Quante volte hai avuto quella sensazione di perdere ore in una stanza con altre persone che, come te, non sapevano bene perché fossero state chiamate a partecipare al job meeting in corso? E quante volte ti hanno fissato una riunione alle 18, proprio quel giorno in cui avevi fatto di tutto per uscire dal lavoro a un orario decente? O quella situazione paradossale in cui siete stati ore a parlare, ma alla fine di tutto nessuno ha capito chi dovesse fare che cosa?
Job meeting e riunioni, che incubo!
Job meeting e riunioni potrebbero essere uno strumento aziendale efficacissimo per comunicare e prendere decisioni strategiche, ma troppo spesso si trasformano in un’occasione persa. Ore e ore di incontri aziendali infruttuosi che rubano tempo ad altre attività e al proprio lavoro. Come se partecipare alle riunioni non fosse parte del lavoro.
Ci sono alcuni semplici strategie che si possono mettere in atto, non tutte saranno ben viste e facili da applicare, ma di certo possono dare una svolta alle riunioni e renderle finalmente efficaci.
Quali strumenti rendono una riunione degna di questo nome?
Un barattolo ti salverà
Una delle cose che fa perdere più tempo nelle riunioni è la processione di ritardatari che si susseguono nella stanza. Lo stesso discorso vale per gli appuntamenti di lavoro informali: non c’è cosa peggiore di dover aspettare la persona con cui avete fissato un job meeting fuori dalle mura dell’azienda.
Oltre a essere una mancanza di rispetto nei confronti di quei colleghi e collaboratori che arrivano puntuali, arrivare perennemente in ritardo alle riunioni non fa figo, anzi! Fa proprio sembrare unprofessional e incapace di organizzare il tempo efficacemente.
Ecco perché si può introdurre una semplice regola: chi arriva in ritardo paga pegno. Per ogni minuto di ritardo si può riscuotere una somma prestabilita. Ad esempio, si può concordare che per un minuto di ritardo si paghino 50 centesimi, per 2 minuti di ritardo 1€, per 3 minuti 1,5€ e così via.
Può sembrare estremo, ma dopo aver sborsato inutilmente dei soldi, probabilmente la maggior parte delle persone ci penserà due volte prima di arrivare in ritardo di nuovo!
Per rendere questo sistema efficace è necessario che sia condiviso e rispettato da tutti e che si contengano le eccezioni.
E con il malloppo ricavato? Tutti insieme al bar per un coffee break!
Tic tac, tic tac, soldoni al vento
Quando le riunioni si protraggono per tempi assurdi senza arrivare a una conclusione, si sta tralasciando un aspetto fondamentale. Il tempo di una riunione costa! E non poco.
Il calcolo è piuttosto semplice, si tiene conto di quante persone ci sono nella stanza, qual è il costo orario medio dei partecipanti e si moltiplica per il tempo della riunione.
Ipotizziamo, per fare i conti facili, che alla riunione del lunedì mattina partecipino 10 persone e che il costo orario medio sia di 50€ a persona. La riunione dura un’ora.
10 persone x 50€/h x 1h = 500€
Iniziare a guardare le riunioni anche da questo punto di vista permette di fare alcune domande e considerazioni: questo investimento di 500€ ha permesso di ottenere un risultato? Dopo quest’ora di riunione è chiaro ai partecipanti se e cosa devono fare? Ci sono sistemi alternativi (e più economici) alla riunione per ottenere lo stesso risultato?
Se vogliamo tenere conto anche dei ritardatari che arrivano 5’ dopo e per altri 5’ iniziano a parlare di cose che non c’entrano niente con la riunione, ai 500€ possiamo sommare altri 83€ (10 x 50€/h x 10’) spesi solo in attesa di cominciare la riunione.
Ecco, iniziando a fare un po’ di conti, si rende necessario velocizzare il tempo delle riunioni e arrivare dritti al punto.
Il programma Meeting Meter è molto divertente e permette di calcolare in tempo reale quanti soldi vengono spesi per la riunione in corso. Basta impostare i parametri: numero partecipanti (Teilnehmer) e tariffa media dei partecipanti (Stundensatz), far partire il timer e iniziare la riunione.
Osservare l’incremento della spesa man mano che scorre il tempo fa molta impressione e probabilmente fa venire anche parecchia ansia. Ma questo strumento è molto utile per diventare consapevoli dello spreco di tempo durante le riunioni e correggere quindi il tiro.
Il timer, grande alleato durante i meeting aziendali
Meeting Meter come memento potrebbe alla lunga risultare inefficace per i motivi opposti: guardare quanti soldi vanno via, rischia di affrettare troppo le decisioni e di fare una riunione esageratamente breve senza centrare l’obiettivo, solo per l’ansia da risparmio.
Quindi, dopo aver preso consapevolezza che è necessario ottimizzare il tempo dedicato a job meeting e riunioni, la soluzione ideale è quella di adottare l’uso di un timer e di prevedere durante le riunioni una persona che sia responsabile della durata dell’incontro e degli interventi di ciascuno.
Questo, però, presuppone che sia fatto un lavoro accurato a monte, cioè creare l’agenda della riunione dove siano stimati i tempi degli interventi. E, inoltre, che le persone chiamate a intervenire durante la riunione siano informate di avere un tempo limitato per parlare.
Come sempre, la condivisione e la collaborazione di tutto il gruppo è fondamentale per rendere le riunioni veramente efficaci e massimizzare il tempo e l’impegno di tutti.
E nella vostra azienda come ve la cavate con le riunioni?
