concise ed efficaci • Flussi in entrata ridotti. • Organizzazione efficiente delle cartelle. • Inbox più snello. • Strumenti alternativi all’e-mail.
6. Archivio
L’archivio è un patrimonio aziendale non valorizzato adeguatamente. Bastano poche regole condivise per trovare un sistema, cartaceo e digitale, per archiviare i documenti in modo univoco.
PRIMA • Mancanza di una policy comune. • Impossibile trovare i documenti condivisi. • Gestione dei file arbitraria. • Ultime versioni discordanti. • Proliferazione di file e cartelle.
DOPO • Individuazione di un responsabile. • Un sistema che funzioni per tutti. • Uniformità nell’archiviazione. • Chiarezza nelle versioni. • Meno spazio occupato su hard disk.
7. Riunioni
Le riunioni sono uno strumento strategico per le aziende ma spesso sono viste come una perdita di tempo. E allora è importante imparare a farle bene.
PRIMA • Troppe riunioni, lunghe e spesso inconcludenti. • Mancanza di preparazione, documenti mancanti, ritardi. • Alla fine non si capisce mai chi deve fare cosa e quando.
DOPO • Riunioni più brevi e dritte al punto. • Linee guida chiare per rendere le riunioni efficaci. • Controllo dei compiti e del “chi fa cosa e quando”.
8. Feedback
Guardiamo insieme le tappe del percorso appena concluso. Ripassiamo insieme le principali tecniche di organizzazione del lavoro in ufficio e grazie al feedback di tutti consolidiamo gli avanzamenti condivisi durante tutto il percorso.
A cosa serve: • Attraverso il riepilogo finale, si analizzano i risultati raggiunti e cosa è cambiato. • Quali sono le problematiche emerse e come sono state risolte dai partecipanti. • Quali criticità rimangono ancora da risolvere e come prevedono di affrontarle.
9. Follow Up
A un paio di mesi di distanza individuiamo e valorizziamo le best practice organizzative messe in atto. Coinvolgiamo attivamente il gruppo a mantenere fresca e viva la pratica dell’organizzazione e a individuare nuovi obiettivi di miglioramento.
A cosa serve: • Ad avere un appuntamento in cui presentare, raccontare e condividere i risultati raggiunti. • A far emergere e valorizzare gli sforzi e le pratiche di successo. • A definire nuovi obiettivi per instaurare l’abitudine al miglioramento continuo.
20 ore
Max. 16 persone
In azienda
MAPPATURA
Analisi e raccolta dati per individuare criticità e problemi da risolvere.
FORMAZIONE
Ogni tema trattato a livello teorico e pratico. 8 moduli + follow up.
RELAZIONE FINALE
Analisi dei problemi riscontrati. Suggerimento di miglioramento e di ottimizzazione.
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