organizzazione in ufficio
 I pilastri dell’organizzazione in ufficio
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1. Intro

Modulo introduttivo dell’intero progetto:
Condividiamo i passi del percorso
Facciamo il focus sull’organizzazione personale
Esploriamo le problematiche di gruppo
Affrontiamo il tema delle abitudini, la loro importanza e come utilizzarle per produrre il cambiamento
È fondamentale per:
Fornire una mappa di orientamento ai partecipanti
Condividere gli obiettivi del corso
Generare curiosità e coinvolgimento nel progetto
Farsi contagiare positivamente
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2. Spazio

Una postazione organizzata aiuta a lavorare meglio, libera pensieri e creatività.
Lo spazio influenza chi lo vive: ambienti funzionali, ariosi, luminosi hanno un impatto positivo sul lavoro.
PRIMA
Confusione, disordine, disorganizzazione
Ambienti poco funzionali
Tensione tra colleghi, stress

DOPO
Scrivanie e uffici accoglienti
Spazi più funzionali
Ambienti più belli e armoniosi
Riduzione dei conflitti negli uffici condivisi
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3. Tempo

Il tempo è uguale per tutti, quello che fa la differenza è l’uso che ne facciamo.
Con questo modulo si chiariscono i concetti di urgenza e di importanza (se tutto è urgente, niente è urgente) per capire anche come risparmiare energie e denaro.
PRIMA
Sembra di lavorare al pronto soccorso
Si spreca tempo ma non si sa come
Dopo una giornata di corsa non si è concluso niente
Energie psicofisiche in costante calo

DOPO
Priorità chiare
Stop ai ladri di tempo e alla procrastinazione
Aumento dell’attenzione e della concentrazione
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4. Pianificazione

Pianificare vuol dire definire obiettivi e tempi di realizzazione di un progetto.
Individuare risorse e step intermedi, prevedere margini per gestire gli imprevisti e rimodellare il piano secondo nuovi parametri, per poi godersi i risultati.
PRIMA
Non si capisce chi fa cosa e quando
Ritardi nelle consegne
Imprevisti all’ordine del giorno
Standard di qualità poco soddisfacenti
Sensazione di ”perdere i pezzi”
Dispendio di energie, tempo e denaro

DOPO
Chiarezza degli attori coinvolti
Tempi di consegna rispettati
Gestione degli imprevisti senza stress
Innalzamento degli standard di qualità
Controllo di tutte le fasi pianificate
Flusso di lavoro più fluido
Maggior attenzione ai costi
Meno sprechi
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5. Mail

Le mail sono troppe, arrivano a tutte le ore e l’uso si è trasformato in abuso.
Rivedere alcune regole di base e condividere in gruppo le migliori modalità di utilizzo può trasformare la posta elettronica in uno strumento strategico ed efficiente.
PRIMA
Email scritte male, incomplete, poco chiare
Incapacità di gestire i flussi di email in entrata
Inbox intasato e usato come deposito
Email overload

DOPO
Email più concise ed efficienti
Flussi in entrata ridotti
Organizzazione efficiente delle cartelle
Inbox più snello
Strumenti alternativi alla mail
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6. Archivio

L’archivio è un patrimonio aziendale non valorizzato adeguatamente.
Bastano poche regole condivise per trovare un sistema, cartaceo e digitale, per archiviare i documenti in modo univoco.
PRIMA
Mancanza di una policy comune
Impossibile trovare i documenti condivisi
Gestione dei file arbitraria
Ultime versioni discordanti
Proliferazione di file e cartelle

DOPO
Individuazione di un responsabile
Un sistema che funzioni per tutti
Uniformità nell’archiviazione
Chiarezza nelle versioni
Meno spazio occupato su hard disk
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7. Riunioni

Le riunioni sono uno strumento strategico per le aziende, ma spesso sono viste come una perdita di tempo.
E allora è importante imparare a farle bene.
PRIMA
Troppe riunioni, lunghe e spesso inconcludenti
Mancanza di preparazione, documenti mancanti, ritardi
Alla fine non si capisce mai chi deve fare cosa e quando

DOPO
Riunioni più brevi e dritte al punto
Linee guida chiare per rendere le riunioni efficaci
Controllo dei compiti e del ”chi fa cosa e quando”
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8. Feedback

Guardiamo insieme le tappe del percorso appena concluso.
Ripassiamo insieme le principali tecniche e grazie al feedback di tutti consolidiamo gli avanzamenti condivisi durante tutto il percorso.
A cosa serve
Attraverso il riepilogo finale, si analizzano i risultati raggiunti e cosa è cambiato
Quali sono le problematiche emerse e come sono state risolte dai partecipanti
Quali criticità rimangono ancora da risolvere e come prevedono di affrontarle
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9. Follow up

A un paio di mesi di distanza individuiamo e valorizziamo le best practice organizzative messe in atto.
Coinvolgiamo attivamente il gruppo a mantenere fresca e viva la pratica dell’organizzazione e a individuare nuovi obiettivi di miglioramento.
A cosa serve
Ad avere un appuntamento in cui presentare, raccontare e condividere i risultati raggiunti
A far emergere e valorizzare gli sforzi e le pratiche di successo
A definire nuovi obiettivi per instaurare l’abitudine al miglioramento continuo  
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