Faccio cose vedo gente, e i biglietti da visita?

Negli ultimi mesi ho spostato la mia presenza da online a offline, cioè ho iniziato a passare molto più tempo ad eventi e incontri rispetto a stare su Facebook o Linkedin. Il risultato è che i contatti, invece di concretizzarsi in like, si concretizzano in biglietti da visita. Tantissimi biglietti da visita. Ne sto collezionando davvero moltissimi: alcuni brutti, altri bellissimi, alcuni efficaci, altri che li guardi dopo qualche giorno e non hai idea di chi te li abbia dati. Soprattutto, a volte, non si capisce cosa fa la persona che te l’ha dato perché certe definizioni, per quanto intriganti, sono completamente incomprensibili.

Il consiglio organizzativo per i veri super organizzati

A questo punto dovrei darti il super consiglio organizzativo che è: ricopia subito i contatti nel tuo bel file Excel e, oltre i dati di contatto, compila anche le colonne:

  • Data dell’incontro
  • Evento dove hai incontrato questa persona
  • Cosa fa con parole tue (non solo la descrizione del biglietto da visita che il più delle volte vuol dire poco)
  • Impressioni (chiusura, curiosità, interesse alla tua professione, simpatia)
  • Sinergie (cioè se può essere un potenziale cliente, o un potenziale partner, o sponsor, o ospite ad un tuo evento, o tu ospite ad un suo evento… insomma il vero motivo per cui varrà la pena ricontattare questa persona in futuro)

Se poi sei proprio super smart allora puoi usare una delle tante App per scannerizzare i biglietti da visita. Secondo me, però, non è così utile trasformare (subito) tutti i biglietti da visita in contatti nella rubrica telefonica. E poi nella maggior parte dei casi, questi sistemi non sono personalizzabili come il foglio Excel.

Come faccio io

Siccome io per prima non sempre riesco a mettere in pratica il super consiglio organizzativo, penso sempre di poter essere d’aiuto a chi, per pigrizia o per paura del gdpr, non voglia mettere in piedi un sistema di archiviazione dei contatti più complesso. E siccome mi sono appassionata all’”ordine alfabetico”, come ti ho scritto nel post delle password, ecco come faccio io:

  • Sul retro del biglietto scrivo un appunto per ricordarmi di cosa ho parlato con la persona proprietaria del biglietto
  • Nei giorni successivi all’evento mi connetto con le persone che più mi hanno colpito e con le quali c’è stato un effettivo scambio di idee (vedo se è il caso di collegarmi su Linkedin, o se seguire il profilo Instagram o Facebook). Scrivo sempre due righe quando chiedo la connessione e mi è utile leggere gli appunti scritti sul biglietto da visita per richiamare qualcosa di cui abbiamo parlato o che mi ha colpito
  • NON archivio i biglietti da visita in ordine alfabetico perché non potrei mai ritrovare una persona che non conosco, solo ricordando il suo cognome.
  • Raggruppo tutti i biglietti raccolti ad un evento all’interno di un post-it con scritto: nome dell’evento, città e data. Posiziono per primi quelli delle persone che mi hanno colpito e con le quali vorrei rimanere in contatto o alle quali ho già chiesto una connessione social
  • Archivio i pacchetti di biglietti da visita in ordine alfabetico di Evento, perché la mia memoria funziona così. Cioè mi ricordo perfettamente se una persona l’ho incontrata al Freelancecamp di Roma o al Wordcamp di Milano, o al Tempo delle donne di Valore D, ecc…

Quale è il sistema giusto?

Come sempre quando si parla di organizzazione non esiste il sistema giusto o il sistema sbagliato, esiste il sistema che funziona per te. Sono convinta che l’archiviazione sistematica in Excel sia efficace e funzionale perché attraverso l’ordinamento e i filtri puoi girare i contatti rispetto a diversi parametri di ricerca: devo cercare qualcuno che venga parlare ad un mio evento, o creo un nuovo servizio che può interessare un certo target. Ma non è detto che questa sia sempre la soluzione migliore, soprattutto per i pigri che fanno fatica a fare tutto.

Il sistema che funziona per me è quello che ho escogitato io per “accumulare” i biglietti in attesa di archiviarli e di sapere come può evolvere la relazione con un contatto. Alcuni contatti, per esempio, sono diventati numeri del telefono e messaggi di Whatsapp perché nel frattempo quel primo contatto si è trasformato in amicizia e quindi, in questo caso, il biglietto cartaceo finisce nella raccolta differenziata della carta.

Ma anche qui c’entra lo space clearing?

Lo space clearing c’entra sempre! Vale la pena memorizzare nel telefono solo i contatti con i quali avviene effettivamente uno scambio e archiviare gli altri con un sistema pratico e che funzioni per te. Di tanto in tanto vale anche la pena rivedere i biglietti da visita e decidere se eliminare un contatto che non contatteremo mai e riprendere invece i contatti con qualcuno che, a distanza di mesi, avevamo dimenticato ma può invece essere interessato o interessante.

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