Organizzazione del lavoro in ufficio

Un percorso formativo di gruppo dedicato a dipendenti e management,
per imparare a organizzare in maniera ottimale il tempo e il lavoro in ufficio.

MODULI DELLA FORMAZIONE

moduli della formazione professional organizer9

1. Intro

Modulo introduttivo dell’intero progetto:
• Condividiamo i passi del percorso
• Facciamo il focus sull’organizzazione personale
• Esploriamo le problematiche di gruppo
• Affrontiamo il tema delle abitudini, la loro importanza e come utilizzarle per produrre il cambiamento
È fondamentale per:
• Fornire una mappa di orientamento ai partecipanti
• Condividere gli obiettivi del corso
• Generare curiosità e coinvolgimento nel progetto
• Farsi contagiare positivamente
moduli della formazione professional organizer1

2. Spazio

Una postazione organizzata aiuta a lavorare meglio, libera pensieri e creatività.
Lo spazio influenza chi lo vive: ambienti funzionali, ariosi, luminosi hanno un impatto positivo sull’organizzazione del lavoro.
PRIMA
• Confusione, disordine, disorganizzazione.
• Ambienti poco funzionali.
• Tensione tra colleghi, stress.

DOPO
• Scrivanie e uffici accoglienti.
• Spazi più funzionali.
• Ambienti più belli e armoniosi.
• Riduzione dei conflitti negli uffici condivisi.
moduli della formazione professional organizer2

3. Tempo

Il tempo è uguale per tutti, quello che fa la differenza è l’uso che ne facciamo.
Con questo modulo si chiariscono i concetti di urgenza e di importanza (se tutto è urgente, niente è urgente) per capire anche come risparmiare energie e denaro e organizzare il tempo in maniera ottimale.
PRIMA
• Sembra di lavorare al pronto soccorso.
• Si spreca tempo ma non si sa come.
• Dopo una giornata di corsa non si è concluso niente.
• Energie psicofisiche in costante calo.

DOPO
• Priorità chiare.
• Stop ai ladri di tempo e alla procrastinazione.
• Aumento dell’attenzione e della concentrazione.
moduli della formazione professional organizer3

4. Pianificazione

Pianificare vuol dire definire obiettivi e tempi di realizzazione di un progetto.
Impariamo come organizzare il lavoro in ufficio individuando risorse e step intermedi, prevedendo margini per gestire gli imprevisti e rimodellando il piano secondo nuovi parametri, per poi godersi i risultati.
PRIMA
• Non si capisce chi fa cosa e quando.
• Ritardi nelle consegne.
• Imprevisti all’ordine del giorno.
• Standard di qualità poco soddisfacenti.
• Sensazione di “perdere i pezzi”.
• Dispendio di energie, tempo e denaro.

DOPO
• Chiarezza degli attori coinvolti.
• Tempi di consegna rispettati.
• Gestione degli imprevisti senza stress.
• Innalzamento degli standard di qualità.
• Controllo di tutte le fasi pianificate.
• Flusso di lavoro più fluido.
• Maggior attenzione ai costi.
• Meno sprechi.
moduli della formazione professional organizer4

5. E-mail

Le mail sono troppe, arrivano a tutte le ore e l’uso si è trasformato in abuso.
Rivedere alcune regole di base e condividere in gruppo le migliori modalità di utilizzo può trasformare la posta elettronica in uno strumento strategico ed efficiente.
PRIMA
• Email scritte male, incomplete, poco chiare.
• Incapacità di gestire i flussi di email in entrata.
• Inbox intasato e usato come deposito.
• Email overload.

DOPO
• Email più concise ed efficaci
• Flussi in entrata ridotti.
• Organizzazione efficiente delle cartelle.
• Inbox più snello.
• Strumenti alternativi all’e-mail.
moduli della formazione professional organizer5

6. Archivio

L’archivio è un patrimonio aziendale non valorizzato adeguatamente.
Bastano poche regole condivise per trovare un sistema, cartaceo e digitale, per archiviare i documenti in modo univoco.
PRIMA
• Mancanza di una policy comune.
• Impossibile trovare i documenti condivisi.
• Gestione dei file arbitraria.
• Ultime versioni discordanti.
• Proliferazione di file e cartelle.

DOPO
• Individuazione di un responsabile.
• Un sistema che funzioni per tutti.
• Uniformità nell’archiviazione.
• Chiarezza nelle versioni.
• Meno spazio occupato su hard disk.
moduli della formazione professional organizer6

7. Riunioni

Le riunioni sono uno strumento strategico per le aziende ma spesso sono viste come una perdita di tempo. E allora è importante imparare a farle bene.
PRIMA
• Troppe riunioni, lunghe e spesso inconcludenti.
• Mancanza di preparazione, documenti mancanti, ritardi.
• Alla fine non si capisce mai chi deve fare cosa e quando.

DOPO
• Riunioni più brevi e dritte al punto.
• Linee guida chiare per rendere le riunioni efficaci.
• Controllo dei compiti e del “chi fa cosa e quando”.
moduli della formazione professional organizer7

8. Feedback

Guardiamo insieme le tappe del percorso appena concluso.
Ripassiamo insieme le principali tecniche di organizzazione del lavoro in ufficio e grazie al feedback di tutti consolidiamo gli avanzamenti condivisi durante tutto il percorso.
A cosa serve:
• Attraverso il riepilogo finale, si analizzano i risultati raggiunti e cosa è cambiato.
• Quali sono le problematiche emerse e come sono state risolte dai partecipanti.
• Quali criticità rimangono ancora da risolvere e come prevedono di affrontarle.
moduli della formazione professional organizer8

9. Follow Up

A un paio di mesi di distanza individuiamo e valorizziamo le best practice organizzative messe in atto. Coinvolgiamo attivamente il gruppo a mantenere fresca e viva la pratica dell’organizzazione e a individuare nuovi obiettivi di miglioramento.
A cosa serve:
• Ad avere un appuntamento in cui presentare, raccontare e condividere i risultati raggiunti.
• A far emergere e valorizzare gli sforzi e le pratiche di successo.
• A definire nuovi obiettivi per instaurare l’abitudine al miglioramento continuo.  
organizzazione e gestione aziendale
20 ore
organizzazione e gestione aziendale
Max. 16 persone
organizzazione e gestione aziendale
In azienda

MAPPATURA

Analisi e raccolta dati per individuare criticità e problemi da risolvere.

FORMAZIONE

Ogni tema trattato a livello teorico e pratico. 8 moduli + follow up.

RELAZIONE FINALE

Analisi dei problemi riscontrati. Suggerimento di miglioramento e di ottimizzazione.

Vuoi saperne di più?

Vorresti prenotare il percorso formativo “Organizzazione del lavoro in ufficio” o ricevere maggiori informazioni?
Puoi contattarci mandando un’e-mail a scrivici@organizzatessen.it.

Pin It on Pinterest

Vuoi ricevere la nostra guida veloce all'organizzazione?ISCRIVITI ALLA NEWSLETTER