David Allen a Milano

gestione del tempo e dei progetti

Sono una patita di organizzazione e quindi non mi potevo perdere il corso che si è tenuto recentemente qui a Milano “Detto fatto live” con David Allen, il guru mondiale della produttività e dell’efficacia personale. Proprio lui. Quello che ha creato e consolidato il metodo GTD, acronimo che sta per “Getting things done” dal titolo del suo famosissimo libro, con  più di 3 milioni di copie vendute  in tutto il mondo.

David Allen è un signore che ha passato da poco la settantina, un americano che vive ad Amsterdam e assomiglia vagamente a David Letterman, anche se non ha la stessa eloquenza spumeggiante e arguta. Molto “corporate”, assolutamente “no frills” e un filino compassato forse. Ha tenuto a farci sapere che la moglie, che lo accompagnava a Milano per questa conferenza, ha decisamente contribuito a innalzare il nostro PIL con i suoi acquisti. Non so se ce lo ha detto per addolcire l’impatto dei quasi 500€ (350 + iva per la precisione) spesi per il biglietto o se invece la sua intenzione era quella di lusingare la moda italiana.  Forse più semplicemente voleva condividere in modo ironico la sua rassegnazione, molto maschile, ad uno “sport“, quello dello shopping, che non sembra proprio appassionarlo.

La conferenza, tutta in inglese, era molto ben organizzata da Performance Strategies, che porta ogni anno in Italia i massimi esperti al mondo per la formazione business.

In platea c’erano più di 400 persone provenienti da tutta Italia, abbastanza equamente divisi fra uomini e donne, età media sulla quarantina, liberi professionisti, imprenditori e dipendenti. Tutte persone che volevano capire come utilizzare meglio il loro tempo e soprattutto come rendere le loro giornate più produttive. A destra avevo la responsabile di un’agenzia che supporta gli imprenditori italiani che vogliono aprire un business in Cina: il lavoro sta aumentando e ha l’urgenza di trovare un modo efficace per organizzarsi meglio e far fronte agli impegni crescenti. A sinistra un’agente immobiliare di Livorno che sta ampliando la sua rete di vendita: ha bisogno di un metodo per “stare sul pezzo”, mi spiegava che dimenticarsi di fare una telefonata per lui può voler dire perdere migliaia di euro. Poco più in là una giovane donna, proprietaria di un negozio storico di casalinghi a Roma. Da qualche anno oltre al negozio tradizionale con vari dipendenti ha aggiunto anche l’ e-commerce: il carico di lavoro è salito e poi ci sono i figli, la famiglia  e la sua sfida è quella di riuscire a gestire tutto senza rimetterci  la salute.

La storia di tutti noi insomma, che ci troviamo ad affrontare strade sempre più in salita, sia al lavoro che a casa e fronteggiamo disarmati vite ad alta intensità in cui dobbiamo giocare in molti ruoli diversi.

I geni, i talenti naturali, “i fenomeni”, se la cavano egregiamente in tutte le situazioni, lo sappiamo, ma sono pochi.   Molti invece si ammalano di stress, ipertensione, cardiopatie o depressione per queste vite così affollate e vorticose.  Alcuni cercano di trovare delle “tecniche di sopravvivenza” per riuscire a surfare fra le onde, rimanendo in piedi, tentando di salvare capra e cavoli ovvero produttività e benessere.

Proprio di questo ci ha parlato David Allen. Partendo dalla sua personale definizione di produttività che è molto semplice. Produttività è raggiungere i risultati desiderati. Per me questi risultati possono essere organizzare una bella vacanza sull’Himalaya, per te raddoppiare il fatturato in due anni, per tuo cugino aprire una catena di franchising in Cina. Dipende. L’importante è definire i propri obiettivi (cosa tutt’altro che facile!) e sapere come fare per raggiungerli.

gestione del tempo e dei progetti

Il suo punto di partenza è che in un modo affaccendato come il nostro, molte energie vengono spesso risucchiate in attività futili, ripetitive, insignificanti. Che ci tolgono lo spazio mentale necessario per riflettere.  Per lui il cervello è fatto per creare idee e non per immagazzinarle e trattenerle.  E’ per questo che ha creato un metodo, il GTD appunto, per riuscire a immagazzinare le informazioni all’esterno, lasciando il cervello libero di riflettere senza che sia assillato dalle incombenze quotidiane. La mente deve essere come l’acqua, che reagisce sempre in maniera appropriata alla forza di sollecitazione e poi ritorna alla quiete. La metafora della “Mind like water” proviene dalle arti marziali e David è cintura nera di karatè. Sentendolo parlare si capisce bene che ha un’esperienza di prima mano dello “stato di pronto”, di quello stato cioè, in cui si è completamente rilassati e allo stesso tempo ricettivi e pronti all’azione. Per intenderci non esattamente quello in cui ero io l’altro giorno alla cassa dell’Esselunga mentre pagavo il conto, rispondevo al telefono, scherzavo con la cassiera per poi trovarmi a casa senza i biscotti per il giorno dopo (motivo per cui ero andata all’Esselunga!).

David ci ha proposto un’immagine guida che è quella dello scalatore che si sta aprendo la pista verso la vetta: il suo primo pensiero è garantirsi stabilità per la mano e il piede in una situazione di pieno controllo.  Il secondo pensiero è però quello di avere lo sguardo orientato al prossimo passo, capace quindi di vedere in prospettiva.

Il GTD allena a questo: ad avere il pieno controllo delle azioni quotidiane, anche le più piccole come comprare il regalo per tua madre, organizzare una cena per gli amici sabato sera, o portare le camicie in tintoria, per potersi poi garantire la capacità di alzare lo sguardo e osservare in prospettiva la strada che ti si apre davanti per scegliere il percorso migliore e arrivare in vetta.

L’idea del pieno controllo è ovviamente un’iperbole. Un’esagerazione.  E alcuni ne sono infastiditi perché la vivono come un tentativo inutile per arginare il fiume in piena della vita. La vita ci arriverà addosso e si prenderà gioco dei nostri piani, delle nostre liste, delle nostre scrivanie sgombre e delle nostre agende così ben calendarizzate.  Lo sappiamo tutti e lo sa anche David Allen. Ne sono convinta anch’io.

Penso però che Il GTD non ci farà certo diventare come Furio di Bianco Rosso e Verdone (se non te lo ricordi eccolo qua) ma stimolerà al contrario la nostra capacità di visione. Ci orienterà alla lungimiranza e ci allenerà man mano a tagliare i rami secchi, a ridurre drasticamente le cose da fare e ci porterà quasi naturalmente a ricavarci il tempo necessario per pensare, riflettere, fuori dagli schemi meccanici del pensiero compulsivo che abbiamo quando procediamo col pilota automatico. Ci porterà anche e soprattutto ad affrontare con maggiore lucidità gli inevitabili disastri a cui andremo incontro.

Ci sono cose che non possiamo controllare, ma altre che determinano in maniera significativa la persona che diventeremo. Ragionare per grandi obiettivi senza gestire in maniera efficace le attività quotidiane è come nuotare con i vestiti addosso. È a questo che serve il GTD (e l’organizzazione in genere), a eliminare la fatica inutile e a prepararsi attivamente per il futuro, perché il caso aiuta lo spirito preparato. Il GTD È un vaccino contro gli incendi quotidiani, un antidoto allo squilibrio che molte volte ci attiriamo addosso da soli. Sì, non è per tutti, perché richiede disciplina, costanza e grinta. E può aiutare davvero moltissime persone a dotarsi di quella giusta struttura che all’inizio si fa fatica a costruire, ma che poi si rivela utilissima a sostenerci nei momenti di difficoltà.

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