Come organizzare la giornata in ufficio e preparare una presentazione

Oggi abbiamo il piacere di ospitare Anna Colagè, content strategist e UX copywriter, che ci racconta come pianificare il tempo in ufficio per preparare una presentazione nonostante le mille attività quotidiane e le distrazioni sempre in agguato. Buona lettura!

Il capo ti ha chiesto di preparare una presentazione per lunedì prossimo, ma, tra riunioni, telefonate ed emergenze da risolvere, sei arrivato a venerdì e non hai ancora scritto nulla. Ti sembra di averla già vissuta questa situazione? D’ora in poi con questi pratici consigli saprai come organizzare la tua giornata in ufficio e consegnare così la presentazione in tempo e senza fare straordinari!

Come organizzare la classica giornata in ufficio

Le giornate in ufficio possono essere davvero caotiche in alcuni periodi dell’anno. Scadenze improrogabili, fiere imminenti, seccature da gestire o momenti in cui i clienti sembrano essersi messi d’accordo e chiamano tutti insieme.

Ci sono altri casi che fanno parte della vita lavorativa, ma non riguardano strettamente l’operatività e che risucchiano allo stesso modo le tue energie e il tempo che hai a disposizione: la collega del cuore che ha bisogno di una spalla per risolvere il litigio d’amore alla pausa caffè o il collega scroccone (di tempo, intendiamoci!) che ti chiede per l’ennesima volta di rimandargli quel file che avevi archiviato nei meandri elettronici del tuo computer.

L’orologio però ticchetta inesorabile e il capo ha bisogno della presentazione per lunedì. Le tue giornate passano, di sicuro impegnate, ma la presentazione rimane solo una scritta cerchiata di rosso sulla tua agenda.

Abbiamo un problema Houston, un problema di cattiva gestione del tempo. Devi inserire presto una nuova abitudine che ti aiuti a schivare le distrazioni e a essere concentrato e produttivo per preparare la presentazione (ma potrebbe essere benissimo un altro documento).

Ritagliarti un’ora al giorno e mettere un freno alle distrazioni

Il primo consiglio è pensare qual è il momento della giornata in cui sei più tranquillo: quando il telefono non squilla, i colleghi non vengono in pellegrinaggio a chiederti informazioni o a fare due chiacchiere, il capo è in riunione.

Potrebbe essere appena arrivi in ufficio, subito dopo il rientro dalla pausa pranzo, durante la pausa pranzo stessa oppure verso la fine della giornata. Alcune persone si definiscono allodole e altre gufi a seconda del momento del giorno in cui sono più produttive: al mattino o alla sera.

Bene, ora devi congelarlo. Sì hai capito bene, congelarlo. Scrivi “presentazione” nella tua agenda in ogni porzione di tempo che hai scelto. Così entri nell’ordine di idee che è il periodo dedicato alla preparazione della presentazione.

Quanto tempo devi congelare? Due pomodori al giorno per 5 giorni sono sufficienti, ovvero due slot di tempo di 25 minuti seguiti da 5 di pausa. Pensi di potercela fare? Io credo proprio di sì!

Il primo passo è fatto. Ora devi eludere le distrazioni: tra queste te ne segnalo tre.

La prima è il telefono, grandissima fonte di distrazione, di cui però non puoi fare a meno per lavorare. Puoi chiedere a un collega di rispondere al tuo posto dicendo che restituirai il favore, oppure girare il telefono al centralino e farti lasciare il numero di telefono, il motivo della telefonata e dire che richiamerai appena possibile (in giornata o al massimo il giorno dopo). Ricordati di avvertire il tuo capo. Per un’ora non muore nessuno, giusto?

La seconda riguarda l’email (delle tempistiche con cui dai uno sguardo alla casella di posta elettronica ne abbiamo parlato nell’articolo sul controllo delle email). Puoi disattivare il sonoro che ti avverte quando arriva una email o chiudere il client di posta e dedicare due o tre momenti della giornata in cui rispondi.

La terza è rappresentata dai colleghi. Ci sono quelli che ti contattano per email e per telefono, ma con i consigli di poc’anzi te ne sei già liberato. E quelli che entrano nel tuo ufficio o sono i tuoi vicini di scrivania? Indossa un bel sorriso e declina gentilmente il caffè della tua collega del cuore per oggi, chiudi la porta del tuo ufficio e riaprila dopo i due pomodori, rispondi a una domanda sempre in modo garbato dopo una pausa calcolata (!), oppure senza alzare la testa dal pc.

Tutti segnali del corpo che rimandano a una sola cosa: sono concentrato, non mi disturbare, grazie.

Ricordati di rassicurare tutti che il caffè lo bevi volentieri domani, che finisci un’attività e dopo, tra un’ora o x tempo, sei subito dal collega, che quel documento è la prima cosa che guardi domani mattina, etc. Tutte parole magiche che non fanno rimanere male i tuoi interlocutori e li fanno sentire considerati.

Se lavori in un open-space e c’è una buona atmosfera tra i colleghi, puoi anche dire semplicemente che per un’ora non vuoi essere disturbato, magari con una battuta simpatica: “E ora sprofondo nella presentazione per un’ora. Ci vediamo dopo!”

Due pomodori al giorno per preparare una presentazione con i fiocchi

Ricavato il tempo per dedicarsi alla presentazione e messe al bando le distrazioni, entriamo nel merito della progettazione di una presentazione.

Fatti mandare il template delle presentazioni in uso in azienda in cui sono già stati definiti tipo e grandezza del font, colori, logo aziendale ed eventuale stock di foto in uso. Risparmi così molto tempo nel creare la presentazione adatta al tuo scopo.

All’inizio è meglio che lavori solo sui testi, durante la fase della struttura, così da non distrarti dagli aspetti grafici. Ogni tanto visualizza la presentazione in modalità griglia in modo da non perdere il filo logico e mantenere il quadro generale di tutte le slide.

Ogni giorno per 5 giorni dedica 2 pomodori intervallati da 5 minuti pausa. Nulla vieta di farne 3 in caso di necessità e di maggior disponibilità di tempo.

Suddividi quindi il tempo dei pomodori tra la raccolta delle fonti e delle immagini, tra la progettazione della struttura e la scrittura della prima bozza, tra l’editing e la revisione testi. Infine, dopo aver inserito le immagini e i grafici, ti concentri sull’effetto finale: tutto deve essere coerente e seguire la struttura iniziale, sia dal punto di vista visuale sia da quello concettuale.

Ogni giorno nei due pomodori di tempo dovrai eseguire le seguenti attività:

  1. lunedì: 1 pomodoro per raccogliere e studiare i materiali + 1 pomodoro per dedicarti alla struttura della presentazione.
  2. martedì: 1 pomodoro per la struttura della presentazione +1 pomodoro per scrivere la bozza dei testi.
  3. mercoledì: 1 pomodoro per approfondire i testi + 1 pomodoro per raccogliere immagini e grafici.
  4. giovedì: 1 pomodoro per approfondire i testi + ½ pomodoro per caricare le immagini e i grafici + ½ pomodoro per fare l’editing dei testi.
  5. venerdì: 1 pomodoro per dedicarti alla formattazione dei testi + 1 pomodoro per fare la revisione finale.

Ricorda di fare sempre la pausa di 5 minuti alla fine di ogni pomodoro. Se ti accorgi che ti servono più pomodori, aumenta il tempo che dedichi alla preparazione della presentazione e distribuiscilo su più giorni. Al termine di 4 pomodori dovrai invece fare una pausa più lunga di mezz’ora.

Preparare una presentazione è un lavoro di ricerca, sintesi e scrittura per il quale serve molta concentrazione. Con queste tecniche di gestione del tempo e grazie a questo pratico planning, impari a suddividerla in più fasi all’interno di una settimana lavorativa in cui hai anche molto altro da fare.
Ora che sai come organizzare la giornata lavorativa al meglio e hai imparato una nuova abitudine di scrittura, saprai affrontare le varie incombenze quotidiane ed evitare le pericolose distrazioni, rimanendo sempre al passo con le altre attività e senza fare straordinari. Invierai la presentazione per tempo e potrai così mettere una bella spunta sulla scritta cerchiata di rosso “presentazione”.

Guest post a cura di Anna Colagè, Content Strategist e UX Copywriter.

Chi è Anna Colagè

Anna Colagè, è esperta di progettazione di contenuti per il web, in particolare quelli scritti, con un occhio ai processi interni che li regolano e uno all’usabilità e alla gradevolezza per i lettori, senza perdere di vista i valori che si vogliono comunicare. Appassionata di tecniche di gestione del tempo, pilates e tennis, parla, sogna e scrive in italiano, inglese e tedesco. La puoi conoscere meglio nel suo sito web.

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