Gestione del tempo: cinque domande frequenti

Recentemente, al Meetup POMO che co-organizzo a Verona, abbiamo parlato delle domande classiche sulla gestione del tempo che ci fanno i nostri clienti. Ecco qui le mie risposte a 5 quesiti interessanti.

1. Come faccio a fare tutto e a ottimizzare la gestione del tempo?

La vera verità è che non puoi! Mi piacerebbe avere la formula magica da consegnarti in un bel pacchetto regalo, ma il punto è che non si può fare tutto. Il tempo è come una scatola e a un certo punto finisce, non c’è più posto per niente. Puoi imparare a sistemare le cose in modo che ci stiano più cose possibili ma in ogni caso non puoi contare su uno spazio infinito. Prima ti rendi conto di questo limite fisico imprescindibile, prima inizierai a vedere le cose da un altro punto di vista. Non si tratta quindi di un problema di gestione del tempo, ma di organizzare le attività della giornata.

Immagina che il tuo tempo sia una scatola e che, naufragando su un’isola deserta, tu possa portare solo gli oggetti che stanno in questa scatola. Da quali oggetti inizi? Penso che inizierai a riempire la scatola con le cose per te importanti e poi, se avanza spazio, proverai a metterci dell’altro.

Ecco, con la gestione del tempo funziona allo stesso modo: pensa prima alle 3 cose importanti e poi alle altre attività. Gestire il tempo, quindi, ha più che altro a che fare con la gestione delle priorità. Se impari a farlo, vedrai che sollievo! Fare tanto di corsa e tutto male ti fa sentire insoddisfatto. Meglio fare una cosa in meno, ma fare bene.

2. Posso avere un clone?

Questo è un altro grande classico sulla gestione del tempo! Se la necessità è di fare il doppio delle cose, allora ti riporto al punto precedente. Se invece il motivo di avere un alter ego è per sbolognargli tutte le incombenze più noiose, allora ti chiedo: ma devi proprio fare tutto tu? C’è qualcosa che puoi delegare o spiegare agli altri? Delegare non è scaricare il barile, ma è dare fiducia e permettere agli altri di crescere (anche sbagliando!).
Questo vale sia al lavoro che a casa. So che “come te nessuno mai”! Ma ci sono cose che puoi delegare? Puoi farlo investendo tempo ed energia per spiegare come vuoi che vengano fatte le cose (ed è tempo poi tutto guadagnato) o investire più che altro su te stesso e accettare che gli altri le facciano in modo diverso dal tuo. Tutto dipende sempre da quanto peso dai al tempo che si libera!

ESERCIZIO: identifica un’attività che puoi delegare. Può essere una cosa di lavoro o un’attività legata alla tua vita privata. Poi contatta la persona che hai scelto e chiarisci la consegna.

3. Come faccio ad avere giornate di 48 ore?

Se avessi veramente giornate di 48 faresti per 48 ore quello che fai in 24. Cioè: continueresti a fare più cose contemporaneamente, risponderesti alle mail mentre sei al telefono, e staresti su WhatsApp mentre parli con gli altri. Se avessi giornate di 48 ore correresti per 48 ore! Prima di pensare di raddoppiare le ore nella tua giornata verifica quanto tempo sprechi, per esempio sui social. Se non sai come fare puoi scaricare una App che misura quanto usi lo Smartphone e che ti fa capire quanto tempo perso puoi recuperare. Non hai veramente bisogno di tempo extra, ma di attenzione. E per fare le cose con attenzione devi rallentare e iniziare a pensare a quali sono e come gestire le priorità della tua vita.

ESERCIZIO: Fai una cosa alla volta! Puoi aiutarti con la tecnica del pomodoro.

4. Mi sembra di fare mille cose ma poi non concludo niente

Mi sembra di fare mille cose, correre tutto il giorno, ma poi mi rendo conto di non aver fatto niente. Questa sensazione ce l’hai quando fai tante cose contemporaneamente, perché cerchi di stare dietro a tutto. Soprattutto alle urgenze dell’ultima ora e gli imprevisti, che sono all’ordine del giorno. Quando non hai ben presente quali sono le tue priorità, la giornata diventa una rincorsa a tutto quello che ti piove addosso: urgenze di altri, mail, notifiche, richieste. Se non hai chiare le tue priorità, e passi da una cosa all’altra, le priorità saranno dettate da tutto quello che ti succede attorno. Per riprendere il timone delle tue giornate devi partire dalla gestione delle tue priorità e dalla tua pianificazione. Non succede niente se rispondi a una mail o a un messaggio di WhatsApp qualche ora dopo.

5. Come faccio ad avere del tempo per me?

A questa domanda rispondo con un’altra domanda: ma se veramente avessi del tempo per te, facciamo finta che per un incantesimo proprio in questo momento si fermasse il mondo e avessi 2 ore disponibili, sapresti cosa fare? Se ti chiedessi di scrivere 1 o 2 o 3 cose che vuoi fare, riusciresti a scriverle di getto o dovresti pensarci? A volte ci lamentiamo di non avere tempo e non facciamo niente per conquistarlo, proteggerlo e difenderlo perché non abbiamo chiaro cosa vorremmo fare con del tempo extra.

Più chiarisci quali sono le cose importanti e quali sono le tue priorità, più ti verrà spontaneo prevedere e pianificare per prime queste attività e dedicare il resto del tempo al resto. E ti sarà più facile anche, ogni tanto, imparare a dire qualche No. In modo gentile e spiegando le tue ragioni. Se non fissi dei paletti (con il tuo calendario e le tue priorità) continuerai a dire sì a tutti e mai a te stesso.

ESERCIZIO: scrivi quali sono le cose che vorresti fare se avessi 2 ore extra in regalo e appendi questo foglio al frigo o in un altro posto dove lo vedi tutti i giorni!

Ho risposto anche a una domanda che ti ronzava nella testa? Se invece la tua domanda non c’è postala nei commenti!

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